Zum Hauptinhalt wechseln
Dokumentation
Dokumentation
Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-11-29
Überlegungen zum Setup: 1099-Reporting

Überlegungen zum Setup: 1099-Reporting

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von 1099-Reporting dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
  • Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
  • Wie sie sich in Workday einfügt.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
  • Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Das 1099-Reporting-Feature generiert IRS-1099-Formulare aus Ihren Zahlungen an Lieferanten, externe Mitarbeiter, Investoren, Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen und Empfänger von sonstigen Zahlungen.

Vorteile und Nutzen

  • Unterstützt die Einhaltung der IRS-Compliance bei der Meldung von 1099-MISC- und 1099-NEC-Formularen.
  • Reduziert den administrativen Aufwand für den Export von Zahlungsdaten in Drittanbieteranwendungen.
  • Unterstützt die Datenintegrität, indem die Einnahmen und Steuern auf Ebene des Bundes und der Bundesstaaten automatisch aus Ihren Workday-Daten berechnet werden.

Anwendungsfälle

Während sich Ihre Organisation auf die 1099-Verarbeitung vorbereitet, geschieht Folgendes:
  • Sie führen den
    1099-Auditbericht
     aus, um sicherzustellen, dass Sie Ihre 1099-Zahlungsempfänger korrekt konfiguriert haben. Sie suchen 1099-Zahlungsempfänger, für die eine bevorzugte Adresse oder Steuer-ID-Nummer fehlt. Sie aktualisieren diese Zahlungsempfänger und führen den
    1099
    -Auditbericht erneut aus.
  • Sie zeigen eine Vorschau der 1099-Zahlungsdetails an. Sie stellen fest, dass eine meldepflichtige Zahlung aus einem Legacy-System fehlt. Sie erstellen eine 1099-Anpassung, damit das an den Zahlungsempfänger ausgegebene 1099-NEC-Formular alles enthält, was Ihre Organisation in diesem Jahr an ihn gezahlt hat. Sie zeigen die 1099-Zahlungsdetails erneut in der Vorschau an und nehmen bei Bedarf weitere Korrekturen an Konfiguration, Zahlungsempfängern und Zahlungen vor.
  • Sie generieren eine Testdatei in Workday und laden diese während der Testperiode in das IRS FIRE-Testsystem hoch.
Wenn Ihre Organisation die 1099-Verarbeitung startet, geschieht Folgendes:
  • Sie generieren 1099-MISC- und 1099-NEC-Formulare, die Sie drucken und an alle 1099-Zahlungsempfänger senden. Sie wählen Kopie B und drucken auf leerem Papier mit abgeschnittenen Steuer-IDs.
  • Sie generieren elektronische 1099-MISC- und 1099-NEC-Formulare in Workday und laden sie in das IRS FIRE-System hoch.
Nachdem Sie die 1099-Formulare per E-Mail an Zahlungsempfänger gesendet und beim IRS eingereicht haben, gehen Sie wie folgt vor:
  • Ein Lieferant kontaktiert Sie, weil er sein 1099-Formular nie erhalten hat. Sie drucken 1099 für diesen einzelnen Zahlungsempfänger neu.
  • Ein Lieferant ruft Ihre Organisation an, um Ihnen mitzuteilen, dass deren 1099-Formular sie fälschlicherweise als FATCA meldet. Sie erstellen eine Lieferantenänderung in Workday, drucken ein korrigiertes Formular für den Zahlungsempfänger und generieren eine korrigierte Datei, die Sie an die IRS übermitteln.
  • Sie stellen fest, dass Sie einen Zahlungsempfänger nicht berücksichtigt haben. Sie erstellen einen zusätzlichen 1099-Lauf, drucken ein 1099-Formular, das Sie per Post an den Zahlungsempfänger senden, und generieren eine elektronische 1099-Datei nur für den verpassten Zahlungsempfänger, die Sie in das IRS-FIRE-System hochladen.

Fragestellungen

Fragen
Überlegungen
Für welche 1099-MISC- und 1099-NEC-Felder erstellen Sie Berichte?
Mit der Aufgabe „
Update 1099 Configuration
 “ haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Mappen Sie Ausgabenkategorien oder Ausgabenkategoriehierarchien mit Feldern in den 1099-Formularen.
  • Geben Sie Schwellenbeträge für eine oder mehrere Kategorien an.
Wie übermitteln Sie Ihre 1099-Informationsretouren an den IRS?
Mit Workday haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Generieren Sie elektronische 1099-Formulare, die Sie herunterladen und mit dem IRS-FIRE-System manuell elektronisch melden können.
  • Drucken Sie 1099-Formulare für Ihre Zahlungsempfänger.
Sie können Berichte für mehrere Unternehmen unter einem einzigen Übertragungssteuercode erstellen.
Melden Sie 1099-Retouren in Bundesstaaten, die am CF/SF-Programm (Commoned Federal/State Filing) teilnehmen?
Workday kann elektronische 1099-Retouren generieren, die die Anforderungen des CF/SF-Programms erfüllen.
Wenn Sie Lieferantenzahlungen im Auftrag mehrerer Unternehmen an denselben Lieferanten konsolidieren, welches Unternehmen gibt dann das 1099-Formular aus?
Workday füllt den Zahler in 1099-Formularen mit dem Unternehmen aus, das die Rechnung zahlt oder den Zahlungslauf erstellt.

Empfehlungen

  • Wenn Sie in der Jahresmitte zu Workday migrieren und 1099-Ausgangssalden mit 1099-Anpassungen laden, geschieht Folgendes:
    • Erstellen Sie eine Anpassung in Workday für jede Legacy-Zahlung.
    • Geben Sie die Informationen zur Legacy-Zahlung in das Memofeld ein, damit Sie später darauf zurückgreifen können.
  • Verwenden Sie 1099-Anpassungen nur, wenn Sie die ursprüngliche Transaktion in Workday nicht korrigieren können.

Anforderungen

So melden Sie elektronisch beim IRS:
Richten Sie Transaktions- und Quellensteuercodes ein, die Steuersätze für die folgenden Steuerbehörden enthalten:
  • IRS
  • Bundesstaaten, in denen Sie 1099-Einkommen melden.
Siehe: Schritte: Transaktionssteuern einrichten und Schritte: Quellensteuern einrichten.
Damit Workday eine Zahlung in einem 1099-Formular für ein Reportingjahr und eine Steuerbehörde auf Bundes- oder Landesebene einschließen kann, müssen Sie Folgendes ausführen:
  • Schließen Sie die Zahlung in eine der folgenden Transaktionen ein:
    • 1099-Anpassungen.
    • Ad-hoc-Zahlungen
    • Sonstige Zahlungen
    • Lieferantenrechnungen
  • Richten Sie den Empfänger Ihrer Zahlung als 1099-Zahlungsempfänger ein.
  • Wählen Sie Ausgabenkategorien und Beträge aus, die Sie mit IRS-1099-Kategorien gemappt haben.
  • Verwenden Sie einen Steuercode, den Sie gemappt haben mit:
    • Einen Steuersatz des Bundes
    • Einen Steuersatz für einen Bundesstaat, wenn Sie Berichte für den Bundesstaat erstellen.
    Workday verwendet den Steuercode in Ihrer Zahlung, um die Steuerbehörde zu bestimmen, bei der Sie die Zahlung melden. Beispiel: Sie melden Zahlungen ohne Quellensteuer in Kalifornien. Sie verwenden einen Steuercode, der den Steuersatz des Bundesstaates und einen Steuersatz des Bundesstaates Kalifornien von 0 Prozent enthält.
  • Sie zahlen die Transaktion im Reportingjahr oder wickeln die Zahlung ab.
    Workday verwendet für 1099-Reporting das Zahlungsdatum, nicht das Transaktionsdatum. Beispiel: Ein selbstständiger externer Mitarbeiter übermittelt am 25. Dezember eine Lieferantenrechnung und Ihr Unternehmen zahlt diese am 2. Januar. Die Zahlung gilt für das 1099-Reporting für das neue Jahr.
  • Stellen Sie sicher, dass die Zahlung den Status
    Akzeptiert
     hat, wenn Sie das Feature der Zahlungsbestätigung verwenden.

Einschränkungen

Workday unterstützt keine elektronische Meldung für 1099-Formulare mit dem Information Returns Intake System (IRIS).
Workday unterstützt 1099-Reporting nur für Unternehmen mit der Basiswährung USD.
Workday unterstützt nur folgende Formulare:
  • 1099-MISC.
  • 1099-NEC.
  • 1096.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Domänen
Überlegungen
Reports: Supplier Accounts 1099 - USA
 und
Set Up: Payee Tax Authorization Information
 im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
Benutzer mit Zugriff auf beide Domänen können die Formularlayouts „1099“ und „1096“ auswählen.
Reports: Supplier Accounts 1099 - USA
 im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
Benutzer haben folgende Möglichkeiten:
  • Verwenden Sie
    1099 - Arbeitsbereich
    .
  • Führen Sie den
    1099-Bericht aus
    .
  • Führen Sie den
    1099-Auditbericht aus
    .
  • Erstellen Sie 1099-Läufe.
  • Erstellen Sie korrigierte 1099-Läufe.
  • Drucken Sie die Formulare 1099 und 1096.
Reports: Supplier Accounts
 im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
Benutzer können den
Bericht Duplikate von Steuerzahler-ID-Nummern für Lieferanten - Bericht
ausführen.
Set Up: Payee Tax Authorization Information
 im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
Benutzer können Folgendes mappen:
  • 1099-Kategorien zu Ausgabenkategorien und Hierarchien.
  • Eine Steuerbehörde auf 1099-Quellensteuer auf Bundes- oder Bundesstaatsebene.
Setup: Tax
 im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
Benutzer können Unternehmenssteuerdetails für 1099-Reporting einrichten.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozess
Überlegungen
1099-Anpassung
Benutzer können 1099-Ausgabenkategorien und Eröffnungssalden anpassen.
1099 Electronic Filing Run Event
Benutzer können elektronische 1099-Formulare generieren.

Reporting

Berichte
Überlegungen
1099 Audit Report
Zeigen Sie 1099-Zahlungsempfänger mit Rechnungs- oder Zahlungsaktivität an, die zusätzliche Steuerinformationen benötigen, um in den 1099-Formularen angezeigt zu werden, z. B.:
  • Eine Steuer-ID aus den USA.
  • Eine Adresse für das Steuerreporting oder die bevorzugte Adresse
1099-Zahlungsdetails
Prüfen Sie alle Zahlungstransaktionen an 1099-Zahlungsempfänger, einschließlich Zahlungen:
  • Unter 1099-Schwellen.
  • In Ausgabenkategorien und Ausgabenkategoriehierarchien, die Sie mit keiner IRS-Box gemappt haben.
  • Mit Zahlungsarten, die Sie aus dem 1099-Reporting ausschließen.
Sie können den Bericht über die Aufgabe
1099-Zahlungsdetails erstellen
 und den Bericht
1099-Zahlungsdetails suchen öffnen
 . Siehe: Schritte: Vorschau der 1099-Zahlungsdetails.
Wir empfehlen, dass Sie nicht in den möglichen Aktionen für den Bericht
1099-Zahlungsdetails
 auf die Aufgaben
Ausführen
 oder
Zeitplan
 zugreifen zugreifen, da dadurch unvollständige Informationen zurückgegeben werden könnten.
Sie können den Bericht
1099-Zahlungsdetails
 nicht kopieren.
Bericht Duplikate von Steuerzahler-ID-Nummer für Lieferanten
Identifizieren Sie Lieferanten, die möglicherweise doppelte Steuerzahler-IDs haben.
Suchen Sie 1099
Zeigen Sie Details zum 1099-Formular für das ausgewählte Unternehmen und das ausgewählte Steuerjahr an.
1099-Anpassungen suchen
Zeigen Sie Anpassungen des 1099-Formulars für ein oder mehrere Unternehmen, Steuerjahre oder Zahlungsempfänger an.
1099-Läufe suchen
Zeigen Sie die 1099-Läufe an, die Sie bereits für die ausgewählten Unternehmen und Kalenderjahre generiert haben.
1099-Konfiguration anzeigen
Zeigt das Mapping von Ausgabenkategorien oder Ausgabenkategoriehierarchien und -schwellen für 1099-MISC- oder 1099-NEC-Boxen für das ausgewählte Jahr an.

Integrationen

Webservices
Überlegungen
Rufen Sie 1099-MISCs ab
Rufen Sie Daten aus einem 1099-MISC- oder 1099-NEC-Lauf ab, optional gefiltert nach Unternehmen.
Get Company 1099 MISC Data
Rufen Sie alle Daten aus einem vollständigen 1099-MISC- oder 1099-NEC-Lauf ab, einschließlich einer Zusammenfassung nach Zahler.
Put 1042-S Code für Einkünfte
Sie können die 1042-S-Einkommenscodes hinzufügen oder aktualisieren sowie Ausgabenkategorien oder Hierarchien für Quellensteuern einbehalten.
1099-Anpassung übermitteln
Wenn Sie Mitte des Jahres zu Workday migrieren, können Sie einen EIB verwenden und Anpassungen erstellen, um Ihre 1099-Ausgangssalden zu laden.

Beziehungen und Touchpoints

Features
Überlegungen
Kasse
Workday verwendet die Daten aus Ihren Ad-hoc-Zahlungen an Lieferanten, externen Mitarbeitern, Empfängern von Ad-hoc-Zahlungen und Investoren, um Ihre 1099-Beträge zu berechnen.
Zahlungsabwicklung
  • Workday schließt nur die Beträge aus gezahlten oder abgewickelten Dokumenten in Ihre 1099-Beträge ein.
  • Wenn Sie die Zahlungsbestätigungsfunktion verwenden, muss die Zahlungsbestätigung vom Finanzinstitut den Status
    Akzeptiert
     haben.
  • Workday verwendet die Daten aus sonstigen Zahlungen an Empfänger von sonstigen Zahlungen, um Ihre 1099-Beträge zu berechnen.
Lieferantenkonten
Workday verwendet die Daten aus Lieferantenrechnungen und Lieferantenrechnungsanpassungen an Lieferanten und externe Mitarbeiter, um Ihre 1099-Beträge zu berechnen.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.