Envoyer des rapports planifiés en pièces jointes
- Dans la page d’administration Configuration générale, sélectionnez les options suivantes pour votre instance :
- Activer les pièces jointes avec notifications planifiées
- (Facultatif)Exiger protection par mot de passe pour les fichiers joints. Si vous sélectionnez cette option, vous devez préciser un mot de passe et partager avec les utilisateurs finaux qui reçoivent les pièces jointes.
- Si vous avez configuré la synchronisation des utilisateurs entre Workday et Adaptive Planning, vous devez également configurer des notifications pour recevoir des courriels avec des pièces jointes. Voir Étapes : définir les notifications Workday.
- Sécurité :
- L’autorisationCréer des calendriers de rapports.
- L’autorisationEnvoyer des pièces jointes aux notifications.
- (Facultatif)Gérez toutes les autorisations liées aux calendriers de rapports.
- Autorisationde téléchargement vers Excel. Les planificateurs et les destinataires ont besoin de cette autorisation.
- Assurez-vous que les destinataires des notifications existent.
Vous pouvez planifier des rapports matriciels et modélisés sous forme de pièces jointes Excel dans les notifications par courriel. Les destinataires peuvent ensuite télécharger le rapport joint à partir de leurs notifications par courriel. Si vous le souhaitez, vous pouvez appliquer une protection par mot de passe à la planification. Les utilisateurs doivent ensuite entrer ce mot de passe pour télécharger la pièce jointe. Si vous appliquez la protection par mot de passe au niveau de l’instance, le champ
Protéger par mot de passe
s’affiche comme obligatoire. Si vous appliquez la protection par mot de passe plus tard, tous les calendriers précédents que vous avez créés sans mot de passe échouent. Vous devez ensuite mettre à jour vos calendriers.Vous pouvez :
- Planifier la distribution de rapports en fonction de l’accès aux données de l’expéditeur ou du destinataire.
- Planifier et distribuer un rapport à plusieurs utilisateurs en utilisant l’accès aux données du destinataire. Chaque destinataire reçoit sa propre tranche du rapport en fonction de son accès.
- Distribuer des rapports en fonction de paramètres ou de dimensions précis.Exemple : vous créez un rapport répétitif dans lequel vous organisez les données à l’aide de niveaux sous forme d’onglets de feuille. Vous vous assurez également que les destinataires du rapport ont accès aux données que vous voulez leur donner. Ensuite, vous planifiez la distribution de ce rapport en fonction de l’accès du destinataire. Dans ce cas, chaque destinataire voit uniquement les données de l’onglet de niveau ou de feuille auquel il a accès.
- SélectionnezRapportsdans le menu principal.
- À partir des dossiersPartagéouFavoris, cliquez sur lemenu Actions(3 points verticaux) pour un rapport matriciel ou modèle et sélectionnezCréer une planification.
- Précisez le détail de la planification comme le nom, la cadence et l’heure. Sélectionnez une date de fin pour faire expirer votre calendrier.
- Pourl'action, sélectionnezEnvoyer rapport en pièce jointeet cliquez surSuivant.
- Précisez les détails de la pièce jointe et enregistrez-le. Effectuez la tâche :
Option Description ÀIndiquez les destinataires (utilisateurs, groupes ou niveaux) pour la notification du rapport planifié.MessageSi vous le souhaitez, précisez un message pour les destinataires.Protection par mot de passeÉtant donné que les utilisateurs peuvent télécharger le rapport Excel, vous pouvez éventuellement préciser un mot de passe pour la pièce jointe. Si vous appliquez la protection par mot de passe au niveau de l’instance, vous devez spécifier un mot de passe. Utilisez un canal distinct tel qu’un courriel pour partager ce mot de passe avec les destinataires.Sortie par défautPar défaut, la sortie est au format Excel pour toutes les notifications planifiées avec pièces jointes.Si un modèle est joint au rapport, vous pouvez sélectionnerModèlecomme sortie par défaut.Règles d'accèsSélectionnezAccès de l’expéditeurpour autoriser les destinataires indiqués à afficher les données du rapport en fonction de l’accès aux données du planificateur.SélectionnezAccès du destinatairepour diviser ou distribuer des rapports en fonction de l’accès aux données du destinataire.ConfirmationConfirmez que vous autorisez les destinataires indiqués à afficher les données du rapport en fonction de l’accès des planificateurs.Inclure l'URL du rapport dynamiqueSélectionnez l’option pour inclure le lien vers le rapport dynamique dans la notification planifiée.