Approbations de flux des travaux

Cet article comprend des suggestions et solutions de contournement. Son contenu peut ne pas s’appliquer à certains cas d’utilisation ni représenter les bonnes pratiques pour la dernière version.

Question

Pouvez-vous fournir un aperçu du processus d’approbation du flux des travaux? De plus, je me demande qui a la possibilité d’approuver des niveaux dans le flux des travaux et est-il possible de modifier le statut de plusieurs niveaux à la fois?

Réponse

Structure et flux des travaux: Dans la structure d’organisation ci-dessus, les utilisateurs ayant accès au Plan d’entreprise, à 800 Ops et à 900 MKTP peuvent être des approbateurs de flux des travaux. Ces utilisateurs peuvent modifier le statut de plusieurs niveaux à la fois et recevoir des mises à jour de statut des niveaux qu’ils possèdent si les autorisations appropriées sont activées.
Autorisation de flux des travaux: Pour approuver les niveaux dans le flux des travaux, l’utilisateur doit :
Avoir accès à un niveau parent (dans cette exemple, les niveaux parents sont 800 Ops, 900 MKT, Plan d’entreprise).
Avoir l’autorisation Approuver Niveaux
.

Si un utilisateur a accès à un niveau parent, mais n’a pas l’autorisation Approuver Niveaux, l’utilisateur peut uniquement soumettre et rappeler des niveaux. Pour approuver et rejeter les budgets, l’utilisateur doit avoir l’autorisation Niveaux d’approbation.
Changer le statut de plusieurs niveaux: Un approbateur a la possibilité de mettre à jour le statut de plusieurs niveaux. Par exemple, le gestionnaire des opérations peut approuver les budgets des services 810 et 840 en même temps. Pour ce faire, l’approbateur suivrait les étapes suivantes :
Cliquez sur l’onglet Flux de travail et mettez en surbrillance 800 Ops dans l’arborescence.
Dans le panneau Statut du flux des travaux du niveau, cliquez sur le bouton Approuver.
Une boîte de dialogue s’ouvrira pour demander à l’utilisateur de vérifier que tous les sous-niveaux seront approuvés. Cliquez sur Oui pour continuer.
Le statut passe à Approuvé et Verrouillé pour les niveaux enfants et le niveau parent est Verrouillé. Tous les utilisateurs ne peuvent pas modifier les données sur les feuilles, y compris les approbateurs.
Alertes lorsque les niveaux sont mis à jour: Une case à cocher est disponible sous Admin, Configuration générale, pour activer les alertes de flux des travaux. Pour qu’un utilisateur reçoive des alertes par courriel lorsque les niveaux changent, les conditions suivantes doivent être remplies :
Le courriel et le flux des travaux doivent être activés dans l'instance.
L’utilisateur doit disposer d’une adresse de courriel valide (qui peut être configurée sous Admin, Modifier l’utilisateur).

Lorsque le statut d’un niveau change (le budget est soumis pour révision, le propriétaire du budget rappelle la soumission, etc.), l’approbateur reçoit une notification par courriel.
Exclure les niveaux du flux des travaux: Les administrateurs peuvent exclure des niveaux du flux des travaux dans la structure d’organisation. Par exemple, si un niveau n’est plus actif dans l’exercice 2013 (mais contient des chiffres réels de l’exercice 2010 à l’exercice 2012), l’administrateur peut choisir de l’empêcher de s’afficher dans l’arborescence de l’onglet Flux des travaux.

Pour ce faire, l’administrateur doit rechercher le niveau dans la structure d’organisation (Modélisation > Niveaux
) et cocher la case Exclure du flux des travaux.