Importer les écritures

Utilisez l'import des écritures comptables lorsque vous voulez télécharger un grand nombre d'écritures.

Les écritures sont utilisées pour ajuster les données chargées ou saisies depuis la source ERP et les systèmes comptables. Elles sont spécifiques à la version, à la période et au périmètre. Elles peuvent être récurrentes selon une date donnée. Elles peuvent aussi être définies pour être automatiquement contrepassées dans l'exercice suivant.

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> Écritures comptables
et cliquez sur Importer
à partir de la page de liste.

Pour créer une nouvelle écriture comptable par import :

Cliquez sur Télécharger le modèle
dans la boîte de dialogue Importer les écritures
.

Renseignez le modèle d'écriture comptable. Voir les instructions du modèle d'import ci-après.

La première ligne de chaque entrée du modèle est une ligne d'en-tête. Chaque colonne de la ligne d'en-tête doit être remplie. Pour les journaux numérotés manuellement, chaque colonne de la ligne d'en-tête doit être remplie. Pour les numéros automatiquement numérotés ou non requis, cette colonne peut être laissée vide. La contrepassation automatique est une colonne facultative du modèle d'import des écritures comptables. Saisissez un "O" dans cette colonne facultative pour activer la contrepassation automatique de l'import des écritures comptables.

Enregistrez le modèle d'import.

Cliquez sur Choisir le fichier
et sélectionnez le modèle d'import enregistré.

Cliquez sur Télécharger
.

Instructions du modèle d'import

Les instructions du modèle d'import apparaissent sur le premier onglet du modèle d'import. Elles comprennent un exemple d'import.

Colonne du modèle	Valeurs possibles	Description
Version des écritures	Le nom de la version des écritures sur laquelle l'écriture sera passée.	Obligatoire. Il correspond au nom de la sous-version de montants réels de l'écriture comptable, tel que "écritures standard" ou "Ajustements IFRS à GAAP".
Numéro de l'écriture	Le numéro d'écriture attribué à cette entrée.	Obligatoire pour les écritures qui permettent la numérotation manuelle. Il n'est pas nécessaire de renseigner ce champ si les écritures comptables de la sous-version ne sont pas numérotées ou si elles le sont automatiquement^{4, 5}.
Périmètre	Le nom du périmètre auquel l'écriture est affectée.	Obligatoire. Le processus d'import a besoin de connaître le périmètre auquel l'écriture sera passée.
Description	La description de l'écriture.	Obligatoire. Une description jusqu'à 256 caractères doit être saisie pour chaque écriture. Chaque ligne d'une écriture spécifique doit avoir la même description².
Date	La date de l'écriture.	Obligatoire. La date doit être au format dd/mm/yy.
Compte	Le code du compte qui sera ajusté par l'entrée.	Obligatoire. Doit correspondre au CODE du compte qui sera ajusté sur cette ligne.
Débit	Le montant qui sera débité sur le compte désigné.	Obligatoire. Correspond au montant du débit à ajuster sur le compte désigné¹.
Crédit	Le montant qui sera crédité sur le compte désigné.	Obligatoire. Correspond au montant du crédit à ajuster sur le compte désigné¹.
Extourne	Si l'écriture doit être contrepassée sur l'exercice suivant, saisir un "O" sur la ligne.	Facultatif. Si la case contient un "O", l'écriture sera contrepassée le premier jour de l'exercice suivant. Si la case est vide, aucune extourne ne sera exécutée³.
Occurrence	Sélectionnez la fréquence de la strate de temps pour l'extourne automatique.	Cette colonne est facultative pour la ligne d'en-tête uniquement. Si cette option est renseignée avec un code de strate de temps différent de celui de la strate de temps feuille, l'extourne automatique aura lieu dans la strate désignée.

Remarques :

¹ Chaque ligne doit contenir un montant au débit ou au crédit. Les lignes ne peuvent ni être vides ni être remplies sur les deux parties à la fois (débit et crédit).

² Si seule la première ligne d'une écriture contient une description, celle-ci s'applique à toutes les lignes.

³ Si seule la première ligne d'une écriture contient un "O", on suppose que chaque ligne de l'écriture sera contrepassée.

⁴ Si ce champ est rempli pour des écritures comptables de sous-versions qui ne sont pas numérotées ou qui le sont de manière automatique, le numéro de l'écriture comptable sera ignoré.

⁵ Numéro d'écriture ignoré : sur le modèle d'import lorsque la numérotation de l'écriture pour la version est Aucune ou Auto.

Règles d'import des écritures comptables

Cette liste vous aidera à éviter les erreurs les plus couramment commises lors de l'import des écritures. Gardez ces règles à l'esprit lorsque vous préparez votre modèle d'import.

Règle
La version des écritures doit être créée en premier.
Le préfixe du numéro d'écriture doit correspondre à la définition de la version des écritures (pour les écritures manuelles uniquement).
Le numéro d'écriture n'est obligatoire que pour les imports dans les versions d'écritures manuelles.
Des valeurs numériques doivent être passées au débit ou au crédit.
Les écritures comptables doivent être équilibrées.
Le compte de GL doit être valide.
Le niveau doit pouvoir accéder au compte GL.
La date doit être comprise dans la période de début et de fin des versions.