Creación de procesos y tareas de proceso
- Para las tareas estándar de grupo, asegúrese de que los usuarios existan en un grupo de usuarios enAdministración.
- Para enviar notificaciones a usuarios con tareas asignadas, seleccione la casillaAlertas de flujo de trabajo y rastreador de procesosen .
- Seguridad:
- PermisoAcceder al rastreador de procesos.
- PermisoCompletar tareas asignadas a uno mismo
- PermisoFinalizar cualquier tarea.
- PermisoGestionar tareas.
- PermisoGestionar procesos.
Los procesos y las tareas de proceso permiten que los equipos colaboren para completar sus ciclos de planificación. Los equipos pueden utilizar procesos para:
- Crear, gestionar y finalizar tareas
- Supervisar el progreso de las tareas a medida que los equipos van trabajan para cumplir con las fechas de vencimiento establecidas
- Comunicarse entre ellos mediante notas sobre tareas o notificaciones de los administradores de procesos
- Tareas de proceso estándar que puede asignar a usuarios individuales
- Tareas de proceso estándar que puede asignar a grupos de usuarios
- Tareas de flujo de trabajo de nivel para seguir los cambios de estado del flujo de trabajo de un nivel concreto para una versión
- Tareas de flujo de trabajo de hoja para seguir los cambios de estado del flujo de trabajo de una hoja de supuestos concreta para una versión
Las tareas estándar se pueden vincular directamente a las hojas asignadas a nivel, las hojas de supuestos, los informes, los tableros de control o los flujos de trabajo pertinentes. Los usuarios asignados pueden realizar acciones directamente en su guía de procesos, a la que pueden acceder desde el rastreador de procesos o las notificaciones.
Las tareas de flujo de trabajo de hoja y nivel pueden apuntar a las hojas de supuestos y los niveles de flujo de trabajo pertinentes. Los usuarios con acceso deben navegar manualmente a las páginas
Hojas
, Supuestos
y Flujo de trabajo
para realizar cualquier acción.Puede clonar tareas existentes y modificar los clones para ahorrar tiempo.
- Seleccione en el menú principal.
- Para crear un proceso, seleccioneCrear procesoen el menú Acciones de proceso.Puede encontrar el menú Acciones de proceso junto a la lista de valoresProceso, en la esquina superior derecha de la páginaInformación general de procesos.
- Mientras crea un proceso, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Añadir tareas desde proceso existenteAñada todas las tareas de un proceso existente (opcional). Puede actualizar las fechas de vencimiento para que se ajusten a la nueva fecha prevista. Después de crear el nuevo proceso con esta opción, puede editar manualmente cada tarea nueva para cambiar detalles como la versión y los usuarios asignados.Versión de la tarea del flujo de trabajo (se aplica a todas las tareas)Cuando añade tareas desde un proceso existente, puede cambiar la versión en sus nuevas copias de las tareas de flujo de trabajo de hoja y nivel (opcional). Las versiones no se actualizan automáticamente en las nuevas copias de las tareas estándar, ni siquiera cuando esas tareas estándar incluyen flujos de trabajo como contenido.Envío automático de notificaciones de tareaSeleccione esta casilla para enviar notificaciones a los usuarios asignados a tareas estándar al crear y cambiar tareas (opcional).Los procesos no utilizan fechas iniciales efectivas. Los usuarios pueden iniciar el progreso en las tareas y finalizarlas inmediatamente después de su creación, tanto si se les notifica como si no. Para evitar que los usuarios inicien el proceso antes de que usted termine de crearlo por completo, deje esta casilla sin marcar. - Cree tareas.A medida que crea tareas, las ordenamos automáticamente de acuerdo con esta lógica:
- Fecha de vencimiento. Las primeras tareas se muestran en la parte superior de las pilas y las tareas más recientes en la parte inferior.
- Si la fecha de vencimiento es la misma, ordene por nombre de tarea.
- Si tanto la fecha de vencimiento como el nombre de la tarea son iguales, ordene por nombre de usuario asignado.
- Si todas las opciones anteriores son iguales, ordene por fecha de creación de tarea.
- Para notificar a los usuarios asignados y conducirlos hasta su guía de procesos, seleccioneEnviar notificacionesen el menú Acciones de proceso (opcional).Puede encontrar el menú Acciones de proceso junto a la lista de valoresProceso, en la esquina superior derecha de la páginaInformación general de procesos.Si seleccionaEnvío automático de notificaciones de tareadurante la creación del proceso, los usuarios asignados a tareas estándar recibirán una notificación, pero no un vínculo a la guía de procesos. Los usuarios asignados pueden acceder a su guía de procesos desde el menú principal.