Creación de tareas estándar para procesos
- Para las tareas de grupo, asegúrese de que estos usuarios existan en un grupo de usuarios enAdministración.
- Para enviar notificaciones a usuarios con tareas asignadas, seleccione la casillaAlertas de flujo de trabajo y rastreador de procesosen .
- Seguridad:
- PermisoAcceder al rastreador de procesos.
- PermisoCompletar tareas asignadas a uno mismo
- PermisoFinalizar cualquier tarea.
- PermisoGestionar tareas.
- PermisoGestionar procesos.
Los procesos y las tareas de proceso permiten que los equipos colaboren para completar sus ciclos de planificación. Los equipos pueden utilizar procesos para:
- Crear, gestionar y finalizar tareas
- Supervisar el progreso de las tareas a medida que los equipos van trabajan para cumplir con las fechas de vencimiento establecidas
- Comunicarse entre sí mediante notas sobre tareas o notificaciones de los administradores de procesos.
- Usuarios individuales
- Grupos de usuarios
- Incluir nombres de tareas, descripciones de tareas, fechas de vencimiento de tareas, archivos adjuntos y notas.
- Vincular directamente a las hojas, los informes, los tableros de control o los flujos de trabajo pertinentes asignados a nivel. Los usuarios asignados pueden realizar acciones directamente en su guía de procesos, a la que pueden acceder desde el rastreador de procesos o las notificaciones.
Ejemplo: usted asigna una tarea para revisar la hoja Desempeño de ventas a sus gerentes de ventas. Estos gerentes de ventas pueden editar la hoja directamente en la tarea de la guía de procesos y marcarla como finalizada.
Puede clonar tareas existentes y modificar los clones para ahorrar tiempo.
- Seleccione en el menú principal.
- Navegue hasta su proceso.
- SeleccioneCrear tarea.
- Mientras crea sus tareas de proceso, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Tipo de tareaSeleccioneTarea estándar.Tipo de asignaciónAsigne tareas a un usuario o grupo de usuarios específico Después de crear una tarea, no puede cambiar este tipo de asignación. Para una tarea con un tipo de asignación diferente, cree otra.EstadoMarque la tarea como finalizada al crearla.Asignado aPuede buscar un nombre, una dirección de correo electrónico o un grupo de usuarios en la barra de búsqueda.Después de crear una tarea que asigna a un grupo, no puede cambiar el usuario asignado al grupo. Para una tarea con un usuario asignado de grupo diferente, cree otra.¿Cuántos miembros del grupo deben finalizar esta tarea?Seleccione la condición para finalizar una tarea de grupo.- Todos los miembros del grupo: cada usuario del grupo debe finalizar su parte de la asignación para completar la tarea. Ejemplo: inicia un proceso de planificación en el que todos los miembros del grupo deben realizar alguna acción en sus hojas de gastos.
- Cualquier miembro del grupo: solo un usuario del grupo debe finalizar la asignación para marcarla como finalizada. Comparte una sola tarea entre muchos usuarios Ejemplo: cualquier persona de la oficina del grupo de directores financieros puede actualizar la tasa de cálculo de méritos de su empresa.
Después de crear la tarea, no puede cambiar este valor.ContenidoSeleccione el contexto de la tarea para el usuario asignado. Los usuarios asignados pueden acceder a este contenido de forma directa desde su tarea en la guía de procesos.- Ninguno: permite a los usuarios finalizar la tarea sin utilizar Adaptive Planning. Ejemplo: envía un recordatorio por correo electrónico a todos sus empleados para recordarles que envíen sus informes de gastos antes de una fecha límite para que las cifras reales estén actualizadas.
- Hoja: permite seleccionar una hoja y una versión asignadas a nivel para la tarea.
- Hoja de supuestos: permite seleccionar una hoja de supuestos y una versión para la tarea.
- Informe: permite seleccionar un informe y una versión compartidos para la tarea.
- Tableros de control: permite seleccionar tableros de control y, luego, una perspectiva o un tablero de control específicos para la tarea. Los usuarios asignados pueden ver el contexto relevante en la guía de procesos.
- Flujo de trabajo: permite seleccionar una versión para el flujo de trabajo. Cuando el usuario envía el nivel, se notifica al aprobador.
Cuando asigna tareas, Adaptive Planning no valida si estos usuarios y grupos de usuarios tienen acceso al contenido. Validamos el acceso y los permisos cuando estos usuarios acceden a sus guías de procesos para consultar sus tareas.Fecha de vencimiento o Días antes de fecha prevista de procesoFecha de vencimiento o Días después de fecha prevista de procesoSeleccione una fecha de vencimiento o un número de días antes de la fecha prevista de proceso en la que vence la tarea.Las fechas de vencimiento y las fechas objetivo tienen en cuenta el huso horario. Los usuarios las ven de acuerdo con su hora local. Ejemplo: un administrador de procesos de Los Ángeles crea una tarea que vence a la 1:00:00 PST. El usuario asignado de la ciudad de Nueva York lo ve como vencido a la 1:00:00 EST, aunque trabaje en un huso horario diferente.
A medida que crea tareas, las ordenamos automáticamente de acuerdo con esta lógica:
- Fecha de vencimiento. Las primeras tareas se muestran en la parte superior de las pilas y las tareas más recientes en la parte inferior.
- Si la fecha de vencimiento es la misma, ordene por nombre de tarea.
- Si tanto la fecha de vencimiento como el nombre de la tarea son iguales, ordene por nombre de usuario asignado.
- Si todas las opciones anteriores son iguales, ordene por fecha de creación de tarea.