Fakturierbare Transaktionen für Kostenerstattung verwalten
- Konfigurieren Sie die Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten im Unternehmen, um Datumsangaben der Zuwendungsposition für Zuwendungskosten zu ignorieren. Siehe: Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten einrichten.
- Aktivieren Sie eine Fakturierung außerhalb der Positionen für das Unternehmen. Siehe: Konfigurationen für das Fördermittelmanagement einrichten.
- Erfassen Sie Ausgaben für die Kostenerstattung, deren Budgetdatum außerhalb der Daten in Ihren Zuwendungspositionen liegt.
- Sicherheit:Domäne Process: Award Billingim funktionalen Bereich „Grants Management“.
Sie können erstattungsfähige Ausgaben prüfen, die Sie außerhalb der Datumsangaben in Ihren Zuwendungspositionen buchen, und sie als fakturierbar festlegen, indem Sie ihren Status von
Prüfung für Datum der Zuwendungsposition anstehend
in Bereit zur Fakturierung
ändern. Beispiel: Sie machen auswählbare Ausgaben vor Zuwendung fakturierbar, damit Sie Sponsoren eine Rechnung stellen können. Wenn Sie Positionen fakturierbar machen, ändert Workday das Budgetdatum für Transaktionen nicht automatisch.
Positionen, die Sie mit der Aufgabe fakturierbar machen, werden zurück zu
Prüfung des Zuwendungspositionsdatums anstehend
gesetzt, wenn Sie:
- Ändern Sie den Fakturierungszeitplan oder das Datum der Zuwendungsposition, bevor Sie Sponsorrechnungen erstellen.
- Brechen Sie Rechnungen ab, die Sie aus den Positionen erstellen.
- Öffnen Sie die AufgabeFakturierbare Transaktionen für Kostenerstattung verwalten.
- Wählen Sie im SchrittFakturierbare Transaktionen für Kostenerstattung verwalten - Zusammenfassungdie Fakturierungszeitpläne aus, die Transaktionen enthalten, die Sie prüfen möchten.In diesem Schritt können Sie anzeigen, welche Zuwendungen Transaktionen enthalten, die geprüft werden müssen, gruppiert nach Fakturierungszeitplänen.
- Wählen Sie im SchrittFakturierbare Transaktionen für Kostenerstattung verwaltendie Transaktionen aus, die Sie als fakturierbar machen möchten.
- Wenden Sie den FakturierungsstatusBereit zur Fakturierungauf die ausgewählten Transaktionen an.
- Sie können entweder den StatusBereit zur Fakturierungauf alle Transaktionen anwenden, die Sie mit der SchaltflächeAnwendenim AbschnittVerwaltenauswählen, oder den neuen Fakturierungsstatus auf einzelne Transaktionen aus dem Grid anwenden.
- Wenn Sie im AbschnittVerwaltenauf Anwendenklicken, wendet Workday den neuen Status auf alle Ausgaben an, die Sie im Grid auswählen, einschließlich Transaktionen, die aufgrund eines aktiven Filters im Grid nicht angezeigt werden.
- Workday wendet den neuen Status an, indem Sie aufOKklicken. Wenn Sie zurück zum SchrittFakturierbare Transaktionen für Kostenerstattung verwalten - Zusammenfassungnavigieren, ohne sie zu übermitteln, speichert Workday Ihre Änderungen nicht.
- Wenn Sie Direktausgaben auswählen, wählt Workday automatisch die entsprechenden indirekten Kosten aus, damit sie zusammen fakturierbar sind. Für Entgeltausgaben können Sie die Gehalts- und Nebenleistungstransaktionen separat auswählen.
Wenn Sie das Register
Zusammenfassung der Zuwendungspositionen
in der Zuwendung öffnen, werden die Ausgaben jetzt im Drilldown-Bericht in den Spalten „Kostenerstattung - Geplant“, „In Bearbeitung“ und „Bereit zur Fakturierung
“ angezeigt.Mit dieser Aufgabe können Sie den Status von
Bereit zur Fakturierung
nicht zurück in Prüfung für Datum der Zuwendungsposition
anstehend ändern. Um zu verhindern, dass für erstattungsfähige Transaktionen, die Sie versehentlich als fakturierbar markiert haben, an Sponsoren fakturiert wird, können Sie den Fakturierungsstatus für die Transaktionen sperren. Siehe: Schritte: Zuwendungsfakturierung und Sponsorenzahlungen verwalten.