Criar planilha de pessoal
Aqui, você encontra orientações sobre a definição de uma planilha de pessoal. Comece com um modelo de planilha modelada para
Pessoal
e, em seguida, personalize-a. Você precisa executar várias tarefas para criar e personalizar a planilha.
Pré-requisitos
Pré-requisitos
- Permissão obrigatória: Acesso a gerenciamento de modelos > Modelo.
- Consulte Criar planilhas modeladas.
Navegação
No menu de navegação, selecione Modelagem
. Criar dimensões de pessoal
Para economizar tempo, é uma boa prática criar as dimensões necessárias para o pessoal antes de começar a trabalhar na planilha. No menu Modelagem, selecione Dimensões
.- Crie dimensões para identificar colaboradores, comoRegiãoouCódigo de cargo. Não é necessário selecionar um tipo de dimensão.
- Crie valores para cada dimensão. Por exemplo, a dimensão chamadaRegiãopode ter valores comoAmérica do Norte,América do SuleÁsia.
Criar nova planilha de pessoal
Nos menus de Modelagem, selecione Planilhas atribuídas a nível.
- Selecione o botãoNova planilha.
- Insira um nome para a planilha.
- Selecione o botão de opçãoCriar nova planilhae escolhaModeladaePessoalnos menus suspensos.
- Insira umprefixo do código da conta e selecionePróximo.
- SelecioneColunas e níveispara visualizar as colunas que já estão incluídas na planilha. Você pode editar, reordenar ou excluí-los conforme desejado. As colunas são Sobrenome (texto), Nome (texto), ID (texto), Nível (coluna obrigatória), Benefícios (seletor de texto), Data de início (data), Data de término (data), Horas/Semana (número), Taxa de remuneração (saldo original) e Por (seletor de texto).
- O modelo de planilha de pessoal inclui contas calculadas. No painel do lado esquerdo, selecioneExibir colunas.
Você pode adicionar essas contas à planilha e modificá-las. A prática recomendada é não alterar essas contas, exceto se você quiser modificar o cálculo de Benefícios. Você pode modificar os Benefícios usando a trilha de navegação para voltar ao Resumo da planilha. Em seguida, selecione
Contas modeladas
.As contas criadas automaticamente são:
- Headcount parcialmonthfraction(ROW.StartDate,ROW.EndDate,this,30)Essa fórmula calcula a parte do mês pela qual um colaborador deve ser remunerado. No mês de admissão (mês da data de início), este provavelmente será um mês parcial.
- Headcountif(month(this) >= month(ROW.StartDate) and (isblank(ROW.EndDate) or month(this) <= month(ROW.EndDate)), 1, 0)Essa fórmula calcula o headcount.
- HorasROW.HrPerWeek*ROW.PartialHeadcountEssa fórmula calcula as horas trabalhadas por mês por um colaborador por hora.
- SalárioROW.PartialHeadcount* if(ROW.per="Hr",ROW.HrPerWeek*(2080)/(480), 1/12) * ROW.PayRateEssa fórmula calcula o salário mensal de um colaborador.
- BenefíciosROW.Salary * if(ROW.Benefits="Yes", (10)/(100), 0)Essa fórmula calcula os benefícios como um percentual dos salários.
A taxa de remuneração é outra conta calculada. Essa conta é associada ao elemento de valor inicial, que está incluído na planilha de pessoal por padrão.
- Taxa de pagamentoif((month(this) > 0) AND ROW.Headcount=1 AND (((month(this) - month(ROW.StartDate) > 1) AND ASSUM.RaiseMonth = 0 AND fiscalmonth(this) = fiscalmonth(ROW.StartDate)) OR (ASSUM.RaiseMonth = Month(this))),ROW.PayRate[time=THIS-1]*ASSUM.RaisePct, 0)Essa fórmula calcula a taxa de remuneração de um colaborador, incluindo quaisquer aumentos planejados. Os usuários podem inserir a taxa de remuneração inicial de cada colaborador. As taxas de remuneração dos meses subsequentes são calculadas com base na taxa do mês anterior e na suposição de aumento.
Revisar e atualizar despesas com benefícios
No modelo de planilha de pessoal, as despesas com benefícios são calculadas como 10% dos salários de todos os colaboradores que recebem benefícios. As opções de benefícios são:- No(valor por padrão para novos colaboradores).
- Yes
Você pode modificar ou excluir este cálculo de benefícios.
Selecione
Benefícios
(no painel central) e revise as opções (no painel direito). Você pode renomear as opções por padrão Sim
e Não
, adicionar novas opções (por exemplo, Período integral
, Meio período
) ou usar as setas do teclado para reorganizar as opções. Quando os usuários adicionam uma nova linha à planilha de pessoal, a primeira opção na lista é o valor por padrão. Essas opções de benefícios são usadas em uma
conta calculada
chamada Benefícios com esta fórmula:ROW.Salary * IF(ROW.BenefitsSelector="Yes", (10)/(100), 0)
Se você modifica as opções de Benefícios, essa fórmula também precisa ser modificada. Por exemplo, se mais opções são adicionadas além do simples
Sim
e Não
, pode ser necessário adicionar uma consulta de valores a esta coluna e atualizar a conta calculada para fazer referência à pesquisa.Modificar os benefícios
- Use a trilha de navegação para voltar ao Resumo da planilha e selecioneColunas e níveis.
- Selecione a colunaBenefíciose atualize os itens do seletor de texto.
Adicione novos itens (por exemplo,
Meio período
ou Canadá
) e edite ou substitua os itens Sim
e Não
existentes.Se algum um dos itens do seletor de texto está em uso na planilha, ele não pode ser excluído ou renomeado.
Adicionar consulta de valores
Você pode usar consultas de valores para converter as informações que os usuários inserem na planilha em valores de conta calculada. Consultas mensais podem ser adicionadas a uma dimensão personalizada ou seletor de texto. Por exemplo, o texto Sim
/Não
para as opções de Benefícios
.Se você edita a planilha para oferecer mais opções de benefícios (diferentes de
Sim
ou Não
), é necessário adicionar uma consulta. Para adicionar uma consulta de valores aos Benefícios:
- SelecioneBenefícios(painel central) e role a tela para baixo atéConsultas de valores(painel direito).
- Expanda Consultas de valores e selecioneAdicionar nova consulta de valores.
- Adicione um nome para a consulta (por exemplo, OpçõesBen).
- Defina suas preferências em Exibir como eCasas decimais.
- SelecioneOKpara adicionar a nova consulta eSalvarpara salvar as alterações na planilha.
- SelecioneBenefícios>Consultas de valorese selecione o ícone de lápis(ao lado deOpçõesBen). É exibida uma página com uma linha para cada opção de Benefícios que você criou (Sim,Nãoe assim por diante).
- Insira os valores desejados (fórmula ou número) para cada opção de Benefícios e clique em Salvar.
Atualizar conta calculada
Depois de criar a consulta, a próxima etapa é modificar a conta calculada Benefícios para incluir a consulta OpçõesBen na fórmula.- Volte ao Resumo da planilha de pessoal. Observe que há um novo link paraConsultas de valoresnessa página. O link aparece porque você adicionou a consulta de valores.
- SelecioneContas modeladas. Quando a página Contas é exibida, selecione a conta calculada deBenefícios.
- Role a tela até Tipo de dados (painel direito).
- Insira uma nova fórmula que multiplica os salários com a nova consulta. Por exemplo:ROW.Salary*ROW.BenChoices
- SelecioneSalvarpara salvar as alterações na planilha.
Você pode modificar as opções na coluna
Por
da mesma forma descrita para a coluna Benefícios
. As opções por padrão são por Ano
e por Hora
. Essas opções Por
são usadas em uma conta calculada chamada Salário
. Se as opções Por
são modificadas, a fórmula da conta Salário
pode precisar ser modificada.Revisar suposições de aumento salarial
O modelo de pessoal já contém duas suposições de planilha, criadas para determinar como os salários e as remunerações dos colaboradores são aumentados automaticamente ao longo do tempo. Você pode modificar ou excluir essas suposições.As suposições não contêm valores, portanto, é necessário que você as atualize para que os salários sejam aumentados automaticamente.
- No Resumo da planilha, selecioneSuposições.
- Você pode inserir suposições de aumento para que fique conforme um dos dois cenários a seguir:
- Cenário 1: todos os colaboradores recebem aumento no mesmo mês, por exemplo, 5% a cada mês de março. Para definir isso, insira o número do mês (neste caso, 3) em todas as células na suposição chamadaMês do aumento. Insira o percentual de aumento em todas as células da suposição chamadaPercentual de aumento.
- Cenário 2: todos os colaboradores recebem aumento no mês de aniversário de tempo de casa. Nesse caso, insira zero no número do mês em todas as células na linha da suposição chamadaMês do aumento. Insira o percentual de aumento em todas as células da suposição chamadaPercentual de aumento.
- Salve.
Você também pode criar a conta calculada com a lógica para que os colaboradores recebam aumento na data de aniversário de tempo de casa.
Como adicionar dimensões personalizadas (opcional)
Dependendo do modelo, pode ser útil incluir dimensões personalizadas na planilha de pessoal. Você pode usar dimensões para classificar e gerar relatórios de dados de headcount. Para adicionar dimensões personalizadas à planilha, siga as etapas abaixo:
- Em Resumo das planilhas, selecioneColunas e níveis.
- SelecioneDimensões(painel esquerdo) para visualizar a lista de dimensões disponíveis para a planilha.
- Uma a uma, selecione as dimensões que quer adicionar (painel direito) e arraste-as para a tela da pasta (painel central). Em Propriedades de dimensão, especifique os Valores da dimensãoa incluir em cada dimensão.
- Para cada dimensão que você quer que os usuários modifiquem no visualizador de planilhas, selecione a dimensão e selecioneEditar dimensão na planilha.
Definir propriedades da planilha
Para definir as propriedades da planilha:- Clique no ícone de engrenagem na barra de ferramentas.
- SelecioneSegurança. Se necessário, selecioneA visualização desta planilha ou de qualquer uma das linhas requer permissão de acesso a detalhes de salário.Isso evita que os usuários da planilha vejam informações relacionadas a salário, a menos que tenham permissão.
- SelecioneConfiguraçõese faça as alterações desejadas. Consulte Definir propriedades da planilha.
- SelecioneOKpara salvar as alterações da propriedade.
- Salve.
Como vincular contas LR a contas modeladas
Os valores nas contas calculadas não são consolidados em Lucros e perdas (P&L) até que seja criado um vínculo para as contas do livro-razão (LR) apropriadas. A conta LR de salários (por exemplo, 7000_01 Salários e remunerações) de cada departamento pode ser preenchida com uma fórmula, vinculando-a às contas calculadas para Salários.Para criar a fórmula que vincula contas LR às contas calculadas para a planilha de pessoal:
- No menu de navegação, selecioneFórmulas.
- Selecione a conta LR de salários que deve exibir os resultados dos cálculos da planilha de pessoal.
- SelecioneDefinir fórmula > Assistente de fórmula.
- Use o Assistente de fórmula para criar uma fórmula que vincule a conta de salários do livro-razão à conta modelada apropriada.
- SelecioneOK.
Insira o headcount por cargo
A planilha de pessoal criada com o modelo não tem o elemento de período temporal. Os usuários não são obrigados a inserir valores em todos os meses do plano em que o headcount estará presente. O usuário especifica os planos por colaborador individual e a data de início, o salário anual ou a taxa por hora de cada colaborador. A planilha de pessoal calcula então todos os valores resultantes nos períodos apropriados.Às vezes, os gestores de orçamento querem planejar grupos de colaboradores admitidos em determinados períodos. Por exemplo, o usuário pode querer planejar a admissão de quatro novos representantes de vendas em janeiro, de mais três em março e assim por diante.
Uma solução para isso é ter planilhas de pessoal separadas para diferentes tipos de plano de headcount. Você pode planejar o headcount existente na planilha de pessoal por pessoa, conforme descrito acima. Em seguida, pode criar uma planilha de pessoal separada para novas admissões futuras por cargo.