Standardaufgaben für Prozesse erstellen
- Stellen Sie bei Gruppenaufgaben sicher, dass diese Benutzer in einer Benutzergruppe in derVerwaltungvorhanden sind.
- Um Benachrichtigungen an Benutzer mit ihnen zugewiesenen Aufgaben zu senden, aktivieren Sie die KontrollkästchenWorkflow- und Prozess-Tracker-Alertsin .
- Sicherheit:
- BerechtigungZugriff auf Prozess-Tracker
- BerechtigungAufgaben mit Selbstzuweisung abschließen.
- BerechtigungBeliebige Aufgabe abschließen.
- BerechtigungAufgaben verwalten.
- BerechtigungProzesse verwalten
Mithilfe von Prozessen und Prozessaufgaben können Teams zusammenarbeiten, um ihre Planungszyklen abzuschließen. Teams können Prozesse für folgende Zwecke verwenden:
- Aufgaben erstellen, verwalten und abschließen
- Aufgabenfortschritt überwachen, während Teams auf konfigurierte Fälligkeitsdaten hinarbeiten
- Mithilfe von Notizen zu Aufgaben oder Benachrichtigungen von Prozessadministratoren miteinander kommunizieren
- Einzelne Benutzer
- Benutzergruppen
- Aufgabennamen, Aufgabenbeschreibungen, Fälligkeitsdaten für Aufgaben, Anhänge und Notizen einschließen
- Sie können direkt mit den relevanten Tabellenblättern mit Ebenenzuweisung, Berichten, Dashboards oder Workflows verknüpft werden. Zugewiesene Benutzer können Aktionen direkt in ihrem Prozess-Guide durchführen, auf den sie über den Prozess-Tracker oder über Benachrichtigungen zugreifen können.
Beispiel: Sie weisen Ihren Vertriebsmanagern die Aufgabe zu, das Tabellenblatt „Sales Performance“ zu prüfen. Diese Vertriebsmanager können das Tabellenblatt direkt in der Prozess-Guide-Aufgabe bearbeiten und die Aufgabe als abgeschlossen markieren.
Sie können vorhandene Aufgaben klonen und die Klone ändern, um Zeit zu sparen.
- Wählen Sie im Hauptmenü die Option .
- Navigieren Sie zu Ihrem Prozess.
- Wählen SieAufgabe erstellen.
- Bei der Erstellung Ihrer Prozessaufgaben ist Folgendes zu beachten:
Option Bezeichnung AufgabenartWählen SieStandardaufgabeaus.ZuweisungsartWeisen Sie Aufgaben einem bestimmten Benutzer oder einer bestimmten Benutzergruppe zu. Nachdem Sie die Aufgabe erstellt haben, können Sie die Art der Zuweisung nicht mehr ändern. Bei einer Aufgabe mit einer anderen Zuweisungsart erstellen Sie eine andere Aufgabe.StatusMarkieren Sie die Aufgabe als abgeschlossen, wenn Sie sie erstellen.ZugewiesenSie können in der Suchleiste nach einem Namen, einer E-Mail-Adresse oder einer Benutzergruppe suchen.Nachdem Sie eine Aufgabe erstellt haben, die Sie einer Gruppe zugewiesen haben, können Sie die der Gruppe zugewiesene Person nicht mehr ändern. Bei einer Aufgabe mit einer anderen der Gruppe zugewiesenen Person erstellen Sie eine andere Aufgabe.Wie viele Gruppenmitglieder müssen diese Aufgabe abschließen?Wählen Sie die Bedingung für die Erledigung einer Gruppenaufgabe aus.- Alle Gruppenmitglieder: Jeder Benutzer in der Gruppe muss seinen Teil der Zuweisung abschließen, um die Aufgabe abzuschließen. Beispiel: Starten Sie einen Planungsprozess, bei dem alle Gruppenmitglieder Maßnahmen auf ihren Aufwandstabellenblättern durchführen müssen.
- Beliebiges Gruppenmitglied: Nur jeweils ein Benutzer in der Gruppe muss die Zuweisung abschließen, um die Aufgabe als abgeschlossen zu markieren. Eine einzelne Aufgabe wird mit mehreren Benutzern geteilt. Beispiel: Jede Person in der Gruppe „Finanzabteilung“ kann den Satz zur Berechnung von Gehaltserhöhungen für das jeweilige Unternehmen aktualisieren.
Nachdem Sie die Aufgabe erstellt haben, können Sie diesen Wert nicht mehr ändern.InhaltWählen Sie den Kontext der Aufgabe für die zugewiesene Person aus. Zugewiesene Benutzer können auf diesen Inhalt direkt in ihrer Aufgabe von ihrem Prozess-Guide aus zugreifen.- Keine: Benutzer können die Aufgabe ohne Adaptive Planning abschließen. Beispiel: Sie senden eine E-Mail-Erinnerung an alle Ihre Mitarbeiter, um sie daran zu erinnern, ihre Spesenabrechnungen bis zu einem bestimmten Stichtag zu übermitteln, damit Ihre Istzahlen auf dem neuesten Stand sind.
- Tabellenblatt: Sie können ein auf der Ebene zugewiesenes Tabellenblatt und eine zugewiesene Version für die Aufgabe auswählen.
- Annahmen-Tabellenblatt: Sie können ein Annahmen-Tabellenblatt und eine Version für die Aufgabe auswählen.
- Bericht: Sie können einen geteilten Bericht und eine Version für die Aufgabe auswählen.
- Dashboards: Sie können Dashboards auswählen und dann eine bestimmte Perspektive oder ein bestimmtes Dashboard für die Aufgabe auswählen. Zugewiesene Personen können den relevanten Kontext im Prozess-Guide einsehen.
- Workflow: Sie können eine Version für den Workflow auswählen. Wenn der Benutzer die Ebene übermittelt, wird der Genehmiger benachrichtigt.
Wenn Sie Aufgaben zuweisen, prüft Adaptive Planning nicht, ob diese Benutzer und Benutzergruppen Zugriff auf den Inhalt haben. Der Zugriff und die Berechtigungen werden geprüft, wenn diese Benutzer zu ihren Prozess-Guides wechseln, um ihre Aufgaben anzuzeigen.Fälligkeitsdatum oder Tage vor dem Zieldatum des ProzessesFälligkeitsdatum oder Tage nach dem Zieldatum des ProzessWählen Sie ein Fälligkeitsdatum oder die Anzahl von Tagen vor dem Zieldatum des Prozesses, an dem die Aufgabe fällig ist.Fälligkeits- und Zieldaten berücksichtigen die Zeitzone. Benutzer sehen sie entsprechend ihrer lokalen Zeit. Beispiel: Ein Prozessadministrator in Los Angeles erstellt eine Aufgabe, die um 1:00:00 Uhr PST fällig ist. Die zugewiesene Person in New York City sieht die Zeit als um 1:00:00 Uhr MEZ fällig an, obwohl sie in einer anderen Zeitzone arbeitet.
Wenn Sie Aufgaben erstellen, werden diese automatisch gemäß der folgenden Logik sortiert:
- Fälligkeitsdatum Die frühesten Aufgaben werden oben im Stapel angezeigt und die neuesten Aufgaben unten.
- Wenn das Fälligkeitsdatum identisch ist, wird nach Aufgabenname sortiert.
- Wenn sowohl das Fälligkeitsdatum als auch der Aufgabenname identisch sind, wird nach Name der zugewiesenen Person sortiert.
- Wenn alle Angaben identisch sind, sortieren Sie nach Aufgabenerstellungsdatum.