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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Dokumentvorlage erstellen und veröffentlichen

Dokumentvorlage erstellen und veröffentlichen

Sicherheit: Konfigurieren Sie folgende Domänen im funktionalen Bereich „Services CPQ“:
  • Prozess: Angebote
  • Einrichten: Angebote
Mit Workday können Sie eine Dokumentvorlage konfigurieren, mit der Sie aus Angebotsdaten dynamisch Dokumente im PDF- und DocX-Dateiformat generieren können.
Sie können Datenquellen, Snippets, benutzerdefinierte Berichte und Felder im Angebotsdokumenteditor verwenden, um die Vorlage zu entwerfen. Wenn Sie eine Dokumentvorlage bearbeiten, werden Ihre Änderungen ständig automatisch im Entwurfsmodus gespeichert und der Indikator
für nicht veröffentlichte Änderungen
 wird angezeigt. Dadurch wird verhindert, dass die Änderungen beim Drucken des Dokuments übernommen werden. Um die neuesten Änderungen zu drucken, müssen Sie zuerst die Dokumentvorlage veröffentlichen. Sie können auch eine vorhandene Dokumentvorlage kopieren, um eine andere Vorlage zu konfigurieren.
Sie können auch die Webservices
Get Quote Configurations
 und
Put Quote Configuration
 verwenden, um Angebotskonfigurationen zu erstellen, zu aktualisieren oder abzurufen. Die über den Put-Service erstellten Angebotsdokumentvorlagen sind schreibgeschützt. Nach dem Erstellen können Sie sie nicht mehr aktualisieren.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Angebotskonfigurationen verwalten
     .
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche
    Angebotskonfiguration erstellen
     .
    Um eine vorhandene Konfiguration zu verwenden, klicken Sie auf der Seite
    "Angebotskonfiguration anzeigen"
     auf
    "Vorlagen kopieren aus"
     .
  3. Klicken Sie auf
    Dokumentvorlage hinzufügen,
     um eine neue Angebotsdokumentvorlage zu erstellen.
    • Geben Sie einen Namen für die Dokumentvorlage ein. Wir empfehlen, weniger als 100 Zeichen zu verwenden und Sonderzeichen wie kaufmännische Und-Zeichen (&) zu vermeiden, um produktübergreifende Kompatibilität zu gewährleisten.
    • Wählen Sie einen benutzerdefinierten Bericht aus, der als Quelle für das Hinzufügen dynamischer Inhalte verwendet werden soll. Der Bericht definiert, welche Datenfelder und Bedingungsregeln verfügbar sind und in das generierte Dokument aufgenommen werden.
  4. Geben Sie das Layout für den Inhalt an. Weitere Details zu diesem Schritt finden Sie im Thema
    „Dokumentlayout entwerfen“
     .
  5. Klicken Sie
    auf Veröffentlichen,
     um den aktuellen Inhalt in der Vorlage zu aktivieren.
    • Nachdem Sie die Vorlage veröffentlicht haben, kann sie beim Drucken von Dokumenten ausgewählt werden. Eine Angebotskonfiguration kann mehrere Dokumentvorlagen enthalten.
    • Für neue Angebote wird die zuletzt veröffentlichte Version der Dokumentvorlage verwendet.
Die aktive und veröffentlichte Dokumentvorlage kann ausgewählt werden, wenn Sie ein Angebot erstellen.
Sehen Sie sich das Beispielbild der für ein Angebotsdokument konfigurierten Dokumentvorlage an. Beispieldokumentvorlage
  • Sie können die vorhandene Dokumentvorlage bearbeiten.
  • Sie können das Angebotsdokument drucken. Siehe das Thema
    „Angebotsdokument drucken“
     .
  • Sie können auf die Berichte zugreifen, um Dokumentvorlagen anzuzeigen, zu bearbeiten und zu entfernen:
    • Angebotskonfiguration anzeigen
    • Snapshot für Angebotskonfiguration anzeigen
  • Sie können die Angebotsdokumente hochladen oder wieder in Ihre CRM-Lösung integrieren, indem Sie einen benutzerdefinierten Bericht erstellen, der folgende Berichtsfelder im Geschäftsobjekt
    „Angebotsgeneriertes Dokument“
     enthält:
    • Base64-Bilddaten
    • Dateiinhaltsart
    • Dateiname
    • Dateigröße