Konzept: Expense Protect
Expense Protect verwendet Machine Learning, um Spesenabrechnungspositionen zu beurteilen und Risikostufen und Insights bereitzustellen, sodass Sie problematische Spesen identifizieren können. Expense Protect verwendet historische Datenmuster, um Trends zu erkennen, Insights zu Spesen zu entwickeln und das Machine Learning-Modell für weitere Verbesserungen kontinuierlich zu verfeinern.
Expense Protect evaluiert nur Spesenposten mit 50 oder mehr Zeilen in seinem Datensatz.
Expense Protect kann dazu beitragen, die Anzahl der Spesenabrechnungen zu reduzieren, die Sie manuell prüfen müssen, und somit Folgendes beschleunigen:
- Genehmigungen.
- Erstattungen.
- Zahlungsabwicklungen.
Sie benötigen mindestens 10.000 übermittelte Spesenabrechnungspositionen in Ihrem Mandanten, um Expense Protect zu aktivieren. Wenn Sie ein Land auswählen, das von der Datenerfassung ausgeschlossen werden soll, ist Expense Protect für Spesenabrechnungen von Zahlungsempfängern in diesem Land nicht verfügbar. Dies kann auch zu einer unzureichenden Anzahl erforderlicher Spesenabrechnungen führen.
Risiko-Scores
Expense Protect verwendet Risiko-Scores als Grundlage für eine Risikobewertung. Diese Werte liegen zwischen 0 und 100. Die Scores helfen dabei, anomale Spesenabrechnungspositionen in Spesenabrechnungen zu identifizieren, die nicht den Status
Entwurf
haben. Wenn Sie eine Spesenabrechnung übermitteln, weist Expense Protect jeder Spesenabrechnungsposition einen Risiko-Score zu. Nach der Evaluierung aller Scores wird der Spesenabrechnungsebene der höchste Risiko-Score zugewiesen.Der Risiko-Score zeigt an, wie anomal die Spesenabrechnung im Verhältnis zu allen anderen Spesenabrechnungen in Ihrer Organisation ist. Beispiel: Der voraussichtliche Betrag für Flugreisen nach Indien beträgt 2.420 USD. Ein Mitarbeiter reicht eine Spesenabrechnung in Höhe von 9.782 USD ein. Expense Protect erkennt eine Abweichung in der Spesenabrechnung gegenüber 95 % vergleichbarer Spesenabrechnungen in Ihrer Organisation. Expense Protect weist der Spesenabrechnung dann einen Risiko-Score von 95 zu.
Um anomale Spesenabrechnungen zu identifizieren, können Sie benutzerdefinierte Berichte mithilfe der folgenden Berichtsfelder im Geschäftsobjekt „Spesenabrechnungsposition“ erstellen:
- Duplicate Expense from Expense Protect
- Risiko-Score
- Risiko-Score für Betragsanomalie
- Risk Score for Duplicate Expense
- Risiko-Score für falschen Spesenposten
- Vorgeschlagener Spesenposten
Expense Protect verwendet folgende Modelle:
- Betragsanomalie: Prognostiziert einen erwarteten Betrag für einen bestimmten Spesenposten, vergleicht den erwarteten Betrag mit den Daten in der Spesenabrechnung und gibt einen Risiko-Score zurück, der die Differenz zwischen dem Eingabebetrag und dem erwarteten Betrag widerspiegelt.
- Doppelte Spesen: Erkennt doppelte, nicht aufgegliederte Spesen bei gezahlten und in Bearbeitung befindlichen Spesen. Das Machine Learning blickt auf Spesen im Wert von 6 Monaten (ab dem Datum der Spesenabrechnung) in Ihrem Mandanten zurück, um doppelte Spesen zu erkennen. Es kann zwei bis drei Tage dauern, bis Workday eine gezahlte Spesenabrechnung als Duplikat betrachtet. Expense Protect evaluiert gezahlte Spesen mit den folgenden Abgleichwerten:
- Betrag
- Währung
- Spesenposten
- Aufwandsdatum
- Zahlungsempfänger
Expense Protect betrachtet eine Spesen in folgenden Fällen als Duplikat:- Eine der Spesen ist ein Auslagen-Spesen und die andere Spesen hat eine übereinstimmende Kreditkartentransaktion.
- Beide Spesen sind Auslagen.
- Falscher Spesenposten: Vergleicht die Wahrscheinlichkeit des ausgewählten Spesenpostens mit der Wahrscheinlichkeit von Alternativen basierend auf den Daten in der Spesenabrechnung. Anschließend gibt Expense Protect einen Risiko-Score zurück, der die Wahrscheinlichkeit widerspiegelt, dass der Spesenposten geändert werden sollte.
Risikostufen
Risikostufen und Insights helfen Ihnen dabei, Diskrepanzen zu erkennen, z. B. Spesen, auf die Folgendes zutrifft:
- Sie halten die Spesenrichtlinien basierend auf den historischen Daten des Mandanten nicht ein.
- Übertreffen Sie definierte Ausgabengrenzwerte basierend auf den historischen Daten Ihres Mandanten.
Sie können eine Anzeigeeinstellung für Risikostufen konfigurieren, die basierend auf dem Risiko-Score und dem Risikoschwellenwert für Ihre Organisation als Hilfestellung dient. In der Aufgabe
Konfiguration der Risikostufen für Spesen verwalten
können Sie die Risikostufen für Spesen anhand der Risiko-Scores definieren. Workday stellt Standardrisikostufen und ‑bereiche für jedes Modell bereit.Genehmiger und Prüfer können die Spesendaten, die Expense Protect evaluiert, in den folgenden Spalten im Bericht
Spesenabrechnung - Arbeitsbereich
anzeigen:
- Insights zu Risiken
- Risikostufe
Diese Informationen werden auch in den Spesenpositionsdetails unter Meine Aufgaben angezeigt.
In der Spalte
Insights zu Risiken
zeigt Workday eine oder mehrere der folgenden Kategorien für Spesen mit mittlerer und hoher Risikostufe an:
- Betragsanomalie
- Doppelte Spesen
- Falscher Spesenposten
Für falsche Spesenposten wird in den Spesenpositionsdetails im Feld
Vorgeschlagener Spesenposten
ein empfohlener Spesenposten angezeigt.Wenn beim Generieren eines Risiko-Scores ein Fehler auftritt, zeigt Workday die Risikostufe
Anstehend
an. Sie können einen Risiko-Score mit der Aufgabe Risiko-Scores für Spesen generieren
manuell neu generieren.