Anzahlungsrechnung aus Bestellauftrag erstellen

Administrator Guide

Konfigurieren Sie die Kontierungsregel: Anzahlung für Lieferanten
.

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Lieferantenrechnungsereignis
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.

(Optional) Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Zahlungsabwicklungsfilter für Anzahlungsrechnungen, indem Sie das Kontrollkästchen

Anzahlung

in der Aufgabe

Benutzerdefinierten Filter für Zahlungslauf erstellen

aktivieren.

(Optional) Aktualisieren Sie vorhandene benutzerdefinierte Validierungen und benutzerdefinierte Berichte, um Anzahlungsrechnungen einzuschließen oder auszuschließen.

Erstellen Sie eine Anzahlung für einen Bestellauftrag für Waren- und Servicepositionen, die Sie noch nicht in einer Lieferantenrechnung verwendet haben. Wählen Sie Positionen aus Bestellaufträgen, Lieferantenverträgen, Eingängen, Zeitnachweisen und Aufgabenprotokollen.

Öffnen Sie Bestellauftrag

anzeigen

und öffnen Sie den Bestellauftrag, für den Sie eine Anzahlungsrechnung erstellen möchten.

In den möglichen Aktionen des Bestellauftrags wählen Sie

Anzahlung

erstellen

, um die Aufgabe

Anzahlungsrechnung für Lieferanten erstellen

zu öffnen.

Füllen Sie den Abschnitt

Informationen zur Rechnung

aus:

Option	Bezeichnung
Unternehmen	Das Unternehmen, das für die Anzahlung für den Bestellauftrag verantwortlich ist Wenn Sie einem anderen Lieferanten als dem im Bestellauftrag genannten Lieferanten eine Rechnung stellen möchten, wählen Sie das Unternehmen, für das die Option Unterschiedliche Lieferanten für Rechnung und Bestellauftrag zulassen aktiviert ist.
Lieferant	Wählen Sie den Lieferanten für die Anzahlungsrechnung aus. Workday zeigt nur gesperrte oder aktive Lieferanten an, die für das ausgewählte Unternehmen oder die ausgewählte Unternehmenshierarchie verfügbar sind. Wenn Sie eine Anzahlungsrechnung für einen anderen Lieferanten als den im Bestellauftrag genannten Lieferanten erstellen möchten, wählen Sie den Lieferanten, für den die Option Rechnungsstellung an beliebige Lieferanten aktiviert ist.
Zahlung-an-Verbindung	Erstellen Sie Lieferantenverbindungen, um Rechnungen und Zahlungen an verschiedene Lieferantenadressen, E-Mail-Adressen und Zahlungsabwicklungskonten zu übermitteln.
Währung	Workday füllt dieses Feld automatisch mit der Lieferantenwährung oder der Unternehmenswährung aus (in dieser Prioritätsreihenfolge). Sie können die Währung in eine beliebige akzeptierte Währung ändern, die für den Lieferanten definiert wurde. Für eine Anzahlungsrechnung, die über das Lieferantenportal oder aus einem Bestellauftrag erstellt wurde, wird der Wert für das Feld Währung aus dem Bestellauftrag geladen.
Rechnungsdatum	Geben Sie das Datum ein, an dem Sie die Anzahlungsrechnung erstellen. Wenn für diesen Lieferanten Zahlungsbedingungen definiert sind, steuert das Rechnungsdatum das Fälligkeitsdatum. Beispiel: Wenn die Zahlungsbedingungen Net 30 lauten, liegt das Fälligkeitsdatum 30 Tage nach dem Rechnungsdatum für die Anzahlung. Wenn das Datum in eine geschlossene Periode fällt, bucht Workday Buchungen in die nächste verfügbare Periode.
Eingangsdatum der Rechnung	Geben Sie das Datum ein, an dem Ihr Unternehmen den Bestellauftrag vom Lieferanten erhält. Möglicherweise möchten Sie das Datum, an dem Ihr Unternehmen einen Bestellauftrag erhält, für Reportingzwecke oder zur Analyse der Bearbeitungsdauer eines Bestellauftrags verfolgen. Das Eingangsdatum der Rechnung kann ausgehend davon, wie lange es vom Rechnungseingang bis zur Buchung dauert, als Maß für die Effizienz in der Organisation dienen.
Kontrollgesamtbetrag	Geben Sie einen Betrag ein, wenn Sie wissen, wie hoch die gesamte Anzahlungsrechnung ist, und Sie sicherstellen möchten, dass der berechnete Gesamtrechnungsbetrag Ihren Erwartungen entspricht.

Füllen Sie den Abschnitt

Bedingungen und Steuern

aus:

Option	Bezeichnung
Zahlungsbedingungen	Geben Sie die Zahlungsbedingungen an, die Sie mit Ihrem Lieferanten vereinbart haben.
Skontodatum	Wird automatisch basierend auf den Zahlungsbedingungen mit Skonto für frühe Zahlung und dem Rechnungsdatum berechnet.
Fälligkeitsdatum	Wird automatisch berechnet.
Überschreibung für „Fällig an“	Wählen Sie ein anderes Fälligkeitsdatum aus, wenn es eine Ausnahme von den Bedingungen gibt.
Separate Zahlung	Wählen Sie diese Option aus, um die Rechnung während eines Zahlungslaufs separat zu zahlen. Sie können dieses Kontrollkästchen in allen Rechnungen für einen Lieferanten aktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen Immer separate Zahlungen in den Lieferantenzahlungsdetails oder im Standard für die Zahlung-an-Verbindung aktivieren.
Standardzahlungsart	Wenn Sie Kreditkarte auswählen, können Sie die Kreditkarte eines Mitarbeiters aus der Werteliste Kreditkarte auswählen.
Überschreibung für Zahlungsart	Wählen Sie eine andere Zahlungsart für den Lieferanten.
Referenzart	Wenn Sie eine internationale Referenzart auswählen, geben Sie eine Referenznummer mit bis zu 140 Zeichen ein.
Zahlungszweck für Ursprungsland	Wählen Sie einen Code für den Zahlungszweck aus, wenn für das Land, das diese Rechnungszahlung sendet, ein Code für den Zweck erforderlich ist. Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie Codes für Zahlungszwecke in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Financials aktivieren. Siehe: Schritte: Codes für Zahlungszwecke einrichten.
Zahlungszweck für Empfängerland	Wählen Sie einen Code für den Zahlungszweck aus, wenn für das Land, das diese Rechnungszahlung erhält, ein Code für den Zweck erforderlich ist. Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie Codes für Zahlungszwecke in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Financials aktivieren. Siehe: Schritte: Codes für Zahlungszwecke einrichten.
Bank-Routing-Code	Wählen Sie einen Bank-Routing-Code aus, der mit einem Bankkonto verknüpft ist, von dem Zahlungen für Ihre Rechnung abgewickelt werden sollen. Um die Werteliste zu aktivieren, müssen Sie mindestens eine Bank-Routing-Regel konfigurieren, die einen aktiven Bank-Routing-Code verwendet. Siehe Bank-Routing-Codes einrichten.
Standard für Steueroption	Workday lädt diesen Wert automatisch aus den Details zur Unternehmensbuchhaltung. Workday gibt die Steueroption automatisch in der Position aus dem Header vor, Sie können sie jedoch auf Positionsebene überschreiben. Um Regeln für Standardvorgaben von Steuern für aus Lieferantenrechnungsanforderungen erstellten Rechnungen zu zuzulassen, aktivieren Sie die Unternehmenssteueroptionen für Rechnungen aus Lieferantenrechnungsanforderungen auf Mandantenebene. Wenn in der Lieferantenrechnungsanforderung keine Steuern angegeben sind und die Standardoption des Unternehmens An Lieferanten fällige Steuer berechnen oder Selbst einbehaltene Steuer berechnen lautet, füllt Workday die folgenden Felder in der Lieferantenrechnungsposition aus: Steueranwendbarkeit Steuercode Steueroption Steuererstattungsfähigkeit Wenn in der Lieferantenrechnungsanforderung Steuern angegeben sind, geht Workday wie folgt vor: Die Option An Lieferanten fällige Steuer eingeben wird ausgefüllt. Übernimmt die Steuerfelder in der Rechnungsposition nicht.
Standardsteuercode	Workday lädt den Standard für den Steuercode automatisch aus dem Lieferantenprofil. Wenn für das Lieferantenprofil kein Steuercode definiert ist oder dieser überschrieben werden soll, wählen Sie einen Steuercode. Workday lädt den Steuercode in Positionen automatisch aus dem Header, Sie können ihn jedoch auf Positionsebene überschreiben.
Steuerbetrag	Wenn Sie sich für die Berechnung von Steuern entschieden haben, zeigt Workday die Summe der berechneten Steuerbeträge aus den steuerpflichtigen Positionen basierend auf dem Steuercode an, den Sie für jede Position angeben. Wenn Sie diesen berechneten Betrag überschreiben möchten, können Sie die berechnete Steuer nach Steuersatz auf dem Register Steuer ändern. Wenn Sie die an den Lieferanten fällige Steuer eingeben möchten, geben Sie den Steuerbetrag für die Transaktion ein. Sie müssen mindestens eine Position mit einer Steueranwendbarkeit haben, die steuerpflichtig und für die Allokation aktiviert ist. Die den Positionen zugewiesene Steuer ist nur der nicht erstattungsfähige Betrag für die Transaktion und addiert sich nicht immer zu diesem Header-Betrag. Wenn Sie einen negativen Wert eingeben, weist Workday den Steuerbetrag einer negativen oder Nullkostenposition zu.
Steuer aktualisieren	Wählen Sie Steuer aktualisieren , wenn Sie die Steuer für eine Rechnungsposition aktualisieren und die im Header angezeigte Steuer neu berechnen möchten. Wenn Sie Steuern für eine Rechnungsposition aktualisieren, berechnet Workday die Header-Steuer automatisch neu, wenn Sie diese übermitteln oder für später speichern. Wenn Sie eine Drittanbieter-Steuersoftware verwenden, blendet Workday das Feld aus, um die Nachverfolgung und das Reporting für Steuerberechnungen von Drittanbietern zu unterstützen. Sie können die Integration von Drittanbieter-Steuersoftware in der Aufgabe Steuerdetails für Unternehmen bearbeiten einrichten.

Wenn Sie eine Anzahlungsrechnung aus einem Bestellauftrag oder Lieferantenvertrag erstellen, entsprechen die Beträge für Einstandskosten im Rechnungs-Header den nicht in Rechnung gestellten Beträgen aus dem Bestellauftrag oder der Lieferantenvertrag.

Wenn Sie eine Anzahlungsrechnung aus einem Eingang erstellen, entsprechen die Beträge für Einstandskosten im Rechnungs-Header der Summe der Allokationen aus eingegangenen Bestellauftrags- oder Lieferantenvertragspositionen. Workday berechnet die Beträge anteilig basierend auf der Eingangsmenge oder dem Eingangsbetrag (einschließlich übermäßigem Eingang).

Füllen Sie den Abschnitt

Informationen zur Rechnung - Referenz

aus:

Option	Bezeichnung
Versand-an-Adresse	Workday verwendet diese Adresse bei der Evaluierung von Steuerregeln, um Steuercodes und Überschreibungen für die Steueranwendbarkeit für die Transaktionspositionen zu bestimmen.
Handling-Code	Wählen Sie einen Handling-Code für die Zahlung dieser Rechnung, z. B. Hold Payment for Pickup oder Overnight Payment . Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie Handling-Anweisungen für die Zahlung konfigurieren.
Zurückgestellt	Wählen Sie diese Option, um die Zahlung für diese Rechnung zu sperren.
Lieferantendokument erhalten	Aktivieren Sie diese Option, wenn der Lieferant eine Rechnung oder ein anderes relevantes Dokument bereitgestellt hat.
Lieferantenrechnungsnummer	Wenn Sie das Lieferantendokument erhalten haben, geben Sie dessen Referenznummer ein. Beispiel: Wenn der Lieferant eine Lieferantenrechnung bereitgestellt hat, geben Sie die Rechnungsnummer aus dem Lieferantendokument ein. Workday stellt standardmäßig eine doppelte Validierung für dieses Feld bereit. Um eine Validierung anhand Ihrer eigenen Bedingungen durchzuführen, können Sie diese Option mit der Aufgabe Tenant Setup - Financials deaktivieren und dann die Aufgabe Benutzerdefinierte Validierungen verwalten verwenden, um eigene Bedingungsregeln für Lieferantenrechnungen zu erstellen.
Externe Bestellauftragsnummer	Wenn Sie ein anderes Beschaffungssystem als Workday verwenden, geben Sie die Bestellauftragsnummer ein.
Referenzierte Rechnungen	Wählen Sie vorhandene Rechnungen, um eine Referenz auf Header-Ebene zu erstellen.
Art der gesetzlichen Rechnung	Wenn Sie Ihre Lieferantenrechnungen mithilfe von Rechnungsarten gemäß den behördlichen Anforderungen kategorisieren, wählen Sie eine Rechnungsart aus.
Dokumentlink	Wenn Sie Ihre Dokumentbilder in einem externen Repository speichern, geben Sie die URL zu diesem Bildspeicherort ein, anstatt das Bild als Dateianhang hinzuzufügen. Nach dem Speichern zeigt Workday die URL als Live-Link zum Bild an. Jeder Link muss mit einem der gültigen, von Ihrem Sicherheitsadministrator definierten URL-Muster beginnen. Andernfalls lässt Workday den Link nicht zu.
Memo	Wenn Sie einen Scheck für die Zahlung dieser Lieferantenrechnung drucken, wird der Wert, den Sie hier eingeben, im Feld Memo des Schecks gedruckt. Wählen Sie die Option Rechnungsmemo verwenden in Standardzahlungsmemo für Lieferant für den Lieferanten. Verwenden Sie die Aufgabe Lieferanten erstellen oder Lieferantenänderung erstellen , um das Rechnungsmemo zu konfigurieren. Wenn mehr als eine Rechnung für den Scheck an den Lieferanten ein Memo enthält, verknüpft Workday die Memos auf dem Scheck.
Genehmiger	Wählen Sie einen angegebenen Genehmiger, der die Lieferantenrechnung prüfen und genehmigen soll. Um einen angegebenen Genehmiger einzurichten, fügen Sie die zugehörige Sicherheitsgruppe „Supplier Invoice Designated Approver“ der Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess Lieferantenrechnungsereignis hinzu.

Klicken

Sie

unter Anzahlungsdetails auf das Kontrollkästchen Anzahlung, um Anzahlungspositionen einzugeben.

Fügen Sie auf dem Register

Anzahlungsposition

Positionen hinzu und geben Sie Details zu den Positionen an, die Sie aus anderen Geschäftsdokumenten auswählen.

Verwenden Sie das Register

Steuer

, um eine Zusammenfassung aller in den Rechnungspositionen angegebenen Steuercodes und ihrer Anwendbarkeit zu prüfen.

Wenn mehrere Positionen die gleiche Steuer verwenden, werden sie auf diesem Register konsolidiert und der Betrag wird mit dieser Steuer summiert.

(Optional) Bei der Bearbeitung des Registers

Wechselkurs

sind folgende Informationen zu beachten:

Bei Rechnungen in Fremdwährung können Sie Anpassungen vornehmen, um einen anderen Umrechnungskurs zu erhalten. Alle Änderungen, die Sie auf dem Register

Wechselkurs

vornehmen, werden im Feld

Gültiger Wechselkurs

registriert, das den verwendeten Kurs anzeigt, mit dem die Buchhaltung Ratenbeträge in die Hauptbuch-Währung umrechnet. Alle Überschreibungen, die Sie eingeben, lösen die Aktivierung des Kontrollkästchens

Kursüberschreibung

aus.

Option	Bezeichnung
Überschreibung für Wechselkursart	Wählen Sie eine Option, um die Standardkursart zu überschreiben, die zum Suchen des Wechselkurses verwendet wird.
Überschreibung für Wechselkursdatum	Wählen Sie ein Datum, um das Standardkursdatum zu überschreiben, das zum Suchen des Wechselkurses verwendet wird.
Manuelle Überschreibung für Wechselkurs	Geben Sie einen Wechselkurs ein, um den vorhandenen Wechselkurs zu überschreiben, oder geben Sie einen Kurs ein, wenn kein Standardkurs verfügbar ist.
Standardvorgaben	Dieser Abschnitt zeigt den Standardwechselkurs des Mandanten basierend auf dem Rechnungsdatum an.

Verwenden Sie das Register

Anhänge

, um Dateien hochzuladen oder mit Drag & Drop abzulegen, z. B. Dokumente für Anzahlungen für Bestellaufträge.

Workday unterstützt die Dateitypen, die in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - System

für Geschäftsdokumentanhänge aufgeführt sind.

Sie können Anzahlungsanhänge für Bestellaufträge mit Kundenrechnungen für fakturierbare Transaktionen verknüpfen.

Verwenden Sie das Register

Informationen zur Arbeitswarteschlange

, um

Arbeitswarteschlangen-Tags

Anmerkungen zur Arbeitswarteschlange

und andere Details hinzuzufügen, die für die Rechnung im Bericht

Lieferantenrechnung - Arbeitsbereich

angezeigt werden sollen.

Um das Register

Informationen zur Arbeitswarteschlange

anzuzeigen, konfigurieren Sie die folgenden Sicherheitsdomänen:

Process: Supplier Invoice Work Queue

Manage: Supplier Invoice Work Queue

Übermitteln

Sie die Anzahlung für den Bestellauftrag zur Genehmigung.

Workday initiiert die
Geschäftsprozess
Lieferantenrechnungsereignis
zur Prüfung und Genehmigung Wenn die Geschäftsprozessdefinition einen Genehmigungsschritt enthält, können Prüfer die Anzahlung für den Bestellauftrag ändern, bevor sie sie genehmigen.

Um die Liste der von Workday bereitgestellten Berichte und deren Beschreibungen anzuzeigen, öffnen Sie den Bericht

Workday-Standardberichte

und wählen Sie die Option Lieferantenkonten
.

Um genehmigte Anzahlungsrechnungen zahlen zu können, müssen sich die Lieferanten im aktiven Status befinden.

Wickeln Sie die Zahlungen für genehmigte Anzahlungsrechnungen ab. Der Zahlungsabwicklungsprozess erstellt und begleicht die in Rechnung gestellten Positionen. Wenn der Prozess abgeschlossen ist, aktualisiert Workday die Buchungen für jede Zahlung.