Aprovações de fluxo de trabalho

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Pergunta

Você pode fornecer uma visão geral do processo de aprovação do fluxo de trabalho? Além disso, gostaria de saber quem pode aprovar níveis no fluxo de trabalho. É possível alterar o status de vários níveis de uma vez?

Resposta

Estrutura e fluxo de trabalho: Na estrutura organizacional acima, os usuários com acesso ao plano corporativo, 800 OPS e 900 MKTG podem ser aprovadores de fluxo de trabalho. Esses usuários podem alterar o status de vários níveis de uma só vez e receber atualizações de status dos níveis de propriedade deles se as permissões apropriadas estiverem habilitadas.
Permissão de fluxo de trabalho: Para aprovar níveis no fluxo de trabalho, o usuário deve:
Têm acesso a um nível pai (nesta ilustração, os níveis pai são 800 OPS, 900 MKTG, plano corporativo).
Ter a permissão Aprovar níveis
.

Se um usuário tem acesso a um nível pai, mas NÃO tem a permissão Aprovar níveis, ele só pode enviar e fazer recall de níveis. Para aprovar e rejeitar orçamentos, o usuário deve ter a permissão Aprovar níveis.
Alterar status para vários níveis: Um aprovador pode atualizar o status de vários níveis. Por exemplo, o gerente de operações pode aprovar os orçamentos dos departamentos 810 e 840 de uma só vez. Para fazer isso, o aprovador deve seguir estas etapas:
Clique na guia Fluxo de trabalho e realce 800 OPS na árvore.
No painel Status do fluxo de trabalho do nível, clique no botão Aprovar.
Uma janela de diálogo será aberta, solicitando que o usuário verifique se todos os subníveis serão aprovados. Clique em Sim para continuar.
O status muda para Aprovado e Bloqueado para os níveis filho e o nível pai é Bloqueado. Nem todos os usuários podem editar dados nas planilhas, incluindo aprovadores.
Alertas quando os níveis são atualizados: Há uma caixa de seleção disponível em Administração, Definição geral para habilitar alertas de fluxo de trabalho. Para que um usuário receba alertas por e-mail quando os níveis são alterados, as seguintes condições devem ser atendidas:
O e-mail e o fluxo de trabalho devem estar habilitados na instância.
O usuário deve ter um endereço de e-mail válido (que pode ser configurado em Administrador, Editar usuário).

Quando o status de um nível é alterado (o orçamento é enviado para revisão, o proprietário do orçamento cancela o envio etc.), o aprovador recebe uma notificação por e-mail.
Excluir níveis do fluxo de trabalho: Os administradores podem excluir níveis do fluxo de trabalho na estrutura organizacional. Por exemplo, se um nível não está mais ativo no exercício fiscal de 2013 (mas contém valores reais do exercício fiscal de 2010 ao exercício fiscal de 2012), o administrador pode optar por excluir esse nível da exibição na árvore da guia Fluxo de trabalho.

Para fazer isso, o administrador deve localizar o nível na estrutura da organização (Modelagem > Níveis
) e marcar a caixa Excluir do fluxo de trabalho.