ワークフローの承認
この記事には提案と回避策が含まれています。コンテンツはすべてのユース ケースに対して正確であるとは限らず、また最新リリースのベスト プラクティスを示すものではありません。
質問
ワークフローの承認プロセスの概要を教えてください。また、ワークフローで組織を承認する権限は誰にありますか？また、複数の組織のステータスを一度に変更することはできますか？回答
- 構造とワークフロー
上記の組織構造では、法人プラン、800 OPS、900 MKTG にアクセスできるユーザーをワークフローの承認者にすることができます。これらのユーザーは、複数の組織のステータスを一度に変更し、適切な権限が有効であれば、自分が承認する組織からステータスの更新を受け取ることができます。- ワークフロー権限
- ワークフローで組織を承認するには、ユーザーに以下が必要です。
- 親組織へのアクセス権がある (この図では、親組織は 800 OPS、900 MKTG、Corporate Plan です)。
- "組織を承認"権限を持っています。
ユーザーに親組織へのアクセス権があるものの、"組織を承認" 権限がない場合、ユーザーに送信できるのは組織の送信とリコールのみです。予算を承認および却下するには、ユーザーに "組織を承認" 権限が必要です。 - 複数の組織のステータスの変更
- 承認者が複数のレベルのステータスを更新できます。たとえば、オペレーション マネージャは部門 810 と 840 の予算を一度に承認できます。これを行うには、承認者が以下の手順に従います。
- "ワークフロー" タブをクリックし、ツリー内の "800 OPS" をハイライト表示します。
- "組織ワークフローのステータス" ペインで、"承認" ボタンをクリックします。
- ダイアログ ウィンドウが開き、すべてのサブ組織が承認されることを確認するよう求められます。続行するには "はい" をクリックします。
- 子組織のステータスが "承認済" と "ロック済" に変わり、親組織のステータスが "ロック済" になります。承認者を含むすべてのユーザーがシートのデータを編集できません。
- 組織が更新された場合のアラート
- "管理" の "一般設定" の下にあるチェックボックスを使用して、ワークフローのアラートを有効にできます。組織が変更されたときにユーザーが E メールアラートを受信するには、次の条件が満たされている必要があります。
- インスタンスで E メールとワークフローが有効になっている必要があります。
- ユーザーには有効な E メール アドレスが入力されている必要があります (E メール アドレスは "管理"、"ユーザーを編集" で設定可能)。
組織のステータスが変更されると (予算がレビュー用に送信された、予算所有者が送信をリコールしたなど) 場合、承認者に E メール通知が届きます。 - ワークフローからの組織の除外
- 管理者は組織構造でワークフローから組織を除外できます。たとえば、組織が 2013 会計年度に非アクティブ (ただし、会計年度 2010 ～ 2012 会計年度の実績は含まれている) である場合、管理者は、この組織が "ワークフロー" タブのツリーに表示されないように選択できます。これを行うには、管理者が組織構造内で組織を特定し ("モデリング" > "組織")、"ワークフローから除外" というボックスをオンにする必要があります。