Werkstroomgoedkeuringen

Vraag

Antwoord

Structuur en werkstroom

In de bovenstaande organisatiestructuur kunnen gebruikers met toegang tot het bedrijfsplan, 800 OPS en 900 MKTG werkstroomgoedkeurders zijn. Deze gebruikers kunnen de status voor meerdere niveaus tegelijk wijzigen en statusupdates ontvangen van de niveaus waarvan ze eigenaar zijn als de juiste machtigingen zijn ingeschakeld.

Werkstroommachtiging

Om niveaus in Werkstroom goed te keuren, moet de gebruiker:

Toegang hebben tot een bovenliggend niveau (in deze afbeelding zijn de bovenliggende niveaus 800 OPS, 900 MKTG, Bedrijfsplan).
U hebt de
machtiging Niveaus
goedkeuren.

Als een gebruiker toegang heeft tot een bovenliggend niveau, maar niet over de machtiging Niveaus goedkeuren, kan de gebruiker alleen niveaus verzenden en intrekken. De gebruiker moet beschikken over de machtiging Niveaus goedkeuren om budgetten goed te keuren of af te wijzen.

Status wijzigen voor meerdere niveaus

Een goedkeurder kan de status voor meerdere niveaus bijwerken. De Operations-manager kan bijvoorbeeld de budgetten voor afdelingen 810 en 840 in één keer goedkeuren. Hiertoe volgt de goedkeurder deze stappen:

Klik op het tabblad Werkstroom en markeer 800 OPS in de boomstructuur.
Klik in het deelvenster Werkstroomstatus niveau op de knop Goedkeuren.
Er wordt een dialoogvenster geopend waarin de gebruiker wordt gevraagd te controleren of alle subniveaus worden goedgekeurd. Klik op Ja om door te gaan.
De status verandert in Goedgekeurd en Vergrendeld voor de onderliggende niveaus en het bovenliggende niveau wordt Vergrendeld. Niet alle gebruikers kunnen gegevens op bladen bewerken, inclusief goedkeurders.

Meldingen wanneer niveaus worden bijgewerkt

Er is een selectievakje beschikbaar onder Beheer, Algemene instellingen om werkstroommeldingen in te schakelen. Als een gebruiker e-mailmeldingen wil ontvangen wanneer niveaus worden gewijzigd, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

E-mail en Werkstroom moeten in de instance zijn ingeschakeld.
De gebruiker moet een geldig e-mailadres hebben (dat kan worden geconfigureerd onder Beheer, Gebruiker bewerken).

Wanneer de status van een niveau verandert (het budget wordt ter beoordeling verzonden, de budgeteigenaar trekt de verzending terug, enzovoort), ontvangt de goedkeurder een e-mailmelding.

Niveaus uitsluiten van werkstroom

Beheerders kunnen niveaus uitsluiten van Werkstroom in de organisatiestructuur. Als een niveau bijvoorbeeld niet meer actief is in BJ 2013 (maar wel werkelijke waarden van BJ 2010-BJ 2012 bevat), kan de beheerder ervoor kiezen om dit niveau uit te sluiten van weergave in de boomstructuur op het tabblad Werkstroom.

Hiervoor moet de beheerder het niveau in de organisatiestructuur zoeken (

Modellering > Niveaus

) en het selectievakje Uitsluiten van werkstroom inschakelen.