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Zuletzt aktualisiert: 2026-04-03
Schritte: Expense Protect einrichten

Schritte: Expense Protect einrichten

Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Schritte unternehmen, um dieses Feature basierend auf der Abonnementservicevereinbarung Ihrer Organisation zu aktivieren. Für Ihre Organisation gilt entweder die MSA- oder die universelle Hauptservicevereinbarung (UMSA). So bestimmen Sie die Abonnementservicevereinbarung Ihrer Organisation:
  1. Wählen Sie Ihren Profil-Avatar in der Workday Community aus.
  2. Wählen Sie
    Profil
     aus.
  3. Wählen Sie auf Ihrer Profilseite den Namen Ihrer Organisation aus. Dieser wird unter Ihrem Namen und neben Ihrer Tätigkeitsbezeichnung.
  4. Zeigen Sie den Wert Ihrer
    Vereinbarung für Abonnementservice
     an.
Wenn der Wert:
  • UMSA
     : Das Feature ist automatisch verfügbar. Sie können den Schritt
    "Innovation Services Feature and AI Data Postings for MSA Customers"
     aktivieren. Weitere Informationen zu Machine Learning-Datenbeiträgen finden Sie unter Konzept: Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers .
  • MSA
     , müssen Sie dieses Feature über Innovation Services aktivieren. Verwenden Sie dazu den Schritt
    "Innovation Services Feature and AI Data Contributions for MSA Customers"
     .
Hinweis: UMSA-Kunden haben keine Innovation Services-Aufgaben und -Berichte in ihren Mandanten, da diese nur für MSA-Kunden gelten. UMSA-Kunden können alle Informationen zu Innovation Services ignorieren.
Verwenden Sie Expense Protect, um ungewöhnliche Spesenabrechnungen, die einer weiteren Prüfung bedürfen, schneller und effizienter zu identifizieren. Mit Expense Protect können Sie Machine Learning nutzen, um den Prüfprozess für Spesenabrechnungen zu optimieren und die Erstattungszeiten zu verkürzen.
Es dauert mindestens zwei bis vier Wochen, bis Expense Protect den Machine Learning-Service für Ihren Mandanten aufgebaut und trainiert hat und er verfügbar ist. Um die Verfügbarkeit von Expense Protect zu prüfen, werden Werte in die Spalten
Insights
 zu Risiken und
Risikostufe
 der Spesenabrechnung -
Arbeitsbereich geladen
.
Workday empfiehlt, Tests nur in Vorschau- und Produktionsmandanten durchzuführen. Workday unterstützt Expense Protect in Implementierung oder Sandbox-Mandanten nicht.
  1. Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel.
    Wenn Sie ein Land auswählen, das von der Datenerfassung ausgeschlossen werden soll, ist Expense Protect für Spesenabrechnungen von Zahlungsempfängern in diesem Land nicht verfügbar. Dies kann auch zu einer unzureichenden Anzahl erforderlicher Spesenabrechnungen führen.
    Workday zeigt den Status
    Verfügbar
    an, wenn Sie Expense Protect verwenden können.
    Sicherheit: Domäne
    Manage: Innovation Services
     im funktionalen Bereich „Innovation Services“
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
    .
    Aktivieren Sie unter
    Spesenoptionen
     das Kontrollkästchen
    Expense Protect für Spesenabrechnungen aktivieren
    .
    Wählen Sie die Region aus, in der Workday Daten hostet, die zur Verbesserung und Personalisierung von Machine Learning und Analytics verwendet werden.
    Sicherheit:
    Domäne Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     im funktionalen Bereich „System“
    Workday benötigt mindestens 10.000 übermittelte Spesenabrechnungspositionen in Ihrem Mandanten, um Expense Protect zu aktivieren.
  3. Gewähren Sie Sicherheitsgruppen Berechtigungen für die Domäne
    Set Up: Expense Protect
     im funktionalen Bereich „Expenses“.
  4. Blenden Sie die Spalten
    Risikostufe
     und
    Insights zu Risiken
     in folgenden Bereichen aus oder legen Sie sie als erforderlich fest:
    • Grid-Ansicht.
    • Positionsdetails.
    • Spesenabrechnung - Arbeitsbereich
      .
    Sobald Sie ein Opt-in für Expense Protect gesetzt haben und Machine Learning in Ihrem Mandanten bereitsteht, zeigt Workday die Spalten
    Insights zu Risiken
     und
    Risikostufe
     unter
    Spesenabrechnung - Arbeitsbereich
     an, auch wenn Sie die Domäne
    Set Up: Expense Protect
     nicht aktiviert haben.
  5. Öffnen Sie die Aufgabe
    Konfiguration der Risikostufen für Spesen verwalten
    .
    Wählen Sie Risiko-Score-Werte für die folgenden Risikostufen aus:
    • Niedrig
    • Mittel
    • Hoch
  6. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Risiko-Scores für Spesen generieren
    .
    Sie können in Bearbeitung befindliche Spesenabrechnungen für eine Beurteilung, einen Risiko-Score und eine Datenaktualisierung in die Warteschlange stellen, nachdem Sie ein Opt-in für Expense Protect gesetzt haben. Beispiel: Sie haben ein Opt-in für Expense Protect gesetzt und möchten die
    Risikostufe
     und die
    Insights zu Risiken
     in historischen Spesenabrechnungen anzeigen. Sie öffnen diese Aufgabe, damit Expense Protect historische Spesenabrechnungspositionen beurteilen kann.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Expense Protect
     im funktionalen Bereich „Expenses“.
  7. (Optional) Fügen Sie den Serviceschritt
    Warten auf Expense Protect-Inferenz
     zum Geschäftsprozess „Spesenabrechnungsereignis“ hinzu.
    Sie können Spesenabrechnungen basierend auf dem Risiko-Score weiterleiten.
Wenn Expense Protect die Risikostufe in einer Spesenabrechnung identifiziert, können Sie die anomalen Spesen prüfen und genehmigen oder zurücksenden.
Öffnen Sie den Bericht
Spesenabrechnung - Arbeitsbereich
, um Insights zu Risiken und Risikostufen für Spesenabrechnungen anzuzeigen. Sie müssen Zugriff auf die Domäne
Process: Expense Report Work Area
 haben, um auf
Expense Report Work Area zuzugreifen.
 Workday stellt eine der folgenden von Workday konfigurierten Insights bereit:
  • Betragsanomalie
  • Doppelte Spesen
  • Falscher Spesenposten
Sie können auch die folgenden Berichtsfelder basierend auf dem Geschäftsobjekt „Spesenabrechnungsposition“ verwenden, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen:
  • Duplicate Expense from Expense Protect
  • Risiko-Score
  • Risiko-Score für Betragsanomalie
  • Risk Score for Duplicate Expense
  • Risiko-Score für falschen Spesenposten
  • Vorgeschlagener Spesenposten