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Adaptive Planning
Última actualización: 2023-07-14
Pasos: uso del flujo de trabajo

Pasos: uso del flujo de trabajo

El flujo de trabajo es opcional. Cuando define la función Workflow, se simplifica el proceso de aprobación y rechazo de niveles que están disponibles en las versiones del plan y las cifras reales, sin incluir las subversiones de las cifras reales.

Requisitos previos

  • El flujo de trabajo es una función adicional. Solicítelo a su representante.
  • Permisos obligatorios para gestionar el parámetro Flujo de trabajo:
    Aprobar niveles
  • Permiso obligatorio para enviar niveles para su aprobación:
    Acceso a hojas
    .

Navegación

Navigation Icon5.png Si puede editar hojas, en el menú de navegación, haga clic en
Hojas
>
Información general
. Abra la sección
Estado de flujo de trabajo
 haciendo clic en lo siguiente:
  • Indicador de estado de flujo de trabajo de la barra de herramientas para hojas asignadas a nivel.
  • Indicador de estado junto al nombre de la hoja para las hojas de supuestos.
Navigation Icon5.png Si puede aprobar el flujo de trabajo, en el menú de navegación, haga clic en
Flujo de trabajo
. Puede ver todas las hojas y sus estados por nivel o por usuario.
La opción Flujo de trabajo del menú de navegación principal solo está disponible para usuarios con acceso a una jerarquía de niveles. Los usuarios con acceso únicamente a un nivel de hoja pueden consultar, enviar y aprobar flujos de trabajo mediante una tarea de proceso.

Funcionamiento del flujo de trabajo

El flujo de trabajo proporciona un proceso de aprobación para las hojas completadas, tanto las asignadas a nivel como las de supuestos. Cuando finalice la entrada de datos en las hojas o cuando se hayan importado los datos para las cifras reales, puede enviarlos a un gerente o supervisor para su aprobación desde la Información general de hojas.
El aprobador recibe una notificación por correo electrónico y, a continuación, puede revisar, rechazar (si es necesario) y aprobar los datos. Una vez que el aprobador cambia el estado, usted recibe una notificación por correo electrónico.
Si puede aprobar estados de Flujo de trabajo, desde la página de flujo de trabajo puede ver tanto las hojas asignadas a nivel como las de supuestos. Las hojas asignadas a nivel (en la parte superior de la ficha
Estado de flujo de trabajo
) se envían y revisan por nivel en Flujo de trabajo. Las hojas de supuestos (en la parte inferior de la ficha
Estado de flujo de trabajo
) se envían por hoja.
Puede ver todos los niveles y hojas que controla con su estado.
En curso
: las hojas están listas para la entrada o la importación de datos. Los usuarios con acceso al nivel específico o al nivel principal y los propietarios pueden introducir datos o importarlos en las hojas.
Enviado para revisar
: los datos están listos para su revisión. Solo los propietarios de nivel y los usuarios con acceso al nivel principal pueden añadir, actualizar o sustituir filas en las hojas.
Aprobado
: el revisor ha revisado y aprobado los datos. La aprobación de un nivel bloquea las celdas de ese nivel. Los usuarios con acceso al nivel específico o al nivel principal y los propietarios no pueden editar los datos.
Rechazado
: el revisor ha revisado y rechazado los datos. Es recomendable dejar una nota en la que se explique lo que aún queda por hacer. Los usuarios con acceso al nivel específico o al nivel principal y los propietarios pueden introducir datos o importarlos en las hojas.
Aprobado y bloqueado
: el revisor ha aprobado el nivel principal, que bloquea todos los subniveles. Los usuarios con acceso al nivel específico o al nivel principal y los propietarios no pueden editar los datos del nivel ni los subniveles.
El flujo de trabajo es específico de la versión y del nivel, por lo que debe asegurarse de seleccionar la versión y el nivel correctos al realizar acciones relacionadas con este.

Activación del flujo de trabajo para las cifras reales

  1. Vaya a
    Modelado
    >
    Versiones
  2. Seleccione las cifras reales raíz de la lista. Las cifras reales raíz es la primera versión de las cifras reales de la serie.
  3. En la página Detalles de versión, seleccione
    Activar flujo de trabajo
    .
  4. Haga clic en
    Guardar
    .
No puede activar el flujo de trabajo para las subversiones de cifras reales.

Envío, aprobación o rechazo de niveles

Cuando envía un nivel, envía todas las hojas asignadas a ese nivel.
  1. Vaya a
    Hojas > Información general
  2. Verifique que tanto el selector de Nivel como el selector de Versión tienen seleccionado el nivel y la versión correctos.
  3. En el menú Más acciones de su nivel, seleccione
    Actualizar estado de flujo de trabajo
    .
  4. Añada una
    Nota
    si es necesario y haga clic en
    Enviar
    ,
    Aprobar
     o
    Rechazar
    .
Solo se puede enviar un nivel principal si se han aprobado todos sus subniveles. Si tiene permiso, puede aprobar los subniveles como parte del envío de un nivel principal.
Al enviar un nivel principal, se marcan todos sus subniveles como aprobados y bloqueados. No puede anular el envío de subniveles sin anular el envío del principal.

Envío, aprobación o rechazo de hojas de supuestos

  1. Vaya a
    Supuestos
    >
    Información general
    para ver una lista de sus hojas de supuestos.
  2. En el menú Más acciones de su hoja, seleccione
    Actualizar estado de flujo de trabajo
    .
  3. Añada una
    Nota
    si es necesario y haga clic en
    Enviar
    ,
    Aprobar
     o
    Rechazar
    .

Cambio del estado del flujo de trabajo

  1. Vaya a
    Flujo de trabajo
     desde la barra de navegación.
  2. Verifique que ha seleccionado la versión correcta en la lista desplegable de versiones que se encuentra encima de la barra de herramientas.
  3. Seleccione el nivel o la hoja que desea enviar de la lista.
  4. En el lado derecho de la página, añada una
    Nota
    si es necesario y haga clic en
    Enviar, Aprobar
     o
    Rechazar
    .
Si tiene acceso al nivel superior, puede cambiar el estado del flujo de trabajo de una hoja asignada al usuario incluso si no tiene acceso a esa hoja.

Restablecimiento

Restablezca todas las hojas y niveles a
En curso
.
  1. Vaya a
    Flujo de trabajo
    .
  2. Verifique que ha seleccionado la versión correcta en el menú desplegable de versión que se encuentra encima de la barra de herramientas.
  3. Seleccione
    Total de empresa
     en la lista de niveles.
  4. Haga clic en
    Restablecer
    .
Si algunas hojas y niveles ya estaban en el estado
En curso
 antes del restablecimiento, al restablecer, no se actualizan estas columnas en ellos:
  • Última actualización por
  • Última actualización el

Incorporación de notas

Añada comentarios al cuadro
Nota
 y envíe el cambio de estado o haga clic en
Guardar solo nota
. Esto permite que los demás sepan lo que ha finalizado, las preguntas que pueda tener o los motivos del rechazo o la aprobación. Las notas tienen un límite máximo de caracteres de 4000.