Konzept: Übermittlung von Kundendokumenten

Mit Workday können Sie Dokumente drucken und für Ihre Kunden bereitstellen, wenn Sie Dokumentübermittlungsmethoden, -arten und -empfänger konfigurieren.

Übermittlungsmethoden und -arten

Workday unterstützt die folgenden Methoden zur Dokumentübermittlung, die Sie auswählen können, wenn Sie Übermittlungsarten in der Aufgabe

Dokumentübermittlungsarten verwalten

erstellen:

E-Mail

Integration

Postversand

Workday ordnet die Übermittlungsmethode Postversand
und E-Mail
automatisch den Übermittlungsarten Postversand
bzw. E-Mail
zu. Sie können diese Standardeinstellungen nicht ändern oder deaktivieren. Die Übermittlungsmethode Integration
ist nur für Kundenrechnungen verfügbar.

Dokumentarten

Accounts Receivable Specialists und Inkassomitarbeiter können eine Ad-hoc- oder geplante Übermittlung für folgende Dokumentarten im Kundenprofil konfigurieren:

Mahnung

Kundenrechnung

Kundenauszug

Mahnung

Sie können diese Dokumente je nach Bedarf per Post oder E-Mail übermitteln. Sie können Kundenrechnungen auch externen Integrationssystemen zuordnen.

Die Dokumentart „

Kundenrechnung

“ enthält Kundenrechnungsanpassungen und konsolidierte Kundenrechnungen.

Bevorzugter Kontakt

Wenn Sie Kontaktdaten von Kunden zur

Profilgruppe

Adressen und Kontakte

Kontaktdaten

im Kundenprofil hinzufügen, können Sie durch Aktivieren des Kontrollkästchens Bevorzugt einen bevorzugten Kontakt festlegen. Sie können nur einen bevorzugten Kontakt haben.

Wenn Sie eine bevorzugte E-Mail-Adresse für einen Kunden auswählen, übermittelt Workday automatisch alle Kundendokumente an die bevorzugte E-Mail-Adresse, es sei denn, Sie:

Wählen Sie andere E-Mail-Empfänger für ein bestimmtes Dokument in der Profilgruppe

Dokumentübermittlung

Lassen Sie ein bestimmtes Dokument aus der Werteliste

Verwenden für

aus, wenn Sie die E-Mail-Kontaktdaten von Kunden bearbeiten, während Sie andere Arten von Dokumenten manuell zu dieser Werteliste hinzufügen.

E-Mail-Empfänger

Workday sendet Kundendokumente per E-Mail an Kundenkontakte, basierend auf der Option, die Sie in der Werteliste E-Mail-

Empfänger

in der Profilgruppe

Adressen und Kontakte

Dokumentübermittlung

des Kundenprofils wählen.

Um Kundendokumente per E-Mail an mehrere Empfänger zu senden, müssen Sie Kundenkontakte in der Profilgruppe

Kundenkontakte

einrichten.

Sie können die folgenden Arten von E-Mail-Empfängern für alle Arten von Dokumenten auswählen:

Alle Kontakt-E-Mails des Kunden

Alle Kontakt-E-Mails des übergeordneten Kunden

Alle Kontakt-E-Mails des Zahlung-von-Kunden

Bevorzugte E-Mail des Kunden

Bevorzugte E-Mail des übergeordneten Kunden

Bevorzugte E-Mail des Zahlung-von-Kunden

Sie können die folgenden Arten von E-Mail-Empfängern für bestimmte Kundendokumente auswählen:

Option	Beschreibung
Kontakt-E-Mails des Rechnung-an-Kunden auf Rechnung Kontakt-E-Mails für Rechnungen	Wählen Sie diese Option für Kundenrechnungen.
Kontakt-E-Mails des Rechnung-an-Kunden auf Rechnung Kontakt-E-Mails für Mahnungen	Wählen Sie diese Option für Mahnungen.
Kontakt-E-Mails für Auszüge	Wählen Sie diese Option für Kundenauszüge.
Kontakt-E-Mails für Mahnungen	Wählen Sie diese Option für Mahnungen.

Referenz: E-Mail-Empfänger für Dokumentübermittlung