Approvazioni workflow

Questo articolo include suggerimenti e soluzioni alternative. Il contenuto potrebbe non essere accurato per tutti i casi d'uso o rappresentare le procedure ottimali per l'ultima versione.

Domanda

È possibile fornire una panoramica del processo di approvazione del workflow? Inoltre, mi chiedevo chi ha la possibilità di approvare i livelli in Workflow ed è possibile modificare lo stato per più livelli contemporaneamente?

Risposta

Struttura e workflow: Nella struttura organizzativa precedente, gli utenti con accesso al piano aziendale, 800 OPS e 900 MKTG possono essere responsabili dell'approvazione del workflow. Questi utenti possono modificare lo stato di più livelli contemporaneamente e ricevere aggiornamenti di stato dai livelli di cui sono proprietari se le autorizzazioni appropriate sono abilitate.
Autorizzazione workflow: Per approvare i livelli in Workflow, l'utente deve:
Avere accesso a un livello padre (in questa illustrazione i livelli padre sono 800 OPS, 900 MKTG, Piano aziendale).
Disporre dell'autorizzazione Approva livelli
.

Se un utente ha accesso a un livello padre, ma NON dispone dell'autorizzazione Approva livelli, l'utente può solo inoltrare e richiamare i livelli. Per approvare e rifiutare i budget, l'utente deve disporre dell'autorizzazione Approva livelli.
Modifica stato per più livelli: Un responsabile approvazione può aggiornare lo stato per più livelli. Ad esempio, il manager delle operazioni può approvare contemporaneamente i budget per i reparti 810 e 840. A tale scopo, il responsabile dell'approvazione deve attenersi alla seguente procedura:
Fare clic sulla scheda Workflow ed evidenziare 800 OPS nella struttura ad albero.
Nel riquadro Stato workflow livello, fare clic sul pulsante Approva.
Si aprirà una finestra di dialogo in cui si chiede all'utente di verificare che tutti i sottolivelli siano approvati. Fare clic su Sì per continuare.
Lo stato diventa Approvato e Bloccato per i livelli figlio e il livello padre è Bloccato. Tutti gli utenti non possono modificare i dati nei fogli, inclusi i responsabili dell'approvazione.
Avvisi quando i livelli vengono aggiornati: È disponibile una casella di controllo in Amministratore, Configurazione generale per abilitare gli avvisi del workflow. Affinché un utente possa ricevere avvisi e-mail quando i livelli vengono modificati, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
E-mail e Workflow devono essere abilitati nell'istanza.
L'utente deve disporre di un indirizzo e-mail valido (che può essere configurato in Amministratore, Modifica utente).

Quando lo stato di un livello cambia (il budget viene inoltrato per la revisione, il proprietario del budget richiama l'inoltro e così via), il responsabile dell'approvazione riceverà un'e-mail di notifica.
Escludi livelli dal workflow: Gli amministratori possono escludere livelli da Workflow nella struttura organizzativa. Ad esempio, se un livello non è più attivo nell'esercizio 2013 (ma contiene importi effettivi dall'esercizio fiscale 2010 all'esercizio fiscale 2012), l'amministratore può scegliere di escludere tale livello dalla visualizzazione nella struttura ad albero della scheda Workflow.

A tale scopo, l'amministratore deve individuare il livello nella struttura organizzativa (Modellazione > Livelli
) e selezionare la casella Escludi dal workflow.