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Adaptive Planning
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : mettre à jour des données pour des rapports périodiques

Étapes : mettre à jour des données pour des rapports périodiques

Si vous créez régulièrement des rapports mensuels ou trimestriels, vous pouvez utiliser
OfficeConnect
 ce qui vous aide à automatiser le processus et vous fait gagner beaucoup de temps. Comme vous l'avez déjà tiré, chaque fois que vous mettez à jour les données sources dans
OfficeConnect
 pour Excel, puis actualisez votre
OfficeConnect
 pour le document Word, les données associées correspondantes sont également mises à jour.
Utiliser la même
OfficeConnect
 pour le classeur Excel pour chaque période ultérieure, en utilisant des dates de rapport relatives.
Avant de mettre à jour les données pour la nouvelle période, il peut vous être utile d’activer
le suivi des changements
dans votre
OfficeConnect
 pour un document Word. Pour ce faire, dans l’onglet
Examiner
, cliquez sur
Suivre les changements
. Mettez ensuite à jour les données pour la nouvelle période et actualisez votre document avec les nouvelles informations. Lorsque
le champ Suivi des changements
 est activé, vous pouvez voir les changements apportés. Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez accepter tous les changements visant à retirer la majoration pour un document propre. Pour ce faire, dans l’onglet
Réviser
, cliquez sur
Accepter
, puis cliquez sur
Accepter tous les changements apportés
 au document.
Voici un exemple de document avec un suivi des modifications activé :
Pour mettre à jour Word à partir d’un fichier Excel avec une date relative modifiée :
  1. Définissez votre
    OfficeConnect
     pour le rapport Excel afin d’utiliser des dates relatives (plutôt qu’ absolues). Pour en savoir plus, voir Utilisation de dates absolues et relatives.
  2. Changez la date du rapport Excel et actualisez la grille. Les renseignements de votre instance connectée mettent à jour votre rapport pour le nouveau mois, le nouveau trimestre ou une autre période.
  3. Enregistrez
    OfficeConnect
     pour le classeur Excel, en conservant le même nom de fichier. En conservant le même nom de fichier pour le classeur Excel, vous conservez intactes vos liens entre le classeur Excel et le document Word.
  4. Dans votre
    OfficeConnect
     pour un document Word, actualisez le document. Dans l’onglet
    OfficeConnect
    , dans le groupe
    Connexion
    , cliquez sur la flèche sous
    Actualiser
    , puis cliquez sur
    Actualiser les tables
     ou
    Actualiser les paragraphes
    (ou les deux) selon le cas. Les informations mises à jour pour la nouvelle période sont mises à jour dans votre document Word.
  5. Enregistrez votre
    OfficeConnect
     pour un document Word avec les nouvelles données, soit sous le même nom, soit sous un nouveau nom. Le fait de changer le nom de fichier du document Word connecté ne rompt aucun lien. Cela signifie que vous pouvez enregistrer le fichier initial FinancialReport_Sept2014.docx en tant que FinancialReport_Oct2014.docx sans avoir à procéder à d’autres ajustements.
Une autre méthode de mise à jour consiste à enregistrer un nouveau classeur OfficeConnect pour Excel en fonction de celui qui existe déjà et à actualiser les données pour la nouvelle période de présentation de l’information financière. Bien qu’il s’agit d’un nouveau fichier, il s’agit d’une copie de celui qui existe déjà; vos plages nommées sont donc conservées. Par conséquent, ces plages nommées continueront de fonctionner une fois que vous aurez pointé le document Word vers le fichier Excel renommé.
Pour mettre à jour Word à partir d’un fichier Excel copié avec un nom changé :
  1. Ouvrir la source
    OfficeConnect
     pour un classeur Excel connecté à votre
    OfficeConnect
     pour un document Word.
  2. Enregistrez
    OfficeConnect
     pour un classeur Excel avec un nouveau nom. Exemple : vous pouvez remplacer FinancialReport_Sept2014.xlsx par FinancialReport_Oct2014.xlsx.
  3. Changez la date du rapport Excel et actualisez la grille. Les renseignements de votre instance connectée mettent à jour votre rapport pour le nouveau mois, le nouveau trimestre ou une autre période.
  4. Enregistrez le classeur Excel pour refléter les mises à jour récentes.
  5. Dans votre
    OfficeConnect
     pour un document Word, utilisez la boîte de dialogue Gérer les liens pour remplacer le nom du fichier source par le nouveau nom de fichier Excel. Pour obtenir plus de renseignements, voir Gérer les liens et leurs sources, section « Changer le fichier source ».
  6. La boîte de dialogue Gérer les liens étant toujours ouverte, cochez la case en regard de tous les liens qui utilisent le nouveau fichier source. Vous pouvez également cocher la case dans l’en-tête du tableau pour sélectionner tous les liens. Cliquez sur
    Actualiser
    . Les informations mises à jour pour la nouvelle période sont mises à jour dans votre document Word.
  7. Cliquez
    sur Fermer
    .
  8. Enregistrez votre document Word avec les nouvelles données, soit sous le même nom, soit sous un nouveau nom. Le fait de changer le nom de fichier du document Word connecté ne rompt aucun lien.