Étapes : créer des copies de rapports dans le même classeur

Vous pouvez créer des copies d'un rapport à l'aide de l'option Répétition de rapports.

Utilisez les rapports récurrents pour créer plusieurs copies d'un rapport bien formaté et filtrer chaque copie par un élément, tel que des périmètres ou des dimensions sélectionnés. C'est utile pour répondre aux exigences de reporting divisionnaires par rapport aux exigences de reporting globale.

Supposons que vous avez finalisé un rapport de compte de résultat avec un ensemble de

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données. Ce rapport est formaté avec les couleurs et polices de votre entreprise, les formules Excel, les graphiques et les mini graphiques de votre entreprise. Vous êtes prêt à distribuer ce rapport aux responsables des opérations pour le reporting budgétaire par site opérationnel. Les éléments suivants montrent l'ensemble des rapports récurrents obtenus, tel qu'il est indiqué par les noms de feuille de calcul, chaque feuille indiquant les résultats du compte de résultat pour le site désigné :

L'option Rapports récurrents effectue le suivant pendant le processus de copie :

Copie la feuille de calcul et énumère les éléments sélectionnés, en appliquant un élément comme filtre à chaque feuille de calcul.

Actualise automatiquement chaque rapport copié en fonction du filtre, (par exemple par périmètre). Vous avez la possibilité d'actualiser les données ultérieurement.

Les feuilles de calcul sont nommées en fonction d'une convention de dénomination définie par l'utilisateur.

Si le libellé de rapport récurrent a été appliqué, place le libellé d'élément dans le rapport.

Conserve la mise en forme Excel, les styles et les formules.

Conserve toutes les métadonnées (libellés et éléments) appliquées sur la feuille et sélectionnées dans l'onglet Filtre.

Une fois que ces rapports sont créés, ils deviennent des rapports indépendants et vous pouvez les traiter séparément. Elles ne sont pas liées ou associées au rapport d'origine. Pour synchroniser des rapports répétitifs avec les modifications ultérieures du rapport d'origine, supprimez les rapports répétitifs et recréez-les ou traitez-les individuellement.

Préparer le rapport d'origine à copier

Ouvrez le rapport finalisé dans

OfficeConnect

et confirmez que les données et le format souhaités, par exemple :

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données

Mise en forme Excel, telle que la mise en forme conditionnelle, les formules, les logos et les graphiques

(Facultatif) Renommez et raccourcissez le nom de la feuille de calcul. Exemple
:
remplacez le nom de la feuille de calcul du compte de résultat par compte de résultat.

Définir un libellé en fonction du filtre de rapport récurrent

Cette étape est facultative, mais doit être effectuée avant de créer des rapports récurrents.

En utilisant des libellés, vous pouvez renseigner automatiquement les rapports répétitifs avec l'élément associé à chaque rapport. Vous devez définir le libellé avant de spécifier l'élément pour les rapports récurrents. Voir Définir un libellé pour votre rapport pour obtenir des informations d'ordre général sur les libellés.

Sélectionnez l'emplacement de la cellule où vous souhaitez que le libellé s'affiche. Exemple
:
accéder à la cellule A2

Cliquez sur les libellés
dans le menu déroulant
OfficeConnect

onglet.

Sélectionnez Variable système
comme Type de libellé,

{Repeating Report Element}

comme Valeur du type de libellé. Cliquez sur Ajouter une expression
.

Pendant le processus de copie, ce libellé est appliqué à tous les rapports récurrents, mais pas au rapport d'origine.

Définir des critères pour la création de rapports récurrents

Vous pouvez indiquer comment copier un rapport à partir de la boîte de dialogue Répétition de rapports. Les étapes suivantes décrivent comment créer un ensemble de rapports récurrents basés sur les périmètres.

Si l'un de ces types d'élément est déjà utilisé comme filtre dans le rapport, il ne sera pas disponible à la sélection dans cette boîte de dialogue.

Pour actualiser manuellement les données de la feuille de calcul, désélectionnez cette case.

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les données sont effacées de chaque rapport répétitif pendant le processus de copie. C'est une bonne option si vous créez un grand nombre de rapports répétitifs et que vous souhaitez actualiser chaque rapport répétitif individuellement. Utilisez le

Actualiser à partir du

OfficeConnect

onglet pour actualiser manuellement. Voir Renseigner le rapport pour plus d'informations sur l'actualisation.

Dans l'onglet OfficeConnect, cliquez sur

Filtres

et sélectionnez

Rapports répétitifs

. La boîte de dialogue Répétition de rapports s'ouvre.

Sélectionnez le type d'élément et les éléments qui indiquent au processus de copie le nombre d'onglets de la feuille de calcul à créer et leur nom. Pour sélectionner plusieurs éléments de cette liste, faites un clic droit sur l'élément pour afficher un menu contextuel. Choisissez de sélectionner ou d'effacer les descendants ou les enfants ou de développer ou de réduire tout.

Type d'élément : sélectionnez un type d'élément. Ces types : Comptes, Périmètres, Versions, Devise, Attributs (compte, Périmètre et Dimension) et Dimensions sont disponibles comme types à filtrer. Exemple : Choisir des périmètres Si l'un de ces types d'élément est déjà utilisé comme paramètre dans le rapport, il ne sera pas disponible à la sélection dans cette boîte de dialogue.

Éléments sélectionnés : choisissez au moins un élément. Seuls les éléments du type sélectionné apparaissent dans cette liste. Exemple : Choisir États-Unis, Canada, Royaume-Uni depuis le menu Opérations

Définissez le format de dénomination qui modifie le nom de la feuille de calcul pour inclure l'élément du rapport répétitif. Vous pouvez également choisir un délimiteur qui sépare l'élément du nom d'origine de la feuille de calcul. Exemple : Royaume-Uni-P&L ou P&L, Canada. Le nombre maximum de caractères Excel est de 32 ; le nom de la feuille sera tronqué une fois atteint.

Délimiteur : choisissez la virgule, le trait d'union, l'espace, le tiret bas Exemple : choisissez le trait d'union

Format du nom de la feuille : choisissez d'afficher le nom de la feuille ou l'élément en premier en sélectionnant [Sheet Name][delimiter][Element]
ou [Element][delimiter][Sheet Name
]. Exemple : choisissez P&L-[Level}

(Facultatif) L'option Actualiser les feuilles sélectionnée par défaut est renseignée

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Les données de chaque rapport répétitif pendant le processus de copie. Exemple : conservez la valeur par défaut pour actualiser automatiquement les rapports récurrents. Pour actualiser manuellement les données de la feuille ultérieurement, désélectionnez cette case. Cette option est une bonne option si vous créez un grand nombre de rapports répétitifs et que vous souhaitez actualiser chaque rapport répétitif individuellement. Utilisez l'option Actualiser dans le menu :

OfficeConnect

onglet pour actualiser manuellement. Voir Renseigner le rapport pour plus d'informations sur l'actualisation.

Cliquez sur Créer
.