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Adaptive Planning
Última actualización: 2023-06-23
Creación de una hoja de personal

Creación de una hoja de personal

En este artículo, se detalla la configuración de una hoja de personal típica. Se parte de una plantilla de hoja modelada para
Personal
, que, posteriormente, se personaliza. Hay que seguir varios pasos para crear y personalizar la hoja.

Requisitos previos

Navegación

Compass.png En el menú de navegación, seleccione
Modelado
.

Creación de dimensiones de personal

Crear las dimensiones necesarias relacionadas con el personal antes de comenzar con la hoja permite ahorrar tiempo.
Compass.png En el menú Modelado, seleccione
Dimensiones
.
  1. Cree dimensiones para identificar a los empleados, como
    Región
    o
    Código de puesto
    . No es necesario seleccionar un tipo de dimensión.
  2. Cree valores para cada dimensión. Por ejemplo, una dimensión denominada
    Región
    puede tener los valores
    América del Norte
    ,
    América del Sur
     y
    Asia
    .

Creación de una nueva hoja de personal

Compass.png En los menús de Modelado, seleccione
Hojas asignadas a nivel.
  1. Haga clic en el botón
    Nueva hoja
    .
  2. Introduzca un nombre de hoja.
  3. Haga clic en el botón de radio
    Crear hoja nueva
    y seleccione
    Modelado
    y
    Personal
    en las listas desplegables.
  4. Introduzca un
    Prefijo de código de cuenta y seleccione
    Siguiente
    .
  5. Seleccione
    Columnas y niveles
     para ver las columnas que ya están incluidas en la hoja. Puede editarlas, reordenarlas o eliminarlas, según lo desee. Las columnas son: Apellido (texto), Nombre (texto), ID (texto), Nivel (columna obligatoria), Beneficios (selector de texto), Fecha inicial (fecha), Fecha final (fecha), Horas/Semana (número), Tarifa de pago (saldo de comienzo) y Por (selector de texto).
  6. La plantilla de hoja de personal incluye cuentas calculadas. En el panel lateral izquierdo, seleccione
    Mostrar columnas
    .
Puede añadir estas cuentas a la hoja y modificarlas. Lo recomendable es dejar estas cuentas como están, a menos que desee modificar el cálculo de Beneficios. Puede modificar los beneficios utilizando la ruta de navegación para volver al Resumen de hoja. A continuación, seleccione
Cuentas modeladas
.
Las cuentas creadas automáticamente son las siguientes:
  • Headcount parcial
    monthfraction(ROW.StartDate,ROW.EndDate,this,30)
     Esta fórmula calcula la parte del mes por la que se debe pagar a un empleado. Es posible que el mes de contratación (el mes de la fecha inicial), sea un mes incompleto.
  • Headcount
    if(month(this) >= month(ROW.StartDate) and (isblank(ROW.EndDate) or month(this) <= month(ROW.EndDate)), 1, 0)
     Esta fórmula calcula el headcount.
  • Horas
    ROW.HrPerWeek*ROW.PartialHeadcount
     Esta fórmula calcula las horas trabajadas al mes por un empleado por horas.
  • Salario
    ROW.PartialHeadcount* if(ROW.per="Hr",ROW.HrPerWeek*(2080)/(480), 1/12) * ROW.PayRate
     Esta fórmula calcula el salario mensual de un empleado.
  • Beneficios
    ROW.Salary * if(ROW.Benefits="Yes", (10)/(100), 0)
     Esta fórmula calcula los beneficios como un porcentaje de los salarios.
Otra cuenta calculada es Tarifa de pago. Esta cuenta está asociada al elemento de valor inicial, que se incluye por defecto en la hoja de personal.
  • Tarifa de pago
    if((month(this) > 0) AND ROW.Headcount=1 AND (((month(this) - month(ROW.StartDate) > 1) AND ASSUM.RaiseMonth = 0 AND fiscalmonth(this) = fiscalmonth(ROW.StartDate)) OR (ASSUM.RaiseMonth = Month(this))),ROW.PayRate[time=THIS-1]*ASSUM.RaisePct, 0)
     Esta fórmula calcula la tarifa de pago de un empleado, incluidos los aumentos planificados. Los usuarios pueden introducir la tarifa de pago inicial de cada empleado. Las tarifas de pago de los meses posteriores se calculan en función de la tarifa del mes anterior y un supuesto de aumento.

Revisión y actualización del gasto de beneficios

En la plantilla de hoja de personal, el gasto de beneficios se calcula como el diez por ciento de los salarios de todos los empleados que tienen activados los beneficios. Las opciones de beneficios son:
  • No
    (por defecto para nuevos empleados)
  • Yes
Puede modificar o eliminar este cálculo de beneficios.
Seleccione
Beneficios
(en el panel central) y revise las opciones (en el panel derecho). Puede cambiar el nombre de las opciones por defecto
Sí
y
No
, añadir nuevas opciones (por ejemplo,
Tiempo completo
y
Tiempo parcial
) o usar las teclas de flecha para reorganizar las opciones. La primera opción de la lista es la que se establece por defecto cuando los usuarios añaden una nueva fila a la hoja de Personal.
Estas opciones de beneficios se utilizan en una
cuenta calculada
 denominada Beneficios, con la siguiente fórmula:
ROW.Salary * IF(ROW.BenefitsSelector="Yes", (10)/(100), 0)
Si modifica las opciones de Beneficios, es posible que también haya que modificar esta fórmula. Por ejemplo, si se añaden opciones adicionales a las de
Sí
y
No
, puede que tenga que añadir una búsqueda de valores a esta columna y actualizar la cuenta calculada para hacer referencia a la búsqueda.

Modificación de los beneficios

  1. Utilice las rutas de navegación para volver al resumen de hoja y seleccione
    Columnas y niveles
    .
  2. Seleccione la columna
    Beneficios
    y actualice los elementos del selector de texto.
Añada nuevos elementos (por ejemplo,
Tiempo parcial
 o
Canadá
) y edite o reemplace los elementos
Sí
y
No
existentes.
si alguno de los elementos del selector de texto está en uso en la hoja, no se podrá eliminar ni cambiar de nombre.

Introducción de una búsqueda de valores

Puede usar búsquedas de valores para convertir la información que los usuarios introducen en una hoja en valores de cuentas calculadas. Se pueden añadir búsquedas mensuales para una dimensión personalizada o un selector de texto. Por ejemplo, el texto
Sí
/
No
 como opciones de
Beneficios
.
Si ha editado la hoja para que se ofrezcan más opciones de Beneficios (que no sean
Sí
o
No
), debe añadir una búsqueda.
Para añadir una búsqueda de valores para Beneficios, haga lo siguiente:
  1. Seleccione
    Beneficios
     (panel central) y desplácese hasta
    Búsquedas de valores
     (panel derecho).
  2. Expanda Búsquedas de valores y seleccione
    Añadir nueva búsqueda de valores
    .
  3. Añada un nombre para la búsqueda (por ejemplo, BenChoices).
  4. Especifique sus preferencias para Mostrar como y
    Posiciones decimales.
  5. Seleccione
    Aceptar
     para añadir la nueva búsqueda y, a continuación, haga clic en
    Guardar
     para guardar los cambios en la hoja.
  6. Seleccione
    Beneficios
     >
    Búsquedas de valores
     y seleccione el icono del lápiz
    (junto a
    BenChoices
    ). Aparece una página con una fila para cada opción de Beneficios que haya creado (
    Sí
    ,
    No
    , etc.).
  7. Introduzca los valores deseados (fórmula o número) para cada opción de Beneficios y, a continuación, guarde.

Actualización de la cuenta calculada

Una vez creada la búsqueda, el siguiente paso es modificar la cuenta calculada Beneficios para que incluya la búsqueda de BenChoices en su fórmula.
  1. Vuelva al resumen de hoja de su hoja de Personal. Fíjese en que ahora aparece un nuevo vínculo
    Búsquedas de valores
     en esta página. El vínculo se muestra porque ha añadido una búsqueda de valores.
  2. Seleccione
    Cuentas modeladas
    . Cuando aparezca la página Cuentas, seleccione la cuenta calculada
    Beneficios
    .
  3. Desplácese hasta Tipo de datos (panel derecho).
  4. Introduzca una nueva fórmula que multiplique los salarios por la nueva búsqueda. Por ejemplo:
    ROW.Salary*ROW.BenChoices
  5. Seleccione
    Guardar
     para guardar los cambios en la hoja.
puede modificar las opciones de la columna
Por
 de la misma forma que se modifica la columna
Beneficios
. Las opciones por defecto son por
Año
 y por
Hora
. Estas opciones de
Por
 se utilizan en una cuenta calculada denominada
Salario
. Si se modifican las opciones de
Por
, puede que también haya que modificar la fórmula de la cuenta
Salario
.

Revisión de supuestos de aumento salarial

La plantilla Personal ya contiene dos supuestos de hoja diseñados para determinar cómo se incrementan automáticamente los salarios y sueldos de los empleados a lo largo del tiempo. Puede modificar o eliminar estos supuestos.
Los supuestos no contienen ningún valor, por lo que debe actualizarlos para que los salarios se incrementen automáticamente.
  1. En el resumen de hoja, seleccione
    Supuestos
    .
  2. Puede introducir supuestos de aumento para ajustarse a los dos escenarios siguientes:
    • Primer escenario: todos los empleados reciben aumentos en el mismo mes, por ejemplo, el 5 % cada mes de marzo. Para configurarlo, introduzca el número de mes (en este caso, 3) en todas las celdas del supuesto titulado
      Mes de aumento
      . Introduzca el porcentaje de aumento en todas las celdas del supuesto denominado
      Porcentaje de aumento
      .
    • Segundo escenario: todos los empleados recibirán aumentos en el mes de su aniversario. En este caso, introduzca cero como número de mes en todas las celdas de la fila del supuesto titulado
      Mes de aumento
      . Introduzca el porcentaje de aumento en todas las celdas del supuesto denominado
      Porcentaje de aumento
      .
  3. Guarde.
también puede crear una cuenta calculada con una lógica que permita que los empleados reciban aumentos en sus fechas de aniversario.

Introducción de dimensiones personalizadas (opcional)

Según su modelo, puede ser útil incluir dimensiones personalizadas en la hoja de personal. Puede usar las dimensiones para ordenar y generar informes de datos de headcount.
Para añadir dimensiones personalizadas a la hoja, haga lo siguiente:
  1. En Resumen de hoja, seleccione
    Columnas y niveles
    .
  2. Seleccione
    Dimensiones
     (panel izquierdo) para consultar una lista de las dimensiones disponibles en la hoja.
  3. Una por una, seleccione las dimensiones que desea añadir (panel derecho) y arrástrelas al cuadro de la hoja (panel central). En Propiedades de dimensión, especifique los Valores de dimensión
    que desea incluir en cada dimensión.
  4. Para cada dimensión que quiera que los usuarios modifiquen desde el Visor de hojas, seleccione la dimensión y
    Editar dimensión en hoja
    .

Definición de propiedades de hoja

Para establecer las propiedades de la hoja, haga lo siguiente:
  1. Haga clic en el icono del engranaje de la barra de herramientas para establecer las propiedades de la hoja.
  2. Seleccione
    Seguridad
    . Si es necesario, seleccione
    Viewing this sheet or any of its rows requires Salary Level Detail permission.
    Esto evita que los usuarios de la hoja vean la información relacionada con el salario, a menos que tengan permiso.
  3. Seleccione
    Configuración
     y realice los cambios que desee. Consulte Definición de propiedades de hoja.
  4. Seleccione
    Aceptar
     para guardar los cambios de propiedad.
  5. Guarde.

Vinculación de cuentas de libro mayor a cuentas modeladas

Los valores de las cuentas calculadas no se agrupan en las Pérdidas y ganancias hasta que se establece un vínculo con las cuentas de libro mayor correspondientes. La cuenta de salarios de libro mayor (por ejemplo, 7000_01 Salarios y sueldos) de cada departamento se puede rellenar automáticamente con una fórmula, que la vincula a las cuentas calculadas de Salarios.
Para crear una fórmula que vincule las cuentas de libro mayor con las cuentas calculadas de su hoja de Personal, haga lo siguiente:
  1. En el menú de navegación, seleccione
    Fórmulas
    .
  2. Seleccione la cuenta de salarios de libro mayor que debe mostrar los resultados de los cálculos de la hoja de Personal.
  3. Seleccione
    Establecer fórmula > Asistente para fórmulas
    .
  4. Utilice el Asistente para fórmulas para crear una fórmula que vincule la cuenta de salarios del libro mayor a la cuenta modelada correspondiente.
  5. Seleccione
    Aceptar
    .

Introducción del headcount por puesto

La hoja de personal creada a partir de la plantilla no tiene un elemento de marco temporal. No es necesario que los usuarios introduzcan valores en todos los meses del plan en los que aparece el headcount. El usuario especifica los planes por empleado individual, así como la fecha inicial, el salario anual o la tarifa por horas de cada empleado. A continuación, la hoja de personal calcula todos los valores resultantes en los periodos correspondientes.
A veces, los gerentes de presupuesto quieren planificar grupos de empleados contratados en determinados periodos. Por ejemplo, puede que un usuario quiera planificar la contratación de cuatro nuevos representantes de ventas en enero, la contratación de tres más en marzo, etc.
Una solución es tener hojas de personal independientes para los distintos tipos de planificación de headcount. Puede planificar el headcount existente en una hoja de personal, por persona, como se ha descrito anteriormente. A continuación, puede crear una hoja de personal independiente para las futuras nuevas contrataciones por puesto.