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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Konzept: Fakturierung

Konzept: Fakturierung

Workday verwendet die Informationen, die Sie im Kundenvertrag angeben, um einen Fakturierungszeitplan zu erstellen. Der Fakturierungszeitplan basiert auf den in den Geschäftsbedingungen der Vereinbarung festgelegten Fakturierungsraten. Am entsprechenden Datum erstellt Workday mithilfe von Rateninformationen eine Kundenrechnung und leitet sie zur Genehmigung durch das Management weiter.

Meilensteine

Sie können Meilensteine erstellen, um den Abschluss von Aufgaben zu verfolgen und anzugeben, wann Workday Zeitpläne und Raten für die Fakturierung und Ertragsrealisierung verarbeiten kann. Sie können Zeitplänen und Raten mehrere Meilensteine zuweisen. Workday verarbeitet keine Zeitpläne oder Raten mit anstehenden Meilensteinen.
Sie können die folgenden Aufgaben verwenden, um Standardmeilensteine zu konfigurieren:
  • Arten von Datumsmeilensteinen verwalten
  • Datumsmeilenstein erstellen
Standardmeilensteine werden zu Kundenmeilensteinen, sobald Sie sie einem Kunden hinzufügen. Sie können Details zu Kundenmeilensteinen mit dem Bericht
Meilensteine suchen
 anzeigen. Kundenmeilensteine sind für jede Kombination aus Kunde und Unternehmen eindeutig.
Workday unterstützt folgende Meilensteinarten:
  • Fakturierungszeitplan - Erste Rechnung: Verwenden Sie diesen Meilenstein, um die Ertragsrealisierung zu initiieren, sobald die Fakturierung erfolgt ist.
  • Datumsmeilensteine: Verwenden Sie Standard-Datumsmeilensteine als Grundlage für die Erstellung von Kunden-Datumsmeilensteinen.
  • Projektaufgaben: Markieren Sie Projektaufgaben als Meilensteine im Projekt. Verwenden Sie Projektmeilensteine, um zu steuern, wann Sie Projekttransaktionen fakturieren und Erträge realisieren. Sie können Projektmeilensteine für eine Projektphase oder für das Gesamtprojekt definieren, um zu bestimmen, wann Transaktionen für die Fakturierung verfügbar sind. Sie können als Meilensteine markierte Projektaufgaben als Vertragsmeilensteine verwenden. Sie können keine Projektaufgaben löschen, die für einen Vertrag verwendet werden. Sie können voraussichtliche und tatsächliche Abschlussdaten eingeben. Sobald die Projektaufgabe abgeschlossen ist und Sie ein Enddatum eingeben, kann die Fakturierung erfolgen. Workday verwendet das Enddatum als Erreichungsdatum für den Meilenstein.

Zeitplanarten

Sie können die Aufgabe
Zeitplanarten verwalten
 verwenden, um Zeitplanarten für die Verwendung in Zeitplänen für die Fakturierung und Ertragsrealisierung zu konfigurieren. Bei der Aktivierung einer Zeitplanart für die Verwendung in folgenden Fällen ist zu beachten:
  • Fakturierungszeitpläne: Sie können auch die Option Zeitplan für
    Vorauszahlung
     oder
    konsolidierte Fakturierung
    aktivieren.
  • Zeitpläne für die Ertragsrealisierung: Sie können auch die Optionen
    Verbrauchsbasiertes Abonnement
     oder
    Mehrere Perioden
     aktivieren.
Workday zeigt den Verwendungszähler für jede Zeitplanart an und Sie können eine Zeitplanart jederzeit als
Inaktiv
 festlegen. Wenn Sie eine Zeitplanart als
Inaktiv
 festlegen, entfernt Workday die Option aus der Werteliste
Zeitplanart
 in Zeitplänen für die Fakturierung und Ertragsrealisierung.

Fakturierungszeitpläne und Raten

Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Verknüpfen Sie Vertragspositionen, die mehrere Verträge für dasselbe Unternehmen und denselben Kunden umfassen, mit demselben Fakturierungszeitplan.
  • Definieren Sie Zeitplanarten, um Ihre Zeitpläne zu klassifizieren. Dieser Prozess vereinfacht Suchen, Genehmigungen und das Erstellen von Berichten.
  • Erstellen Sie raten- oder transaktionsbasierte Fakturierungszeitpläne, um bestimmte Arten von Vertragspositionen zu verwalten, oder Zeitpläne für konsolidierte Fakturierung, um Raten-, Transaktions- und Vorauszahlungsvertragspositionen in einem Zeitplan zu verwalten.
Workday erstellt Raten basierend auf dem geplanten Start- und Enddatum, das vom Start- und Enddatum der Vertragsposition abweichen kann. Sie können auch das zuzuweisende Rechnungsdatum konfigurieren, das vom Ratenstartdatum abweichen kann.
Workday unterstützt diese Fakturierungsmethoden für jeden Fakturierungszeitplan. Sie können die Methoden während der gesamten Laufzeit des Zeitplans ändern:
  • Definierte Rate
    : Definieren Sie den ersten und den letzten Ratenbetrag für jede Vertragsposition. Workday verteilt den Restbetrag gleichmäßig auf die anderen Raten. Sie können diese Fakturierungsmethode nicht für Zeitpläne für konsolidierte Fakturierung verwenden.
  • Gleichmäßige Verteilung
    : Definieren Sie eine festgelegte Anzahl von Raten mit gleichen Beträgen.
  • Benutzerdefiniert
    : Kontrollieren Sie alle Aspekte der Raten.
Ein Fakturierungszeitplan enthält eine oder mehrere Raten. Für jede Fakturierungsrate gilt Folgendes:
  • Sie erstellt eine Kundenrechnung.
  • Sie wird zur Rechnungsposition.
  • Sie leitet Attribute aus der zugehörigen Vertragsposition ab.
Sobald Sie Raten generiert haben, können Sie:
  • Einzelne Raten manuell aktualisieren.
  • Die Fakturierungsraten automatisch neu generieren, wenn Änderungen an den Vertragsbeträgen vorgenommen wurden. Diese Funktion gilt nur für die Fakturierungsmethode
    Gleichmäßige Verteilung
     oder die Ertragsrealisierungsmethoden
    Gleichmäßige Verteilung
     und
    Anzahl Tage
    .
  • Ihre Zeitpläne automatisch aktualisieren, wenn Sie Änderungen an den Vertragspositionen vornehmen.
  • Alle Raten auf einmal bearbeiten, wenn Sie einen benutzerdefinierten Zeitplan haben.
Workday weist den Status
Nicht ausgeglichen
 zu:
  • Wenn Sie Ihre Raten für die Vertragsposition nicht genau planen
  • Wenn ein benutzerdefinierter Zeitplan zu hohe Rechnungen erstellt
Sie können Kundenrechnungen aus Fakturierungsraten erstellen, nachdem Sie den Fakturierungszeitplan genehmigt haben.

Fakturierung für Auftragserfüllung

Wenn Sie die Auftragserfüllung für Vertragspositionen erfassen, können Sie Fakturierungsdaten generieren, die auf teilweise oder vollständig erfüllten Aufträgen basieren.

Kundenrechnungen erstellen aus Fakturierungsraten

Mit der Aufgabe
Kundenrechnungen erstellen aus Fakturierungsraten
 können Sie diese Aufgabe bei Bedarf oder als geplanten Prozess ausführen. Mit dieser Aufgabe können Sie:
  • Verfügbare Fakturierungsraten für die Rechnung auswählen
  • Rechnungen markieren, die zur automatischen Genehmigung übermittelt werden sollen
Sie können:
  • Eingeschränkte Änderungen an der Kundenrechnung vornehmen und weitere Positionen hinzufügen
  • Rechnungen erstellen, die bei Rechnungsanpassungen auf Vertragspositionen verweisen
Workday berücksichtigt alle Änderungen von Rechnungspositionsbeträgen in der Fakturierungsrate. Der fakturierte Betrag der Vertragsposition enthält alle genehmigten Rechnungen.

Einbehalt für Kundenrechnungen

Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Behalten Sie einen Teil einer Kundenrechnung ein, sodass Sie Fakturierungszeitpläne für die Einbehaltsverfolgung verwenden und Fehler bei der manuellen Eingabe reduzieren können.
  • Buchen Sie die Buchungen der einbehaltenen Beträge aus Rechnungen mithilfe einer neuen Kontierungsregel auf verschiedene Hauptbuch-Konten.
  • Unterstützen Sie mehrere Arten von Fakturierungszeitplänen, einschließlich Transaktions- und Ratenfakturierung.
  • Geben Sie alle oder einen Teil der Einbehaltssalden nach Vertragsposition für die Rechnungsstellung frei, wenn Ihr Vertrag die Anforderungen erfüllt.