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Zuletzt aktualisiert: 2024-06-14
Konsolidierungsdaten in Workday laden

Konsolidierungsdaten in Workday laden

  • Richten Sie die Konsolidierungsdatenerfassung ein. Siehe: Schritte: Konsolidierungsdatenerfassung einrichten.
  • Für neue Entitäten auf externen ERP-Endpunkten können Sie den Webservice
    Put Beginning Balance Journal
    oder
    Import Beginning Balance Journal
     verwenden, um Anfangssalden in Workday zu laden.
  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Journalerstellungsereignis für Konsolidierungsdaten
    .
  • Mappen Sie die
    Journaleingabequelle - Externe Konsolidierungsdaten
     mit operativen Transaktionen, indem Sie die Aufgabe
    Mapping von Journalquellen mit operativen Transaktionen verwalten
     verwenden.
  • Sicherheit:
    Process: Data Capture
     im funktionalen Bereich „Advanced Close and Consolidation“.
Sie können Konsolidierungsdaten manuell oder über eine Dokumentabrufservice-Verbindung (z. B. Secure File Transfer Protocol (SFTP)) laden.
Laden Sie nur die Periodenaktivität für die aktuelle offene Periode.
Workday berechnet die Periodenaktivität basierend auf geladenen Endsalden nicht neu.
Workday behält nur den Namen der CSV-Datei bei, die Sie hochgeladen haben, speichert die Datei jedoch nicht. Workday geht davon aus, dass Ihr externer ERP-Endpunkt weiterhin als Datensatzsystem für Ihre Nicht-Workday-Entität zu Auditzwecken dient.
Wenn Sie Konsolidierungsdaten in einer offenen Periode für dasselbe Unternehmen, denselben Buchcode und dasselbe Buchungsdatum (oder dieselbe Gruppierungsdimension) neu laden, beachten Sie die folgenden Statuswerte für die Konsolidierungsdaten:
Status der Konsolidierungsdaten
Beschreibung
Genehmigt
Ein Buchungsjournal wurde gebucht und diesen Daten zugeordnet. Workday bricht die vorherigen Konsolidierungsdaten mit derselben Gruppierungsdimension, einschließlich aller Journale, ab und ersetzt sie durch die neuen Konsolidierungsdaten.
Ersetzt
Workday hat diese Daten durch nachfolgende Konsolidierungsdaten mit derselben Gruppierungsdimension ersetzt. Das zugehörige Journal wurde abgebrochen.
Entwurf
Diesen Daten ist kein Buchungsjournal zugeordnet. Daher bricht Workday die vorherigen Konsolidierungsdaten nicht ab. Sie müssen die Konsolidierungsdaten manuell abbrechen, indem Sie auf
Abbrechen
 klicken.
Wenn Sie die Konsolidierungsdaten für dieselbe Gruppierungsdimension erneut übermitteln möchten, müssen Sie die gesamte zusammengefasste Periodenaktivität der Saldenbilanz neu laden. Laden Sie keine inkrementellen Anpassungsjournaleingaben.
  1. (Optional) Erstellen Sie basierend auf Ihren Anforderungen benutzerdefinierte Validierungen, um Transaktionsprobleme zu identifizieren, die eine sorgfältigere Prüfung oder weitere Aktionen erfordern. Beispiel: Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Validierung, um sicherzustellen, dass Workday bei jeder Aktualisierung einer Position mit der Aufgabe
    Konsolidierungsdaten korrigieren
     ein Positionsmemo für Audit-Trail-Zwecke erstellt. Siehe Schritte: Benutzerdefinierte Validierungen einrichten.
    Sie können diese Validierungen in Buchungsjournalen gemeinsam nutzen, solange die Felder an beiden Stellen vorhanden sind.
    Eine Liste der von Workday während des Integrationsereignisses und vor dem Laden der Konsolidierungsdaten bereitgestellten Validierungen finden Sie unter „Consolidation Data Capture Validations“ in der Community.
  2. Öffnen Sie den Bericht
    Konsolidierungsdaten-Hub
    .
  3. Klicken Sie auf
    Hochladen
    .
  4. Bei der Bearbeitung der Aufgabe auf der Seite
    Konsolidierungsdaten hochladen
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option
    Beschreibung
    Quellsystemintegration
    Wählen Sie den Namen der auszuführenden Integration aus. Sie haben in der Setup-Aufgabe
    Quellsystem-Integrationssystem-Mappings verwalten
     einen Integrationsnamen zugewiesen.
    Automatisch übermitteln
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Workday den Geschäftsprozess für fehlerfreie Konsolidierungsdaten automatisch initiieren soll.
    Wenn Ihre Mapping-Regeln widersprüchliche Ausgabewerte ergeben, geschieht in Workday Folgendes:
    • Das Mapping-Ergebnis wird nicht ausgefüllt.
    • Eine Warnung wird angezeigt.
    • Die Daten werden nicht automatisch übermittelt, auch wenn Sie
      Automatisch übermitteln
       aktivieren.
    Anhänge
    Verwenden Sie die Option
    Dateien hier ablegen
     oder
    Dateien auswählen
    , um die Konsolidierungsdatendateien hinzuzufügen.
    Sie können nur Dateien laden, die auf einem von Workday definierten Dateiformat basieren. Siehe: Referenz: Konsolidierungsdaten – CSV-Dateiformat für eingehende Integration.
  5. Bestätigen Sie, dass die Konsolidierungsdatendateien erfolgreich geladen wurden, und klicken Sie dann auf
    OK
    .
  6. Klicken Sie im Bericht
    Konsolidierungsdaten-Hub
     auf
    Aktualisieren
    , um zu bestätigen, dass das Integrationsereignis erfolgreich abgeschlossen wurde.
    Sobald die Integrationsereignisse erfolgreich abgeschlossen wurden, ersetzt Workday das Register
    Verarbeitung
     im Grid
    Integrationsereignisse (Letzte 30 Tage)
     durch das Register
    Abgeschlossen
    , wenn keine Integrationsfehler aufgetreten sind.
    Der Bericht
    Konsolidierungsdaten-Hub
     zeigt Details zu den Konsolidierungsdaten in den folgenden beiden Grids an:
    • Konsolidierungsdaten (Dieses Grid zeigt standardmäßig Konsolidierungsdaten für die aktuelle offene Periode an. Sie können diese Ansicht über die Werteliste für die Suche anpassen).
    • Integrationsereignisse (Letzte 30 Tage)
  7. Prüfen Sie im Grid
    Konsolidierungsdaten
     die Details aller hochgeladenen Konsolidierungsdaten, z. B.:
    Option
    Beschreibung
    Unternehmen
    Name des Unternehmens, in dem sich die Konsolidierungsdaten befinden.
    Quellsystem
    Der Name des externen ERP-Endpunkts.
    Status
    Gibt die folgenden Statuswerte jeder Konsolidierungsdatendatei an:
    • „Genehmigt“: Sie haben die Konsolidierungsdaten genehmigt und Buchungen generiert.
    • „Entwurf“: Sie haben die Konsolidierungsdaten erfolgreich geladen, sie aber noch nicht zur Genehmigung übermittelt. Möglicherweise liegen Fehler/Warnungen vor, die Ihre Beachtung erfordern, bevor die Daten durch den Geschäftsprozess übermittelt werden.
    • „Abgebrochen“: Sie haben die Konsolidierungsdaten über die Schaltfläche „Abbrechen“ abgebrochen.
    • „Ersetzt“: Sie haben eine Datei erneut übermittelt, die dieselbe Gruppierungsdimension enthält:
      • Der Status der Konsolidierungsdaten, die ersetzt werden, ändert sich von
        Genehmigt
         in
        Ersetzt
        .
      • Das zugehörige Journal hat den Status
        Abgebrochen
        .
    • „Fehler“: Sie haben die Konsolidierungsdaten erfolgreich zur Genehmigung übermittelt, doch bei Abschluss des Geschäftsprozesses erstellt Workday ein Fehlerjournal. Wenn Sie den Fehler nicht beheben können, wenden Sie sich an Ihren Workday-Kundensupport, um weitere Hilfe zu erhalten.
    • „Übermittelt“: Sie haben die Daten mit dem Geschäftsprozess
      Journalerstellungsereignis für Konsolidierungsdaten
       zur Genehmigung übermittelt.
    Fehler
    Gibt die Anzahl der Fehler in den Konsolidierungsdaten an.
    Sie können auf die Zahl klicken, um Details zu den Fehlern anzuzeigen.
    Journal
    Journal, das Workday nach Genehmigung der Konsolidierungsdaten erstellt.
    Sie können auf das Journal klicken, um einen Drilldown zu den Details des Journals durchzuführen.
  8. Klicken Sie auf
    Anzeigen
    , um die Details der von Ihnen hochgeladenen Konsolidierungsdaten zu prüfen.
    1. Aktivieren Sie
      Nur aktualisierte Positionen
      , wenn Sie nur aktualisierte Positionen für Hauptbuch-Konten und Worktags anzeigen möchten, die Sie zuvor korrigiert haben.
    2. Klicken Sie auf
      OK
      .
      Workday zeigt Informationen zu den Konsolidierungsdaten an, z. B.:
      • Gemappte und aktuelle Hauptbuch-Konten
      • Transaktions- und Hauptbuch-Währung
      • Transaktions- und Hauptbuch-Beträge
      • Gemappte und aktuelle Worktags
      • Mapping-Ergebnisse
      • Name des Benutzers, der die Daten zuletzt aktualisiert hat, und die Minute der letzten Aktualisierung
  9. Klicken Sie auf
    Korrigieren
    , um Fehler in den Konsolidierungsdaten zu korrigieren. Nachdem Sie die Fehler korrigiert haben, können Sie die Konsolidierungsdaten zur Genehmigung übermitteln.
  10. (Optional) Klicken Sie auf
    Abbrechen
    , um die Konsolidierungsdaten abzubrechen. Sie können nur Konsolidierungsdaten abbrechen, die sich im Status
    Entwurf
     befinden.
  11. Prüfen Sie die vier Register im Grid
    Integrationsereignisse (Letzte 30 Tage)
    .
    • Auf dem Register
      Verarbeitung
       werden Details des Integrationsereignisses angezeigt, das Workday noch abschließt.
    • Das Register 
      Abgeschlossen
       zeigt Details zu jedem abgeschlossenen Integrationsereignis an, z. B.:
    Option
    Beschreibung
    Integrationsereignis
    Instanz des Integrationsereignisses.
    Sie können auf die Instanz klicken, um einen Drilldown zu den Details des Ereignisses durchzuführen.
    Diagnose - Audit - Download-URL
    Instanz zur Diagnosedatei.
    Klicken Sie zur Diagnose von Dateifehlern auf die URL und dann auf die Schaltfläche „+“, um die Auswahl zu erweitern.
    Der Diagnose-Audit-Download bietet eine Zusammenfassung der Integration und zeigt dateibezogene Fehler an, falls vorhanden.
    Integrationsmeldungen
    Integrationsmeldungen zeigen Integrationsfehler an.
    Wenn Sie nach dem Hochladen der Datei nicht alle Fehler beheben können, empfiehlt Workday, dass Sie sich an Ihren Systemadministrator wenden.
    Konsolidierungsdaten anzeigen
    Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, um folgende Aktionen auszuführen:
    • Details zu den Konsolidierungsdaten anzeigen
    • In Excel exportieren
    • In PDF exportieren
    • Das Register
      Unvollständig
       zeigt Details zu jedem Integrationsereignis an, das aufgrund von Fehlern Konsolidierungssätze erstellt. Es werden z. B. folgende Informationen angezeigt:
    Option
    Beschreibung
    Integrationsereignis
    Instanz des Integrationsereignisses.
    Sie können auf die Instanz klicken, um einen Drilldown zu den Details des Ereignisses durchzuführen.
    Diagnose - Audit - Download-URL
    Instanz zur Diagnosedatei.
    Klicken Sie zur Diagnose von Dateifehlern auf die URL und dann auf die Schaltfläche „+“, um die Auswahl zu erweitern.
    Diagnose-Audit-Download: Zeigt hauptsächlich dateibezogene Fehler an.
    Integrationsmeldungen
    Integrationsmeldungen zeigen Integrationsfehler an.
    Wenn Sie nach dem Hochladen der Datei nicht alle Fehler beheben können, empfiehlt Workday, dass Sie sich an Ihren Systemadministrator wenden.
    • Das Register
      Fehlgeschlagen
      zeigt Details zu fehlgeschlagenen Integrationsereignissen an, bei denen Workday aufgrund eines Systemfehlers keine Konsolidierungs-Datasets erstellt hat. Es werden z. B. folgende Informationen angezeigt:
    Option
    Beschreibung
    Integrationsereignis
    Instanz des Integrationsereignisses.
    Sie können auf die Instanz klicken, um einen Drilldown zu den Details des Ereignisses durchzuführen.
    Diagnose - Audit - Download-URL
    Instanz zur Diagnosedatei.
    Klicken Sie zur Diagnose von Dateifehlern auf die URL und dann auf die Schaltfläche „+“, um die Auswahl zu erweitern.
    Diagnose-Audit-Download: Zeigt hauptsächlich dateibezogene Fehler an.
    Integrationsmeldungen
    Integrationsmeldungen zeigen Integrationsfehler an.
    Wenn Sie nach dem erneuten Laden der Datei nicht alle Fehler beheben können, empfiehlt Workday, dass Sie sich an Ihren Systemadministrator wenden.