Überlegungen zum Setup: Auszahlungsoptionen

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Auszahlungsoptionen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum es eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Vollständige Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mit Workday-Auszahlungsoptionen können Sie Präferenzen dafür festlegen, wie Benutzer bezahlt werden. Sie können festlegen, wie sie ihre Auszahlungsoptionen über den Selfservice einrichten und bearbeiten können.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Mit Workday-Auszahlungsoptionen können Sie folgende Vorgänge leichter durchführen:

Führen Sie Audits für Änderungen an Auszahlungsoptionen durch.

Steuern Sie Prüfungen und Genehmigungen für Änderungen an Auszahlungsoptionen.

Passen Sie die Methoden an, mit denen eine Person Zahlungen erhalten kann.

Ermöglichen Sie es internationalen Benutzern, eine bevorzugte Währung auszuwählen.

Anwendungsfälle

Sie können Auszahlungsoptionen für Folgendes verwalten:

Internationale Benutzer, die verschiedene Arten von Währungen erhalten möchten.

Bewerber, die beim Onboarding-Prozess Bankkonten einrichten.

Ausgeschiedene Mitarbeiter.

Benutzer, die ihre Zahlung auf mehrere Konten aufteilen möchten.

Konfigurationen für Auszahlungsoptionen gelten auch für Lieferantenrechnungen, Spesen, Studentenzahlungen und Studentenrückerstattungen.

Zu berücksichtigende Fragen

Frage	Überlegungen
Wie verhindern Sie Bankretouren?	Sie können die Aufgabe Create Prenote Run verwenden, um elektronische Banking-Informationen ausschließlich für US-Banken zu validieren.
Welche Zahlungsarten möchten Sie verwenden?	Sie können Mitarbeitern die Möglichkeit geben, einen Scheck oder eine Überweisung zu erhalten. Wenn Mitarbeiter einen Scheck auswählen, druckt Workday ihre Privatadresse auf den Scheck. Wenn Sie keine Schecks ausdrucken möchten, können Sie die Option auf Überweisungen beschränken. Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter einen Bonus erhält, können Sie Zahlungsarten wie Scheck oder Einzahlung konfigurieren. Mitarbeiter können dann ihre bevorzugte Methode auswählen.
Möchten Sie bestimmte Regeln für die Einrichtung von Auszahlungsoptionen festlegen?	Sie können in der Aufgabe Auszahlungsregeln verwalten Regeln festlegen, die Benutzern Optionen für die Art und Weise ihrer Auszahlung geben.
Möchten Sie Kriterien festlegen, die steuern, wer berechtigt ist, eine bestimmte Zahlungsart anzuzeigen?	Sie können Kriterien festlegen, die steuern, wer berechtigt ist, bestimmte Auszahlungsarten in der Aufgabe Auszahlungsregeln verwalten anzuzeigen. Beispiel: Sie können Zeitarbeitskräfte von der Anzeige der Auszahlungsarten für Bonuszahlungen ausschließen, da sie für Bonuszahlungen nicht auswählbar sind.
Welche Attribute und Validierungen für Bankkonten möchten Sie einrichten, wenn eine Person ihre Bankdaten eingibt?	Mit der Aufgabe Überschreibung für Validierung der Bankkonten von Zahlungsempfängern erstellen haben Sie folgende Möglichkeiten: Steuern Sie, welche Bankattribute obligatorisch oder optional sind. Passen Sie die Anzeigelabels und Formatvalidierungen für verschiedene Länder an.
Wie werden Einzelpersonen verifiziert, bevor sie Änderungen an Auszahlungsoptionen und Bankinformationen vornehmen?	Konfigurieren Sie die Domäne Edit Tenant Setup - Financials, um das Verifizierungs-Feature zu aktivieren. Dadurch können Mitarbeiter ihre Identität verifizieren, bevor sie Änderungen an ihren Auszahlungsoptionen und Bankdaten vornehmen können. Um einem Benutzer die Möglichkeit zu geben, einen gesperrten Mitarbeiter zu entsperren, müssen Sie auch die Domäne Manage: Unlock Payment Elections Access konfigurieren.
Welche Anweisungen möchten Sie den Benutzern zur Eingabe von Informationen zu Auszahlungsoptionen geben?	Sie können die Aufgabe Hilfetext für Auszahlungsoptionen verwalten verwenden, um benutzerdefinierten Hilfetext für Aufgaben und Berichte zu Auszahlungsoptionen im Administrator- und Mitarbeiter-Selfservice zu konfigurieren. Siehe Benutzerdefinierten Hilfetext für Auszahlungsoptionen einrichten.
Wie gehen Sie mit Mitarbeitern um, die in ein anderes Land transferiert werden?	Sie können eine Regel zur Aufgabe Auszahlungsarten verwalten hinzufügen, um Mitarbeitern Optionen für das Ändern von Land und Währung zu geben. Sie können den To-do-Schritt Auszahlungsoptionen hinzufügen im Geschäftsprozess Auslandseinsatz starten hinzufügen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter bei einem Umzug ihre Zahlungspräferenzen einrichten können.
Wie validiert Workday die IBAN (International Bank Account Number)?	Workday folgt dem internationalen Standard. Während die Länge der IBAN von Land zu Land variieren kann, bietet Workday eine Standardeinstellung, dank der Sie die Länge mit der Aufgabe „Überschreibung für Validierung der Bankkonten von Zahlungsempfängern“ überschreiben können. Wenn Sie die IBAN bei der Erstellung eines Bankkontos aktivieren und angeben, verifizieren wir die IBAN automatisch.
Möchten Sie verhindern, dass Benutzer neue Auszahlungsoptionen erstellen oder vorhandene Optionen ändern?	Sie können eine Zugriffsbeschränkung für Auszahlungsoptionen erstellen, um zu verhindern, dass Benutzer ihre Selfservice-Auszahlungsoptionen ändern oder eine neue Auszahlungsoption erstellen, wenn bereits eine vorhanden ist. Siehe: Erstellen Sie Zugriffsbeschränkungen.

Empfehlungen

Workday empfiehlt Folgendes:

Fügen Sie Auszahlungsoptionen verwalten
als Prozessschritt im Onboarding-Geschäftsprozess hinzu. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer die Einrichtung ihrer Bankinformationen abgeschlossen haben.

Richten Sie Ihre Attribute und Validierungen für Bankkonten in der Aufgabe

Überschreibung für Validierung der Bankkonten von Zahlungsempfängern erstellen

ein. Dadurch wird sichergestellt, dass alle manuell eingegebenen Bank-IDs den länderspezifischen Anforderungen entsprechen.

Anforderungen

Um Auszahlungsoptionen für einen Mitarbeiter hinzuzufügen oder die Entgeltabrechnung für ihn zu verarbeiten, müssen Sie ihn zu einer Abrechnungsgruppe hinzufügen.

Einschränkungen

Beim Einrichten von Regeln für Auszahlungsarten gilt Folgendes:

Sie können nur eine Regel für Zahlungspräferenzen für Spesen, Lieferantenrechnungen, Studentenrückerstattungen und Studentenzahlungen einrichten.

Sie können nur eine Auszahlungsregel für jede eindeutige Kombination aus Abrechnungsgruppe und Ausführungskategorie einrichten.

Sie können eine Zahlung in maximal acht Auszahlungsoptionen aufteilen, wenn Sie die ADP-Scheckdruckintegration verwenden.

Sie können die Anzahl der Bankkonten, die Benutzer in Workday eingeben können, nicht beschränken.

Mandanten-Setup

Sie können die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Global

verwenden, um die Option zur Auswahl verschiedener Länder und Währungen für Auszahlungsoptionen zu aktivieren.

Sie können die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Financials

für folgende Aktionen verwenden:

Maskieren Sie die Bankkontonummer und die IBAN, um sensible Informationen zu schützen.

Aktivieren Sie einen Verifizierungsbildschirm für Änderungen an Bankkonten und Auszahlungsoptionen.

Sicherheit

Domänen	Überlegungen
Set Up: Payment Election im funktionalen Bereich „Expenses“. Set Up: Payroll (Payment Election Rules) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. Set Up: Payroll Interface im funktionalen Bereich „Payroll Interface“.	Benutzer mit Zugriff auf diese Domänen können Zahlungspräferenzen einrichten.
Manage: Payment Election im funktionalen Bereich „Expenses“. Worker Data: Payroll (Payment Elections) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. Worker Data: Payroll Interface (Payment Elections) im funktionalen Bereich „Payroll Interface“.	Ermöglicht es Ihnen, neue Länder- und Währungsoptionen für Auszahlungsoptionen einzurichten.
Person Data: Bank Account Masking im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“.	Ermöglicht es Ihnen, vollständige, nicht maskierte Bankinformationen anzuzeigen.
Verwalten: Zugriff auf Auszahlungsoptionen entsperren	Ermöglicht es Ihnen, einen Benutzer nach mehreren falschen Eingaben von Bankinformationen zu entsperren.
Self-Service: Payment Election im funktionalen Bereich „Expenses“. Self-Service: Payroll (My Payment Elections) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. Self-Service: Payroll Interface (Payment Elections) im funktionalen Bereich „Payroll Interface“. Self-Service: Student Financials im funktionalen Bereich „Student Financials“.	Benutzer mit Zugriff auf diese Domänenkönnen ihre Aufgaben zu Auszahlungsoptionen im Mitarbeiter-Selfservice (ESS) öffnen.
Manage: Student Payment Elections im funktionalen Bereich „Student Financials“.	Ermöglicht es Ihnen, auf Studentenbankkonten und Studentenzahlungsoptionen zuzugreifen.
Worker Data: Payment Elections by Organization in den funktionalen Bereichen „Core Payroll“, „Expenses“ und „Payroll Interface“.	Ermöglicht es Ihnen, Verarbeitungsdetails für Auszahlungsoptionen einzurichten und die folgenden zugehörigen Berichtsfelder anzuzeigen: Kontonummer IBAN Bausparnummer

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozess	Überlegungen
Einstellung	Sie können Auszahlungsoptionen verwalten als Aktionsschritt hinzufügen, wenn Sie das Registrierungsereignis für Auszahlungsoptionen als Unterprozess von folgenden Elementen konfigurieren: Geschäftsprozess Einstellung . Eine konsolidierte Vorlage für Einstellung .
Onboarding	Um Bankinformationen von neuen Benutzern zu erfassen, können Sie den Aktionsschritt Auszahlungsoptionen verwalten hinzufügen.
Registrierungsereignis für Auszahlungsoption	Workday empfiehlt, einen Genehmigungsschritt hinzuzufügen, um Bankdaten auf mögliche Ungenauigkeiten und Phishing-Versuche zu prüfen. Sie können den Serviceschritt Testtransaktion für Mitarbeiterbankkonten durchführen, wenn neu oder geändert hinzufügen, um das Risiko von Bankretouren zu verringern, nur für US-Banken.
Auslandseinsatz starten	Sie können den To-do-Schritt Auszahlungsoptionen hinzufügen hinzufügen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter bei einem Umzug ihre Zahlungspräferenzen einrichten.

Reporting

Berichte oder Dashboards	Überlegung
Fehlende Auszahlungsoptionen - Audit	Identifiziert eine Person, die keine auswählbaren Auszahlungsoptionen hat.
Auszahlungsoptionen	Listet die Abrechnungsgruppe und die aktuellen Auszahlungsoptionen einer Person auf, einschließlich Zahlungsart und Zahlungsmethode.
Auszahlungsoptionen, die in Bearbeitung sind und die übermittelt werden müssen	Listet alle Auszahlungsoptionen auf, die eine administrative Genehmigung erfordern.

Sie können das Geschäftsobjekt Payment Elections Current
nutzen, um gefilterte Berichte zu erstellen. Dadurch haben Sie folgende Möglichkeiten:

Suchen Sie Änderungen an Auszahlungsoptionen.

Sortieren Sie bevorzugte Bankdaten.

Sie können die Berichtsdatenquelle

Historie der Auszahlungsoptionen

verwenden, um die Historie anzuzeigen und Änderungen an allen Auszahlungsoptionen für eine bestimmte Abrechnungsgruppe zu verfolgen.

Integrationen

Wenn Sie Ihren Scheckdruck oder Ihre Zahlungen auslagern, können Sie folgende Scheckdruckintegrationen verwenden:

ADP Check Print (Bessere Performance)

Core Connector: Payroll Check Printing (Bessere Performance)

WPN - Ceridian Check Printing

Verbindungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Aufwand	Auszahlungsoptionen legen die Optionen fest, die eine Person für den Erhalt ihrer Spesen auswählen kann.
Mobil	Mitarbeiter können mit Workday für Android oder iOS ihre Auszahlungsoptionen hinzufügen, löschen oder bearbeiten und sie als Teil des Geschäftsprozesses Onboarding einrichten.
Entgeltabrechnung	Auszahlungsoptionen legen die Optionen fest, die eine Person für den Erhalt ihrer Zahlungen auswählen kann.
Student-Finanzen	Auszahlungsoptionen legen die Optionen fest, die Studenten für den Erhalt von Rückerstattungen und Zahlungen auswählen können.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Schritte: Testtransaktionen verwenden

Überschreibungen für Validierung der Bankkonten von Zahlungsempfängern einrichten

Referenz: Mandanten-Setup bearbeiten - Global

Referenz: Mandanten-Setup bearbeiten - Financials

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