Créer une feuille Personnel
Cette rubrique vous guide dans la configuration d’une feuille Personnel typique. Commencez avec un modèle de feuille modélisée
Personnel
, puis personnalisez-le. Plusieurs tâches sont nécessaires pour créer et personnaliser la feuille.
Conditions préalables
Conditions préalables
- Autorisation requise : Accès à la gestion du modèle > Modèle.
Navigation
Dans le menu de navigation, sélectionnez Modélisation
. Créer des dimensions Personnel
Vous gagnerez du temps si vous créez les dimensions dont vous avez besoin pour votre feuille liée au personnel avant de commencer à l’utiliser. Dans le menu Modélisation, sélectionnez Dimensions
.- Créez des dimensions pour l’identification des employés, telles queRégionouCode d’emploi. Vous n’avez pas besoin de sélectionner un type de dimension.
- Créez des valeurs pour chaque dimension. Par exemple, une dimension appeléeRégionpeut avoir des valeursAmérique du Nord,Amérique du SudetAsie.
Créer une nouvelle feuille Personnel
Dans les menus Modélisation, sélectionnez Feuilles affectées à des niveaux.
- Cliquez sur le boutonNouvelle feuille.
- Saisissez un nom pour votre feuille.
- Cliquez sur le bouton radioCréer une nouvelle feuille, puis sélectionnezModéliséetPersonneldans les menus déroulants.
- Saisissez unpréfixe du code de compte, puis sélectionnezSuivant.
- Cliquez surColonnes et niveauxpour afficher les colonnes déjà incluses dans la feuille. Vous pouvez les modifier, les réorganiser ou les supprimer comme vous le souhaitez. Les colonnes sont les suivantes : Nom (texte), Prénom (texte), Identifiant (texte), Niveau (colonne obligatoire), Avantages sociaux (sélecteur de texte), Date de début (date), Date de fin (date), Heures par semaine (nombre), Taux de rémunération (solde initial), et Par (sélecteur de texte).
- Le modèle de la feuille Personnel inclut des comptes calculés. Dans le panneau de gauche, sélectionnezAfficher les colonnes.
Vous pouvez ajouter ces comptes à la feuille et les modifier. Une bonne pratique consiste à laisser ces comptes tels quels, sauf si vous souhaitez modifier le calcul des avantages sociaux. Vous pouvez modifier les avantages sociaux en utilisant le chemin de navigation pour retourner au récapitulatif de la feuille. Sélectionnez ensuite
Comptes modélisés
.Les comptes créés automatiquement sont les suivants :
- Effectif partielmonthfraction(ROW.StartDate,ROW.EndDate,this,30)Cette formule calcule la part du mois pendant laquelle un employé doit être payé. Le mois de l’embauche (mois de la date de début), sera probablement un mois partiel.
- Effectifif(month(this) >= month(ROW.StartDate) and (isblank(ROW.EndDate) or month(this) <= month(ROW.EndDate)), 1, 0)Cette formule calcule l’effectif.
- HeuresROW.HrPerWeek*ROW.PartialHeadcountCette formule calcule les heures travaillées par mois pour un employé à salaire horaire.
- SalaireROW.PartialHeadcount* if(ROW.per="Hr",ROW.HrPerWeek*(2080)/(480), 1/12) * ROW.PayRateCette formule calcule le salaire mensuel d’un employé.
- Avantages sociauxROW.Salary * if(ROW.Benefits="Yes", (10)/(100), 0)Cette formule calcule les avantages sociaux sous forme de pourcentage des salaires.
Le taux de rémunération est un autre compte calculé. Ce compte est associé à l’élément de valeur initiale, qui est inclus avec la feuille Personnel par défaut.
- Taux de rémunérationif((month(this) > 0) AND ROW.Headcount=1 AND (((month(this) - month(ROW.StartDate) > 1) AND ASSUM.RaiseMonth = 0 AND fiscalmonth(this) = fiscalmonth(ROW.StartDate)) OR (ASSUM.RaiseMonth = Month(this))),ROW.PayRate[time=THIS-1]*ASSUM.RaisePct, 0)Cette formule calcule le taux de rémunération d’un employé, y compris les augmentations planifiées. Les utilisateurs peuvent saisir le taux de rémunération initial de chaque employé. Les taux de rémunération des mois suivants sont calculés sur la base du taux du mois précédent et d’une hypothèse d’augmentation.
Examiner et mettre à jour les charges liées aux avantages sociaux
Dans le modèle de la feuille Personnel, les charges liées aux avantages sociaux représentent 10 % des salaires des employés bénéficiant de ces avantages. Les choix relatifs aux avantages sociaux sont :- No(par défaut pour les nouveaux employés.)
- Yes
Vous pouvez modifier ou supprimer le calcul des avantages sociaux.
Sélectionnez
Avantages sociaux
(dans le panneau central) et examinez les choix disponibles (dans le panneau de droite). Vous pouvez renommer les choix par défaut Oui
et Non
, en ajouter de nouveaux (par exemple, Temps plein
, Temps partiel
) ou utiliser les flèches pour réorganiser les options. Le premier choix de la liste est la valeur par défaut lorsque les utilisateurs ajoutent une nouvelle ligne à la feuille Personnel. Ces choix d’avantages sociaux sont utilisés dans un
compte calculé
nommé Avantages sociaux, avec la formule suivante :ROW.Salary * IF(ROW.BenefitsSelector="Yes", (10)/(100), 0)
Si vous modifiez les choix d’avantages sociaux, vous devrez peut-être également modifier cette formule. Par exemple, si des choix supplémentaires sont ajoutés aux choix simples
Oui
et Non
, vous devrez peut-être ajouter une table de recherche de valeurs à cette colonne et mettre le compte calculé à jour afin de faire référence à la table.Modifier les avantages sociaux
- Utilisez le chemin de navigation pour revenir au récapitulatif de la feuille, puis sélectionnezColonnes et niveaux.
- Sélectionnez la colonneAvantages sociaux, mettez à jour les éléments de sélecteur de texte.
Ajoutez de nouveaux éléments (par exemple,
Temps partiel
ou Canada
) et modifiez ou remplacez les éléments Oui
et Non
existants.Si un élément de sélecteur de texte est utilisé dans la feuille, il ne pourra être ni supprimé ni renommé.
Ajouter une table de recherche de valeurs
Vous pouvez utiliser les tables de recherche de valeurs pour traduire l’information que les utilisateurs saisissent sur une feuille dans les valeurs de compte calculé. Des tables de recherche mensuelles peuvent être ajoutées pour une dimension personnalisée ou un sélecteur de texte. Par exemple, le texte Oui
/Non
pour les choix d’avantages sociaux
.Si vous avez modifié la feuille pour offrir plus de choix d’avantages sociaux (autres que
Oui
ou Non
), vous devez ajouter une table de recherche. Pour ajouter une table de recherche de valeurs relative aux avantages sociaux :
- SélectionnezAvantages sociaux(panneau central) et faites défiler l’écran jusqu’àTables de recherche de valeurs(panneau de droite).
- Développez Tables de recherche de valeurs et cliquez surAjouter une nouvelle table de recherche de valeurs.
- Donnez un nom à la table de recherche (par exemple, ChoixAvSo).
- Indiquez vos préférences pour les paramètres Afficher sous forme de etNombre de décimales.
- Cliquez surOKpour ajouter la nouvelle table de recherche, puis surEnregistrerpour enregistrer les modifications apportées à la feuille.
- SélectionnezAvantages sociaux>Tables de recherche de valeurset cliquez sur l’icône en forme de crayon(en regard deChoixAvSo). Une page s’affiche à l’écran et elle contient une ligne pour chaque choix d’avantages sociaux que vous avez créé (Oui,Non, etc.).
- Saisissez les valeurs souhaitées (formule ou nombre) pour chaque choix d’avantages sociaux, puis cliquez sur Enregistrer.
Mettre à jour le compte calculé
Après avoir créé la table de recherche, vous allez devoir modifier le compte calculé Avantages sociaux afin d’y inclure la table de recherche ChoixAvSo dans sa formule.- Retournez au récapitulatif de votre feuille Personnel. Notez qu’il y a un nouveau lien intituléTables de recherche de valeurssur cette page. Ce lien est affiché parce que vous avez ajouté une table de recherche de valeurs.
- SélectionnezComptes modélisés. Lorsque la page Comptes s’affiche, sélectionnez le compte calculéAvantages sociaux.
- Faites défiler jusqu’à Type de données (panneau de droite).
- Saisissez une nouvelle formule qui multiplie les salaires par la nouvelle table de recherche. Par exemple :ROW.Salary*ROW.BenChoices
- Cliquez surEnregistrerpour enregistrer toutes les modifications apportées à la feuille.
Vous pouvez modifier les choix dans la colonne
Par
de la même manière que pour la colonne Avantages sociaux
. Les choix par défaut sont par Année
et par Heure
. Les choix Par
sont utilisés dans un compte calculé intitulé Salaire
. Si les choix Par
sont modifiés, la formule du compte Salaire
devra peut-être l’être aussi.Examiner les hypothèses d’augmentation de salaire
Le modèle Personnel contient déjà deux hypothèses de feuille conçues pour déterminer la manière dont les salaires des employés sont automatiquement augmentés au fil du temps. Vous pouvez modifier ou supprimer ces hypothèses.Les hypothèses ne contiennent aucune valeur, vous devez donc les mettre à jour de sorte que les salaires soient automatiquement augmentés.
- Dans le récapitulatif de la feuille, sélectionnezHypothèses.
- Vous pouvez saisir des hypothèses d’augmentation qui s’adaptent aux deux scénarios suivants :
- Scénario 1 : tous les employés reçoivent des augmentations le même mois, par exemple 5 % chaque mois de mars. Pour configurer ceci, saisissez le numéro du mois (dans ce cas, 3) dans toutes les cellules de l’hypothèse intituléeMois d’augmentation. Saisissez le pourcentage d’augmentation dans toutes les cellules de l’hypothèse intituléePourcentage d’augmentation.
- Scénario 2 : tous les employés doivent recevoir une augmentation au cours du mois d’anniversaire de leur embauche. Dans ce cas, saisissez zéro comme numéro de mois dans toutes les cellules de la ligne d’hypothèse intituléeMois d’augmentation. Saisissez le pourcentage d’augmentation dans toutes les cellules de l’hypothèse intituléePourcentage d’augmentation.
- Enregistrez.
Vous pouvez également créer un compte calculé avec la logique voulant que les employés reçoivent leur augmentation à la date d’anniversaire de leur embauche.
Ajouter des dimensions personnalisées (facultatif)
Selon votre modèle, il peut être utile d’inclure des dimensions personnalisées dans la feuille liée au personnel. Vous pouvez utiliser des dimensions pour trier les données d’effectif et produire des rapports sur ces données. Pour ajouter des dimensions personnalisées à la feuille, procédez comme suit :
- Dans le récapitulatif de la feuille, sélectionnezColonnes et niveaux.
- Cliquez surDimensions(panneau de gauche) afin d’afficher la liste des dimensions disponibles pour la feuille.
- Une par une, sélectionnez les dimensions que vous souhaitez ajouter (panneau de droite) et faites-les glisser vers le canevas de la feuille (panneau central). Dans Propriétés de la dimension, indiquez lesValeurs de dimensionà inclure pour chaque dimension.
- Lorsque vous voulez autoriser les utilisateurs à modifier une dimension dans la visionneuse de feuilles, sélectionnez cette dimension et cliquez surModifier les dimensions sur la feuille.
Définir les propriétés de la feuille
Pour définir les propriétés de la feuille, procédez comme suit :- Cliquez sur l’icône d’engrenage dans la barre d’outils pour définir les propriétés de la feuille.
- SélectionnezSécurité. Le cas échéant, sélectionnezPour accéder à cette feuille ou à l’une de ses lignes, l’autorisation Détail du salaire est nécessaire.Ainsi, les utilisateurs de la feuille ne pourront pas consulter l’information relative au salaire, à moins d’en avoir la permission.
- Cliquez surParamètreset apportez les modifications souhaitées. Consultez Définir les propriétés de la feuille.
- Cliquez surOKpour enregistrer les modifications des propriétés.
- Enregistrez.
Lier des comptes GL à des comptes modélisés
Les valeurs indiquées dans les comptes calculés ne s’agrègent pas dans la feuille Compte de résultat tant qu’un lien vers les comptes de grand livre (GL) appropriés n’a pas été créé. Le compte GL relatif aux salaires (par exemple 7000_01 Salaries & Wages) dans chaque service peut être rempli avec une formule, qui le relie à un ou plusieurs comptes calculés pour les salaires.Pour créer une formule liant les comptes GL aux comptes calculés pour votre feuille Personnel :
- Dans le menu de navigation, sélectionnezFormules.
- Sélectionnez le compte GL relatif aux salaires qui doit afficher les résultats des calculs de la feuille Personnel.
- SélectionnezDéfinir la formule > Assistant de formule.
- Utilisez l’ Assistant de formule pour créer une formule associant le compte de salaires GL au compte modélisé approprié.
- SélectionnezOK.
Saisir l’effectif par poste d’emploi
La feuille Personnel créée à partir du modèle ne dispose pas d’élément d’intervalle de temps. Les utilisateurs ne sont pas tenus de saisir des valeurs pour tous les mois du plan où l’effectif sera présent. L’utilisateur indique les plans par employé ainsi que la date de début, le salaire annuel ou le taux horaire de chaque employé. La feuille Personnel effectue ensuite le calcul des valeurs dans les périodes pertinentes.Parfois, les gestionnaires de budget veulent planifier l’embauche de groupes d’employés à certaines périodes. Par exemple, un utilisateur peut vouloir planifier l’embauche de quatre nouveaux représentants commerciaux en janvier, de trois autres en mars, etc.
Une solution est d’avoir des feuilles liées au personnel distinctes pour les différents types de planification de l’effectif. Vous pouvez planifier les effectifs existants sur une feuille Personnel, par personne, comme il est décrit ci-dessus. Ensuite, vous pouvez créer une feuille Personnel destinée aux nouveaux employés, pour chaque poste d’emploi.