Laden Sie Konsolidierungsdaten in Workday in AP&C

Administrator Guide

Richten Sie die Konsolidierungsdatenerfassung ein. Siehe: Schritte: Konsolidierungsdatenerfassung in AP&C einrichten.

Für neue Entitäten auf externen ERP-Endpunkten können Sie den Webservice Put Beginning Balance Journal
oder Import Beginning Balance Journal
verwenden, um Anfangssalden in Workday zu laden.

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Journalerstellungsereignis für Konsolidierungsdaten
.

Siehe: Schritte: Geschäftsprozessdefinitionen konfigurieren.

Sicherheit: Process: Data Capture
im funktionalen Bereich „Advanced Close and Consolidation“.

Sie können Konsolidierungsdaten in Adaptive Planning and Consolidation (AP&C) manuell oder über eine Dokumentabrufservice-Verbindung (z. B. Secure File Transfer Protocol (SFTP)) laden.

Laden Sie nur die Periodenaktivität für die aktuelle offene Periode.

Workday berechnet die Periodenaktivität basierend auf geladenen Endsalden nicht neu.

Workday behält nur den Namen der CSV-Datei bei, die Sie hochgeladen haben, speichert die Datei jedoch nicht. Workday geht davon aus, dass Ihr externer ERP-Endpunkt weiterhin als Datensatzsystem für Ihre Nicht-Workday-Entität zu Auditzwecken dient.

Wenn Sie Konsolidierungsdaten in einer offenen Periode für dasselbe Unternehmen, denselben Buchcode und dasselbe Buchungsdatum (oder dieselbe Gruppierungsdimension) neu laden, beachten Sie die folgenden Statuswerte für die Konsolidierungsdaten:

Status der Konsolidierungsdaten	Beschreibung
Genehmigt	Ein Buchungsjournal wurde gebucht und diesen Daten zugeordnet. Workday bricht die vorherigen Konsolidierungsdaten mit derselben Gruppierungsdimension, einschließlich aller Journale, ab und ersetzt sie durch die neuen Konsolidierungsdaten.
Ersetzt	Workday hat diese Daten durch nachfolgende Konsolidierungsdaten mit derselben Gruppierungsdimension ersetzt. Das zugehörige Journal wurde abgebrochen.
Entwurf	Diesen Daten ist kein Buchungsjournal zugeordnet. Daher bricht Workday die vorherigen Konsolidierungsdaten nicht ab. Sie müssen die Konsolidierungsdaten manuell abbrechen, indem Sie auf Abbrechen klicken.

Wenn Sie die Konsolidierungsdaten für dieselbe Gruppierungsdimension erneut übermitteln möchten, müssen Sie die gesamte zusammengefasste Periodenaktivität der Saldenbilanz neu laden. Laden Sie keine inkrementellen Anpassungsjournaleingaben.

(Optional) Erstellen Sie basierend auf Ihren Anforderungen benutzerdefinierte Validierungen, um Transaktionsprobleme zu identifizieren, die eine sorgfältigere Prüfung oder weitere Aktionen erfordern. Beispiel: Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Validierung, um sicherzustellen, dass Workday bei jeder Aktualisierung einer Position mit der Aufgabe

Konsolidierungsdaten korrigieren

ein Positionsmemo für Audit-Trail-Zwecke erstellt. Siehe Schritte: Benutzerdefinierte Validierungen in AP&C einrichten.

Sie können diese Validierungen in Buchungsjournalen gemeinsam nutzen, solange die Felder an beiden Stellen vorhanden sind.

Eine Liste der von Workday während des Integrationsereignisses und vor dem Laden der Konsolidierungsdaten bereitgestellten Validierungen finden Sie unter „Consolidation Data Capture Validations“ in der Community.

Öffnen Sie den Bericht

Konsolidierungsdaten-Hub

Klicken Sie auf

Hochladen

Bei der Bearbeitung der Aufgabe auf der Seite

Konsolidierungsdaten hochladen

sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Beschreibung
Quellsystemintegration	Wählen Sie den Namen der auszuführenden Integration aus. Sie haben in der Setup-Aufgabe Quellsystem-Integrationssystem-Mappings verwalten einen Integrationsnamen zugewiesen.
Automatisch übermitteln	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Workday den Geschäftsprozess für fehlerfreie Konsolidierungsdaten automatisch initiieren soll. Wenn Ihre Mapping-Regeln widersprüchliche Ausgabewerte ergeben, geschieht in Workday Folgendes: Das Mapping-Ergebnis wird nicht ausgefüllt. Eine Warnung wird angezeigt. Die Daten werden nicht automatisch übermittelt, auch wenn Sie Automatisch übermitteln aktivieren.
Anhänge	Verwenden Sie die Option Dateien hier ablegen oder Dateien auswählen , um die Konsolidierungsdatendateien hinzuzufügen. Sie können nur Dateien laden, die auf einem von Workday definierten Dateiformat basieren. Siehe: Referenz: Konsolidierungsdaten – CSV-Dateiformat für eingehende Integration in AP&C.

Bestätigen Sie, dass die Konsolidierungsdatendateien erfolgreich geladen wurden, und klicken Sie dann auf

Klicken Sie im Bericht

Konsolidierungsdaten-Hub

auf

Aktualisieren

, um zu bestätigen, dass das Integrationsereignis erfolgreich abgeschlossen wurde.

Sobald die Integrationsereignisse erfolgreich abgeschlossen wurden, ersetzt Workday das Register

Verarbeitung

im Grid

Integrationsereignisse (Letzte 30 Tage)

durch das Register

Abgeschlossen

, wenn keine Integrationsfehler aufgetreten sind.

Der Bericht

Konsolidierungsdaten-Hub

zeigt Details zu den Konsolidierungsdaten in den folgenden beiden Grids an:

Konsolidierungsdaten (Dieses Grid zeigt standardmäßig Konsolidierungsdaten für die aktuelle offene Periode an. Sie können diese Ansicht über die Werteliste für die Suche anpassen).

Integrationsereignisse (Letzte 30 Tage)

Prüfen Sie im Grid

Konsolidierungsdaten

die Details aller hochgeladenen Konsolidierungsdaten, z. B.:

Option	Beschreibung
Unternehmen	Name des Unternehmens, in dem sich die Konsolidierungsdaten befinden.
Quellsystem	Der Name des externen ERP-Endpunkts.
Status	Gibt die folgenden Statuswerte jeder Konsolidierungsdatendatei an: „Genehmigt“: Sie haben die Konsolidierungsdaten genehmigt und Buchungen generiert. „Entwurf“: Sie haben die Konsolidierungsdaten erfolgreich geladen, sie aber noch nicht zur Genehmigung übermittelt. Möglicherweise liegen Fehler/Warnungen vor, die Ihre Beachtung erfordern, bevor die Daten durch den Geschäftsprozess übermittelt werden. „Abgebrochen“: Sie haben die Konsolidierungsdaten über die Schaltfläche „Abbrechen“ abgebrochen. „Ersetzt“: Sie haben eine Datei erneut übermittelt, die dieselbe Gruppierungsdimension enthält: Der Status der Konsolidierungsdaten, die ersetzt werden, ändert sich von Genehmigt in Ersetzt . Das zugehörige Journal hat den Status Abgebrochen . „Fehler“: Sie haben die Konsolidierungsdaten erfolgreich zur Genehmigung übermittelt, doch bei Abschluss des Geschäftsprozesses erstellt Workday ein Fehlerjournal. Wenn Sie den Fehler nicht beheben können, wenden Sie sich an Ihren Workday-Kundensupport, um weitere Hilfe zu erhalten. „Übermittelt“: Sie haben die Daten mit dem Geschäftsprozess Journalerstellungsereignis für Konsolidierungsdaten zur Genehmigung übermittelt.
Fehler	Gibt die Anzahl der Fehler in den Konsolidierungsdaten an. Sie können auf die Zahl klicken, um Details zu den Fehlern anzuzeigen.
Journal	Journal, das Workday nach Genehmigung der Konsolidierungsdaten erstellt. Sie können auf das Journal klicken, um einen Drilldown zu den Details des Journals durchzuführen.

Klicken Sie auf

Anzeigen

, um die Details der von Ihnen hochgeladenen Konsolidierungsdaten zu prüfen.

Aktivieren Sie

Nur aktualisierte Positionen

, wenn Sie nur aktualisierte Positionen für Hauptbuch-Konten und Worktags anzeigen möchten, die Sie zuvor korrigiert haben.

Klicken Sie auf

Workday zeigt Informationen zu den Konsolidierungsdaten an, z. B.:

Gemappte und aktuelle Hauptbuch-Konten

Transaktions- und Hauptbuch-Währung

Transaktions- und Hauptbuch-Beträge

Gemappte und aktuelle Worktags

Mapping-Ergebnisse

Name des Benutzers, der die Daten zuletzt aktualisiert hat, und die Minute der letzten Aktualisierung

Klicken Sie auf

Korrigieren

, um Fehler in den Konsolidierungsdaten zu korrigieren. Nachdem Sie die Fehler korrigiert haben, können Sie die Konsolidierungsdaten zur Genehmigung übermitteln.

(Optional) Klicken Sie auf

Abbrechen

, um die Konsolidierungsdaten abzubrechen. Sie können nur Konsolidierungsdaten abbrechen, die sich im Status Entwurf
befinden.

Prüfen Sie die vier Register im Grid

Integrationsereignisse (Letzte 30 Tage)

Auf dem Register

Verarbeitung

werden Details des Integrationsereignisses angezeigt, das Workday noch abschließt.

Das Register

Abgeschlossen

zeigt Details zu jedem abgeschlossenen Integrationsereignis an, z. B.:

Option	Beschreibung
Integrationsereignis	Instanz des Integrationsereignisses. Sie können auf die Instanz klicken, um einen Drilldown zu den Details des Ereignisses durchzuführen.
Diagnose - Audit - Download-URL	Instanz zur Diagnosedatei. Klicken Sie zur Diagnose von Dateifehlern auf die URL und dann auf die Schaltfläche „+“, um die Auswahl zu erweitern. Der Diagnose-Audit-Download bietet eine Zusammenfassung der Integration und zeigt dateibezogene Fehler an, falls vorhanden.
Integrationsmeldungen	Integrationsmeldungen zeigen Integrationsfehler an. Wenn Sie nach dem Hochladen der Datei nicht alle Fehler beheben können, empfiehlt Workday, dass Sie sich an Ihren Systemadministrator wenden.
Konsolidierungsdaten anzeigen	Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, um folgende Aktionen auszuführen: Details zu den Konsolidierungsdaten anzeigen In Excel exportieren In PDF exportieren

Das Register

Unvollständig

zeigt Details zu jedem Integrationsereignis an, das aufgrund von Fehlern Konsolidierungssätze erstellt. Es werden z. B. folgende Informationen angezeigt:

Option	Beschreibung
Integrationsereignis	Instanz des Integrationsereignisses. Sie können auf die Instanz klicken, um einen Drilldown zu den Details des Ereignisses durchzuführen.
Diagnose - Audit - Download-URL	Instanz zur Diagnosedatei. Klicken Sie zur Diagnose von Dateifehlern auf die URL und dann auf die Schaltfläche „+“, um die Auswahl zu erweitern. Diagnose-Audit-Download: Zeigt hauptsächlich dateibezogene Fehler an.
Integrationsmeldungen	Integrationsmeldungen zeigen Integrationsfehler an. Wenn Sie nach dem Hochladen der Datei nicht alle Fehler beheben können, empfiehlt Workday, dass Sie sich an Ihren Systemadministrator wenden.

Das Register

Fehlgeschlagen

zeigt Details zu fehlgeschlagenen Integrationsereignissen an, bei denen Workday aufgrund eines Systemfehlers keine Konsolidierungs-Datasets erstellt hat. Es werden z. B. folgende Informationen angezeigt:

Option	Beschreibung
Integrationsereignis	Instanz des Integrationsereignisses. Sie können auf die Instanz klicken, um einen Drilldown zu den Details des Ereignisses durchzuführen.
Diagnose - Audit - Download-URL	Instanz zur Diagnosedatei. Klicken Sie zur Diagnose von Dateifehlern auf die URL und dann auf die Schaltfläche „+“, um die Auswahl zu erweitern. Diagnose-Audit-Download: Zeigt hauptsächlich dateibezogene Fehler an.
Integrationsmeldungen	Integrationsmeldungen zeigen Integrationsfehler an. Wenn Sie nach dem erneuten Laden der Datei nicht alle Fehler beheben können, empfiehlt Workday, dass Sie sich an Ihren Systemadministrator wenden.

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