Créer des sous-versions d'écritures comptables
Les écritures comptables sont passées dans un type spécial de sous-version qui peut uniquement être mise à jour par le biais des écritures. Cela permet de limiter les ajustements manuels afin d'accepter uniquement les écritures équilibrées tout en les présentant dans la forme familière des écritures de type comptable.
Lorsque vous consultez une version des écritures sur une feuille, vous ne pouvez pas en modifier directement les cellules, car elles sont désactivées. De même, étant donné que les versions des écritures utilisent le même mécanisme de sécurité que d'autres versions, la règle exigeant que toutes les mises à jour de montants réels doivent être effectuées en utilisant des écritures équilibrées peut être appliquée.
Créer des sous-versions d'écritures comptables
Pour créer une sous-version d'écritures comptables, allez dans
Modélisation
> Versions
: - Pour choisir le parent de l'écriture comptable, sélectionnez les montants réels racines ou une quelconque sous-version.
- Dans la barre d'outils, cliquez surCréer nouvelle version des écritures.
- Choisissez la façon dont vous voulez que les écritures soient identifiées :
- Automatique: la séquence de numéros d'identification est automatiquement générée pour chaque nouvelle écriture comptable. Saisissez le Préfixe et le Numéro de départ. Les numéros d'identification sont établis en fonction du numéro de départ.
- Aucun:les nouvelles écritures ne disposeront d'aucun numéro d'identification.
- Manuel: lorsque vous créez l'écriture comptable, vous saisissez le numéro d'identification. Choisissez un préfixe pour les numéros.
- Choisissez le contrôle d'accès pour chaque type d'utilisateur. Si vous masquez la version et que vous l'avez choisie pour la superposition des montants réels sur un plan, toute personne qui peut voir la version de plan peut également voir les données de superposition.
- CochezPiste d'auditpour l'activer ou laissez décoché.
- Enregistrezou annulez.
- Faites glisser la nouvelle version jusqu'à la liste Montants réels uniquement. Elles peuvent également être imbriquées dans des sous-versions de montants réels.
Numérotation des écritures
Vous pouvez configurer les écritures afin qu'elles soient numérotées automatiquement. La numérotation est généralement configurée pendant la création des sous-versions d'écritures, mais elle peut également l'être après.Si vous modifiez une sous-version d'écritures existante pour qu'elle utilise la numérotation, seules les nouvelles entrées créées après la modification seront numérotées. Les écritures existantes ne sont pas numérotées.
Pour configurer la numérotation pour une sous-version d'écritures :
- Accédez àModélisation > Versions.
- Cliquez sur la sous-version d'écritures dans la liste de versions.
- Dans le panneau Détail de la version :
- Cliquez surAutomatiquedans la liste déroulanteNumérotation des écritureset saisissez un préfixe ainsi que le numéro de départ de la numérotation automatique.
- Sinon, cliquez surManuel(le)dans le menu déroulant Numérotation des écritures et saisissez un préfixe.
- Cliquez surEnregistrer.
Une fois que vous avez sélectionné et mis en œuvre une méthode de numérotation des écritures, celle-ci ne peut plus être modifiée. Par exemple, si, dans une version donnée, vous configurez les écritures pour qu'elles soient numérotées automatiquement, vous ne pourrez plus modifier la version pour les numéroter manuellement. Cette limitation a pour but de préserver l'intégrité du format de numérotation utilisé dans la version.