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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-12-15
Überlegungen zum Setup: Projektbudgets

Überlegungen zum Setup: Projektbudgets

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Projektbudgets dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
  • Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
  • Wie sie sich in Workday einfügt.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
  • Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Projektbudgets sind die primäre Finanzkomponente in Projekten. Damit können Sie Folgendes analysieren:
  • Budget gegenüber Istzahlen
  • Kosten gegenüber Ertrag.
  • Arbeit gegenüber Nicht-Arbeit.
  • Primäre Abweichungsfaktoren nach verschiedenen Dimensionen wie Hauptbuch-Konto, Ausgaben- oder Ertragskategorie und Lieferant.

Vorteile und Nutzen

Projektbudgets unterstützen Folgendes:
  • Analyse von Projektbudget und Istzahlen innerhalb der gesamten Organisation.
  • Automatische Berechnung der Arbeitskosten basierend auf Standardkostensätzen und prognostizierten Stunden.
  • Automatische Ertragsberechnungen basierend auf Vertragssätzen, Festpreisraten oder Fertigstellungsgrad nach Stunden für Festpreis.
  • Worktag-Dimensionen.

Anwendungsfälle

Mit Projektbudgets haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Erstellen Sie Projektdauerbudget-Überblicke oder detailliertere Monatsbudgets.
  • Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte, um Ihre Projekterträge und -kosten zu verstehen.
  • Arbeiten Sie flexible Projektbudgets mit unterschiedlichen Granularitäten aus.
  • Verwenden Sie Worksheets, um Projektbudgets zu aktualisieren und zu verwalten.
  • Zeigen Sie Live-Daten zu Projektfortschritt, -zeit und -ausgaben sowie Budgets und Prognosen an.

Fragestellungen

Fragen
Überlegungen
Welche Projektbudgetarten müssen Sie verwalten?
Sie können Budgets erstellen, um Ihre Kostenprojekte, Ertragsprojekte oder beides zu verwalten. Projektbudgets sind für Folgendes verfügbar:
  • Kosten: Workday Projects.
  • Ertrag: Workday Project Billing.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
  • Definieren Sie standardmäßige Kosten- und Ertrags-Worktags für die Zeit, die in Budgetpositionen aufgenommen werden soll. Workday führt Folgendes aus:
    • Weist Worktags aus der ausgewählten Prognosequelle zu.
    • Verwendet die Worktags, wenn Sie sie nicht als zugehörige Worktags im Projekt auflisten.
  • Identifizieren Sie Istzahlen und Prognosen, um Istwerte in das Budget zu integrieren und so eine Schätzung bei Fertigstellung (Estimate at Completion, EAC) zu erstellen. Wählen Sie zwischen Zeitblöcken und Ad-hoc-Zeit, Journalpositionen oder beidem.
  • Geben Sie an, ob Sie Ihre Prognosequellen für Ihr Budget aus den Stunden im Ressourcenplan, der Ressourcenprognose oder beidem erstellen möchten.
  • Erstellen Sie eine Berechnungsart für jede Variation, die Sie für die Erstellung von Budgets zur Verfügung stellen möchten.
  • Verwalten Sie Budgets mithilfe von Arbeitsblättern.
  • Verwenden Sie segmentierte Sicherheit, damit Projektmanager nur jeweils ihr Budget anzeigen können.
Welche Konfigurationsebene benötigen Sie, um Ihre Projektbudgets zu verwalten?
Sie können Ihr Projektbudget auf Projekthierarchieebene, Mandantenebene oder beiden Ebenen konfigurieren.
Projekthierarchiekonfigurationen haben Vorrang vor Mandantenkonfigurationen.
Möchten Sie Ihr Budget anhand früherer Istzahlen erstellen?
Für Kostenbudgets, in die Sie Istzahlen einschließen möchten, verwenden Sie die Istzahlen-Konfiguration, um Folgendes zu ermitteln:
  • Hauptbuch-Konten
  • Ausgabenkategorien
  • Hauptbuch-Konten und Ausgabenkategorien
Für Ertragsbudgets geben Sie Hauptbuch-Konten und Ertragskategorien an.
Welche Dimensionen möchten Sie verfolgen?
Erstellen Sie eine Planstruktur und schließen Sie die relevanten Dimensionen ein.
Sie können diese Dimensionen als erforderlich oder optional festlegen. Jede Budgetposition muss erforderliche Dimensionen enthalten.
Welche Planpositionsattribute möchten Sie verfolgen?
Standardmäßig klassifiziert Workday die Planpositionen für Projektbudgets als Kosten oder Erträge.
Sie können Workday auch so konfigurieren, dass die Planpositionen für Projektbudgets als Arbeit oder Nicht-Arbeit klassifiziert werden.
Sie können die Planpositionsattribute in benutzerdefinierten Berichten verwenden, um den Finanzstatus Ihres Projekts nachzuvollziehen.
Welche Ressourcenprognoseebene haben Ihre Projektbudgets?
Workday generiert Ressourcenprognosen für folgende Ebenen:
  • Projektebene – einschließlich des Mitarbeiters und seiner prognostizierten Stunden.
  • Projektplanaufgaben-Ebene – einschließlich des Mitarbeiters und seiner Projektaufgabe oder der prognostizierten Stunden für jede Aufgabe.

Empfehlungen

Wenn Sie mehrere Budgetperioden gleichzeitig verwalten, sollten Sie Worksheets verwenden, anstatt jede Periode einzeln zu aktualisieren.
Verwalten Sie mindestens zwei Berechnungsarten. Diese Berechnungsarten sind:
  • Baseline: Es dürfen keine Istzahlen enthalten sein.
  • Prognose: Es sollten Istzahlen enthalten sein.

Anforderungen

Um sicherzustellen, dass Workday Projektbudgets korrekt berechnet, sollten Sie Folgendes tun:
  • Machen Sie sich mit den Projekten vertraut.
  • Machen Sie sich mit den Projektressourcenplänen vertraut, wenn Sie Ihr Budget aus Ihrer Ressourcenprognose oder Ihrem Ressourcenplan generieren.
  • Erstellen Sie zur Verwaltung Ihrer Projektarbeitskosten eine Standardkostensatztabelle.
  • Definieren Sie für Ertragsbudgets Ihre Projektfakturierungsabhängigkeiten in Workday.
  • Machen Sie sich für das Einrichten von Optionen für die Budgetprüfung mit dem Feature der Budgetkontrolle vertraut.

Einschränkungen

Folgende Möglichkeiten bietet Workday nicht:
  • Einschließen von verbindlichen Kosten, z. B. Bestellungen, in Projektbudgets. Sie können diese Transaktionen manuell als Budgetpositionsposten hinzufügen.
  • Unterstützung von Vollkosten oder Fertigstellungsgrad nach Kosten.
  • Unterstützung der Erstellung von Arbeitsmappen aus Projektplanbudgets mit mehr als 500 Perioden oder mehr als 10 Jahre in der Zukunft.
  • Unterstützung der Verwendung der Aufgabe
    Massenaktualisierung von Projektbudgets
     planen zur Aktualisierung von mehr als 5.000 Plänen.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Domäne
Überlegungen
Set Up: Project Hierarchy
 im funktionalen Bereich „Projects“
Kann Projektbudgets in der Projekthierarchie konfigurieren und aktualisieren.
Set Up: Project Budget
 im funktionalen Bereich „Projects“
Kann Projektbudgets im Mandanten konfigurieren und aktualisieren.
Manage: Project Budget
 im funktionalen Bereich „Projects“
Kann Budgetinformationen verwalten und anzeigen.
Manage: Project Resource Forecast
 im funktionalen Bereich „Projects“
Kann Informationen zur Ressourcenprognose verwalten und anzeigen.
Access Plan Type (segmented)
 in den funktionalen Bereichen „Budgets“ und „Projects“
Kann den Zugriff auf Projektbudgets steuern.
Workday verwendet verschiedene Rollen, um Projektbudgets zu konfigurieren. Da jedoch mehrere Prozessschritte im Projekt nur einmal durchgeführt werden, sind Projektbudgets mit einem minimalem Wartungsaufwand verbunden.
Rolle
Überlegungen
Security Administrator
Konfiguriert die Sicherheit. Fügt Project Administrators zu den entsprechenden Sicherheitsgruppen hinzu.
Budget Administrator
Fügt „Projekt“ als Eingabeart hinzu.
Project Administrator
Konfiguriert Projektbudgets für:
  • Mandant
  • Projekthierarchie
Definiert Standardkostensätze für:
  • Mitarbeiter basierend auf Mitarbeiterattributen.
  • Nicht benannte Ressourcen basierend auf Projektrollen.
Project Hierarchy Administrator
Definiert das Projektbudget, indem er Folgendes konfiguriert:
  • Projekthierarchie oder Mandant, die bzw. der aus bestimmten Dimensionen der Budgetstruktur entnommen werden soll.
  • Planberechnungsarten, um die verschiedenen Arten von Plänen zu steuern, die in der Hierarchie oder im Mandanten aktiviert sind.
Project Manager
Erstellt und aktualisiert Projektbudgets.
Erstellt Pläne gemäß den Planstruktur- und Projekthierarchiekonfigurationen. Weist Pläne als Baselines oder Prognosen zu, um Abweichungen zwischen Projekten in der Hierarchie oder im Mandanten zu vergleichen.
Erstellt ein überarbeitetes Budget, damit Folgendes geändert werden kann:
  • Verträge.
  • Ressourcenprognosen.
  • Mitarbeiterzeitblöcke.
  • Istzahlen der vergangenen Periode.
Verwaltet Budgetkontrolloptionen.
Verfolgt Ausgaben und Ertrag.
Analysiert Folgendes:
  • Gewinne und Verluste
  • Kapitalrenditen
Contract Administrator for Revenue Budgets
Definiert den Fakturierungssatz, den Workday zur Berechnung des Ertragsbudgets verwendet.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse
Überlegungen
Plan als Baseline zuweisen
Kann die Berechnungsart als Baseline-Budget festlegen.
Budgetrevisionsereignis
Kann Revisionen für Budgetvorlagen übermitteln, die genehmigt oder revidiert werden müssen.
Planereignis
Kann ein Budget erstellen, wenn die Budgetvorlage genehmigt oder revidiert werden muss.

Reporting

Berichte
Überlegungen
Saldo des Projektbudgets mit Arbeitskosten
Sie können das Budget für ein Projekt mit den Istkosten vergleichen. Dieser Bericht gilt nicht für Dauerbudgets.
Baseline vs. Prognose für Projekthierarchie
Ermöglicht Berichte auf Organisationsebene für Baseline gegenüber Prognose auf Ihrer Projekthierarchie- oder Mandantenebene. Sie können diesen Bericht so anpassen, dass die Dimensionen und Abweichungsschwellen für Ihre Organisation berücksichtigt werden.
Sie können die folgenden Berichtsdatenquellen verwenden, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen:
  • All Budget Amendments
  • Budget Amendments by Organization
  • Project Budget Calculation Details

Integrationen

Sie können die folgenden Webservices verwenden, um Ihre Projektbudgets hochzuladen:
  • Budget importieren
    : Fügen Sie Projektbudgetpositionen hinzu, ohne sie manuell in Workday zu erstellen. Verwenden Sie diese Option, nachdem Sie ein Budget erstellt haben.
  • Importbudgetrevision
    : Revidieren Sie mehrere Projektbudgets gleichzeitig.
  • Put Budget Template
    : Erstellen Sie Ihr Projektbudget, ohne es manuell in Workday zu erstellen.
  • Put Project Budget Template
    : Erstellen Sie eine Vorlage, mit der Sie ein Projektbudget über die Benutzeroberfläche erstellen können.

Beziehungen und Touchpoints

Projektbudgets interagieren mit Folgendem:
  • Finanzbuchhaltung.
  • Zeiterfassung.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.