Überlegungen zum Setup: Asset-Buchungen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und der Verwendung von Asset-Büchern dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit Asset-Büchern können Sie Assets verfolgen und buchen.
Vorteile und Nutzen
- Sie können Asset-Bücher so einrichten, dass buchhalterische Behandlungen und Abschreibungsprofile für Assets automatisch vorgegeben werden, und auf diese Weise die manuelle Dateneingabe reduzieren.
- Sie können dasselbe Asset in mehreren Büchern erfassen und Berichte dazu erstellen, sodass Sie mehrere Buchhaltungsstandards erfüllen können.
Anwendungsfälle
Ihre Organisation muss eine Richtlinie oder einen Standard für die Buchhaltung erfüllen. Sie können Folgendes einrichten:
- Ein Buchhaltungsbuch für Assets, um die Buchhaltung für Ihre Assets zu verfolgen und zu generieren.
- Mehrere Nicht-Buchhaltungsbücher, um Ihre Assets für Steuerzwecke zu verfolgen.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie viele Asset-Bücher benötigen Sie, um Buchungen zu generieren? | Um mehrere Buchhaltungsbücher zu verwenden, müssen Sie zunächst die Asset-Multibook-Buchhaltung aktivieren.
Sie können die Buchhaltung von Multibook-Assets nicht deaktivieren, nachdem Sie sie aktiviert haben. Workday lädt die buchhalterische Behandlung und die Abschreibungsprofile für Assets aus Asset-Buchregeln. Assets können je nach Buch unterschiedliche Abschreibungsbehandlungen und -profile haben. Sie können die buchhalterische Behandlung und das Abschreibungsprofil für Assets im primären Asset-Buch ändern, wenn Sie Asset-Buchhaltungsinformationen zuweisen. Um die Kosten- und Abschreibungsinformationen zu Assets in nicht primären Asset-Büchern zu ändern, können Sie den Webservice Update Asset Book Configuration verwenden, nachdem Sie Assets registriert haben.Wenn Sie von einem einzelnen Asset-Buch zu mehreren Büchern migrieren, erstellen Sie manuelle Journale, um Hauptbuch-Konto-Eröffnungssalden aus dem allgemeinen Buchcode in die Anpassungsbuchcodes zu verschieben. |
Wann möchten Sie Ihre Assets in Betrieb nehmen? | Sie können Ihre Abschreibungsprofile so einrichten, dass Assets wie folgt in Betrieb genommen werden:
Assets können in bestimmten Asset-Büchern in Betrieb genommen werden. Beispiel: Ein Asset wird in einem Asset-Buch als Aufwand gebucht und ist in einem anderen Buch abschreibbar. |
Welche Rollen in Ihrem Unternehmen benötigen Zugriff auf Asset-Bücher? | Sie können Domänen Sicherheitsrollen zuweisen, die Zugriff auf Buchhaltungsbücher, Nicht-Buchhaltungs-Bücher oder beides gewähren. Sie können auch Rollen wie Tax Managers Zugriff auf Ihre Steuerbücher gewähren. |
Können Sie ein vorhandenes Asset-Buch verwenden, um neue Asset-Bücher neu zu erstellen? | Wenn Sie ein Asset-Buch zu einem Unternehmen mit Assets hinzufügen, können Sie Asset-Informationen aus dem vorhandenen Buch in das neue kopieren. Der Geschäftskalender des neuen Asset-Buchs sollte für alle von Ihnen kopierten Kostenaktivitäten Geschäftsperioden vom frühesten bis zum letzten Gültigkeitsdatum haben. Das Startdatum der Abschreibung für ein Asset ist das früheste Transaktionsgültigkeitsdatum für das Asset. |
Verwendet Ihr Unternehmen unterschiedliche lokale und funktionale Währungen? | Um Assets unabhängig in Ihrer lokalen und funktionalen Währung zu registrieren, zu verfolgen und abzuschreiben, können Sie die Asset-Multibook-Buchhaltung aktivieren und eine alternative Hauptbuch-Währung konfigurieren. Siehe Konzept: Alternative Hauptbuch-Währung in Assets. |
Empfehlungen
- Konsolidieren Sie die Asset-Bücher in Ihrer gesamten Organisation. Wenn Sie Assets zwischen zwei Unternehmen transferieren, sollten beide Unternehmen dieselben Asset-Bücher haben.
- Wenn Sie Assets in mehreren Büchern bilanzieren, nehmen Sie sie bei der Anschaffung in Betrieb, um das gleiche Datum in Ihren Abschreibungsprofilen zu verwalten.
Anforderungen
- Richten Sie Ausgabenkategorien ein, um Ihre Assets zu klassifizieren. Ausgabenkategorien steuern die Buchhaltung, mit der das Asset auf das entsprechende Hauptbuch-Konto gebucht wird.
- Richten Sie Asset-Buchregeln ein, um zu bestimmen, welche buchhalterische Behandlung und welches Abschreibungsprofil Workday auf ein Asset anwendet.
Einschränkungen
Workday bietet folgende Möglichkeiten nicht:
- Poolen Sie Projekt-Assets oder Assets, die Sie erstellen, wenn Sie Projekttransaktionen bilanziell aktivieren.
- Verfolgen Sie Assets mit unterschiedlichen Mengen nach Buch.
- Registrieren Sie Assets in sekundären Büchern, aber nicht im primären Buch.
- Transferieren Sie Assets zwischen Unternehmen mit unterschiedlichen Basiswährungen. Sie können für Assets im Quellunternehmen einen Abgang durchführen und diese im Zielunternehmen registrieren.
Mandanten-Setup
Aktivieren Sie die Asset-Buchhaltung für mehrere Bücher mit der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
und weisen Sie Ihren Asset-Buchhaltungsbüchern Buchcodes zu.Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Set Up: Business Asset Accounting im funktionalen Bereich „Business Asset Accounting“ | Ermöglicht die Verwaltung von Asset-Buchregeln und Abschreibungsprofilen. |
Set Up: Company Asset Books im funktionalen Bereich „Business Asset Accounting“ | Ermöglicht das Mapping von Asset-Büchern und Unternehmen. |
Set Up: Accounting Rules im funktionalen Bereich „Common Financial Management“ | Ermöglicht das Einrichten von Kontierungsregeln. |
Set Up: Ledger and Book im funktionalen Bereich „Common Financial Management“ | Ermöglicht das Einrichten von Buchcodes und Büchern für die Asset-Buchhaltung. |
Set Up: Spend Categories im funktionalen Bereich „Common Financial Management“ | Ermöglicht die Verwaltung von Ausgabenkategorien. |
Set Up: Tenant Setup - Tenant Analyzer im funktionalen Bereich „System“. | Ermöglicht das Ausführen des Berichts Mandantenanalyse . |
Geschäftsprozesse
Keine Auswirkungen.
Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Bilanziell aktivierbare Assets ohne zugewiesene Buchhaltungsinformationen
| Identifizieren Sie abschreibbare und nicht abschreibbare, bilanziell aktivierbare Assets ohne zugewiesene Asset-Buchhaltung. Sie müssen Buchhaltungsinformationen zuweisen, damit Workday Assets zu einem Unternehmens-Asset-Buch hinzufügen kann. |
Tenant Analyzer
| Wählen Sie das Register Validierungen in der Profilgruppe „ Financials “, um Ihre Mandantenkonfiguration der Asset-Bücher anhand der Empfehlungen von Workday zu verifizieren. |
Asset-Bücher anzeigen
| Hiermit haben Sie folgende Möglichkeiten:
|
Unternehmens-Asset-Bücher anzeigen
| Hiermit haben Sie folgende Möglichkeiten:
|
Workday-Standardberichte öffnen
und die Berichtskategorien Assets
und Assets
einrichten auswählen, um Details zu Standardberichten für Assets anzuzeigen.Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Get Asset Book Rules
| Sie können diesen Webservice verwenden, um Asset-Buchregeln über den EIB (Enterprise Interface Builder) abzurufen. |
Get Asset Depreciation Schedules
| Sie können diesen Webservice verwenden, um Abschreibungszeitpläne über den EIB abzurufen. |
Get Asset Pooling Rules
| Sie können diesen Webservice verwenden, um Asset-Poolregeln über den EIB abzurufen. |
Put Asset Book Rules
| Sie können diesen Webservice verwenden, um Asset-Buchregeln über den EIB zu aktualisieren. |
Put Asset Pooling Rules
| Sie können diesen Webservice verwenden, um Asset-Poolregeln über den EIB zu aktualisieren. |
Asset registrieren
| Wenn Sie Assets bei diesem Webservice registrieren, registriert Workday Assets im primären Asset-Buch mit den von Ihnen angegebenen Details. Anschließend registriert Workday Assets in nicht primären Asset-Büchern mit folgenden Elementen:
Workday generiert keine Buchungen. |
Update Asset Book Configuration
| Sie können diesen Webservice verwenden, um sekundäre Asset-Bücher hinzuzufügen oder Asset-Buch-Konfigurationsdetails für Assets zu aktualisieren. Beispiele:
|
Bulk Import Asset Book Configuration
| Sie können diesen Webservice verwenden, um sekundäre Asset-Bücher hinzuzufügen oder Massenaktualisierungen von Asset-Buch-Konfigurationsdetails für Assets durchzuführen. |
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Kontierungsregeln | Sie können Kontierungsregeln einrichten, um zu steuern, wo Transaktionsjournale in den Hauptbuch-Konten Ihres Unternehmens gebucht werden. |
Asset-Poolregeln | Sie können Regeln für Assets erstellen, die Sie in einem Pool zusammenfassen. |
Sonderabschreibungsregeln | Sie können Regeln einrichten, um eine Sonderabschreibung auf Assets in Ihren Nicht-Buchhaltungsbüchern anzuwenden. |
Beschränkungen für Unternehmens-Asset-Buch | Sie können Assets bestimmten Asset-Büchern zuweisen oder auf diese beschränken, basierend auf folgenden Elementen:
|
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.