Concept : scénarios
Les scénarios utilisent les versions de base comme point de départ pour créer des scénarios hypothétiques ou pour gérer les modifications apportées à la version de base. Avec ces scénarios, vous pouvez :
- Apporter des modifications proposées aux données des versions de base sans affecter les versions de base.
- Créez des rapports et des graphiques de données de scénario à analyser par rapport à la version de base ou à d’autres versions.
- Partagez vos scénarios avec des collaborateurs qui peuvent contribuer aux changements.
- Renvoyer, mettre au rebut ou approuver les changements d’autres personnes.
- Fusionnez les changements proposés dans la version de base en quelques clics.
Les scénarios fonctionnent bien pour les sociétés et les services qui doivent rédiger et évaluer différents scénarios hypothétiques avant d’entrer leurs chiffres finaux dans la version actuelle.
Versions de base pour des scénarios
Tous les scénarios doivent avoir une version de base. Les versions de base peuvent uniquement être des versions de plans, à l’exception des versions virtuelles. Les nouveaux scénarios contiennent les mêmes données que la version de base jusqu’à ce que vous changiez les données du scénario en entrant des données dans les feuilles. Quand vous dupliquez des scénarios, vous copiez toutes les données modifiées du scénario initial dans le nouveau scénario.
Sélection de scénarios
Après avoir créé des scénarios ou après qu’une personne a partagé des scénarios avec vous, vous pouvez les trouver dans l’invite des versions. La version de base devient développable dans la liste. Les scénarios sont imbriqués dans la version de base. Les scénarios dans la liste de versions ont une icône spéciale.
Codes de scénario
Workday génère des codes pour les scénarios lorsque vous créez le scénario. Pour changer le code, vous pouvez passer la souris sur le scénario dans la liste des scénarios jusqu’à ce que les trois points s’affichent. Cliquez sur les points et sélectionnez
Modifier
. Le code ne doit pas :
- Faites correspondre les codes des scénarios existants ou les noms des versions existantes.
- Dépassent 1 024 caractères.
Données dans les scénarios
Les scénarios conservent les mêmes données que la version de base jusqu’à ce que vous y apportez des modifications aux données du scénario. Les données du scénario sont toujours dynamiques, ce qui signifie que lorsque vous modifiez les données de la version de base, les changements sont conservés dans le scénario. La seule exception à cette règle concerne les cas où vous avez apporté des modifications à la même intersection dans le scénario.
Exemple : lorsque vous créez le scénario, les données sont telles que :
Compte | Janv. 2024 | Février 2024 | Mar 2024 |
|---|---|---|---|
Frais | 10,000 | 12 000 | 8 000 |
Vous apportez des modifications au scénario pour janvier et février, en laissant le mois de mars tel quel dans la version de base :
Compte | Janv. 2024 | Février 2024 | Mar 2024 |
|---|---|---|---|
Frais | 8 000 | 10,000 | 8 000 |
Ensuite, vous ou une autre personne remplace la valeur de mars à 10 000 et celle de janvier à 9 000. Votre scénario change uniquement le mois de mars, car vous avez déjà modifié les valeurs de janv. et de février dans le scénario :
Compte | Janv. 2024 | Février 2024 | Mar 2024 |
|---|---|---|---|
Frais | 8 000 | 10,000 | 10,000 |
De cette façon, vous verrez toujours les dernières données de votre scénario tout en conservant vos changements.
Vous devez utiliser des feuilles pour entrer les données. Dans les feuilles, les cellules s’affichent avec un surbrillance jaune lorsque les données de scénario diffèrent de la version de base.
Pour analyser plus en détail le scénario, vous pouvez créer des rapports et des graphiques pour comparer le scénario à d’autres scénarios, à la version de base ou aux données des chiffres réels.
Vous pouvez afficher ou comparer des scénarios dans les types de rapports suivants :
- Rapport matriciel
- Modèle
Dans les rapports matriciels, vous pouvez ajouter des scénarios :
- Aux rangées ou aux colonnes.
- Comme paramètres de rapport ou filtres.
- À la différence des calculs personnalisés.
Les scénarios que vous appliquez aux rapports s’affichent dans le panneau
Information sur le rapport
. Dans le volet Éléments
du générateur de rapports, les scénarios s’affichent en tant qu’enfants de l’élément de version de base. Lorsque vous ajoutez des scénarios aux rapports, ils s’affichent comme des apparentés. Lorsque vous ajoutez des scénarios parents et enfants aux filtres, seuls les scénarios parents s’affichent. Les dates de début et de fin des scénarios sont fondées sur leur version parent.
Dans les rapports OfficeConnect, les scénarios existants s’affichent comme des enfants de la version de base. Vous pouvez les faire glisser dans le rapport.
Dans Dashboards, vous pouvez sélectionner des scénarios parmi :
- L’invite de la liste déroulante Version de la page principale.
- La liste déroulante des versions du graphique s’affiche dans les paramètres du graphique.
Les graphiques du tableau de bord visualiser les données en fonction des scénarios que vous sélectionnez. Pour les graphiques qui prennent en charge une version de référence et une version de comparaison, vous pouvez sélectionner un scénario dans la liste déroulante de versions de la page principale pour comparer le scénario à la version de base épinglée. Pour configurer la comparaison, sélectionnez la version de base pour la valeur de comparaison et, pour la version de référence, utilisez la valeur par défaut du sélecteur de version.
Les tables de mappage de dimensions sont affichées uniquement lorsque vous sélectionnez un scénario dans la liste déroulante de versions de la page principale.
La page des scénarios
Selon vos autorisations, la page
Scénarios
change et affiche un panneau latéral avec des dossiers pour filtrer votre vue :
- Tous les scénarios: affiche :
- Tous les scénarios des dossiers Personnel, Partagé et Global pour les utilisateurs administrateurs disposant de l’autorisationGérer des scénarios.
- Tous les scénarios des dossiers Personnel et Partagé pour les utilisateurs qui ne sont pas des administrateurs.
- Personnel: affiche les scénarios que vous avez créés. Les scénarios que vous avez partagés sont déplacés vers le dossier Partagé.
- Partagé: affiche les scénarios que vous avez partagés avec d'autres ou que d'autres personnes ont partagés avec vous.
- Global:
- Pour les utilisateurs administrateurs, affiche les scénarios personnels qui sont la propriété d’autres utilisateurs et les scénarios partagés qui ne sont pas leur propriété ou qui sont partagés avec eux. Cela permet à l’administrateur de voir et d’effectuer toutes les actions nécessaires dans tous les scénarios du système.
- Pour les utilisateurs qui ne sont pas des administrateurs, affiche tous les scénarios personnels qui leur appartiennent, ainsi que les scénarios qu’ils ont partagés et qui sont partagés avec eux.
- Fusionné: saisit l’historique des scénarios fusionnés.
Vous pouvez rechercher et trier la liste. Vous pouvez également filtrer la liste par version de base.
Vous pouvez passer la souris sur un scénario jusqu’à ce que trois points verticaux s’affichent. Cliquez sur les points pour ouvrir le menu
Actions
. Le menu comprend les options suivantes :
- Afficher les détails: permet de voir toutes les colonnes. Cette option ne s’affiche que si la fenêtre est tronquée.
- Modifier: disponible uniquement pour les scénarios que vous avez créés. Modifier le nom, le code ou la description. La modification du scénario n’affecte aucun changement aux données dans le scénario. Vous ne pouvez pas modifier la version de base d’un scénario.
- Supprimer: disponible pour les scénarios que vous avez créés ou pour tout scénario lorsque vous avez l’autorisationGérer un scénario.
- Dupliquer: disponible uniquement pour les scénarios que vous avez créés. Faites une copie du scénario. Le scénario dupliqué inclut automatiquement tous les changements de données apportés au scénario initial.
- Télécharger changements: disponible avec l'autorisationTélécharger changements de scénarios. Pour passer en revue les modifications détaillées que vous avez apportées au scénario avant la fusion, téléchargez les modifications dans un fichier Excel.
- Fusionner: disponible uniquement pour les scénarios que vous avez créés et pour les utilisateurs disposant de l’autorisationFusionner des scénarios. Ajoutez les changements que vous avez apportés dans votre scénario à la version de base. Lorsque vous fusionnez, vous supprimez le scénario, car vous déplacez toutes les modifications vers la version de base.
- Partager: disponible pour les scénarios que vous avez créés et vous permet de :
- Sélectionner des utilisateurs individuels et des groupes avec lesquels collaborer.
- Vous pouvez également sélectionner le tableau de bord contenant les données que les collaborateurs peuvent réviser et changer.
- Ajoutez éventuellement une remarque aux collaborateurs avec des instructions ou des détails précis.
- Gérer les soumissions: disponible pour les administrateurs et les propriétaires. Cette option s’affiche uniquement pour les scénarios partagés et affiche la liste des collaborateurs, leurs statuts et les actions applicables. Voir : Gérer la collaboration pour des scénarios partagés.
Maximum de scénarios
Workday prend en charge un maximum de :
- 15 scénarios dans différentes versions pour chaque utilisateur.
- 2 000 feuilles enregistrées par scénario pour tous les utilisateurs qui ont accès au scénario.
- 5 000 scénarios par instance.
Nous vous recommandons de ne pas partager de scénarios avec plus de 50 collaborateurs à la fois.
À partir de la page
Scénarios
, vous pouvez vérifier votre limite de scénarios en cliquant sur le bouton Utilisation de la capacité du scénario
dans la barre d’outils. Votre nombre de scénarios pourrait augmenter parce qu'un administrateur copie tous vos scénarios lorsqu'il a cloné la version de base. Pour éviter de dépasser les maximums :
- Fusionnez ou supprimez fréquemment des scénarios.
- Utilisez les scénarios par rapport aux versions de manière appropriée. Voir : FAQ : Scénarios.
Limites de scénarios
Workday ne prend pas en charge les fonctionnalités suivantes dans les scénarios :
- Nouveau calcul manuel.
- Rapports de piste d’audit. Après avoir fusionné les changements apportés au scénario dans la version de base, vous pouvez exécuter une piste d’audit sur la version de base pour passer en revue les changements résultant de la fusion.
- Importation et exportation de données de scénario avec Concevoir intégrations.
- Importation et exportation manuelles des données de scénarios.
- Planning en tant que source de données pour les scénarios dans Concevoir intégrations.
Vous ne pouvez pas modifier les domaines suivants dans des scénarios, qui sont remplis à partir de la version de base :
- Formules partagées.
- Les taux de change.
- Formules de compte par défaut et remplacements de formules.
- Les tables de recherche de valeurs et de répartition dans les feuilles modélisées.
- Comptes d’indicateur.
- Règles de dimension dérivées de Dashboards.
- Les règles d’affectation.
- Propriétés des métadonnées propres à la version, telles que les disponibilités des versions.