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Dokumentation
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Adaptive Planning
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Personaltabellenblatt erstellen

Personaltabellenblatt erstellen

In diesem Thema erfahren Sie, wie Sie ein typisches Personaltabellenblatt einrichten. Sie beginnen mit einer Vorlage für ein modelliertes Tabellenblatt für
Personal
und passen diese dann an. Zum Erstellen und Anpassen des Tabellenblatts sind mehrere Aufgaben erforderlich.

Voraussetzungen

Navigation

Compass.png Klicken Sie im Navigationsmenü auf
Modellierung
.

Personaldimensionen erstellen

Es spart Zeit, die erforderlichen personalbezogenen Dimensionen zu erstellen, bevor Sie mit dem Tabellenblatt beginnen.
Compass.png Wählen Sie im Menü „Modellierung“ die Option
Dimensionen
.
  1. Erstellen Sie Dimensionen zur Identifizierung von Mitarbeitern, z. B.
    Region
    oder
    Tätigkeitscode
    . Sie müssen keine Dimensionsart auswählen.
  2. Erstellen Sie Werte für jede Dimension. Beispielsweise kann eine Dimension mit dem Namen
    Region
    die Werte
    Nordamerika
    ,
    Südamerika
     und
    Asien
     haben.

Neues Personaltabellenblatt erstellen

Compass.png Wählen Sie aus den Menüs unter „Modellierung“ die Option
Tabellenblätter mit Ebenenzuweisung.
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche
    Neues Tabellenblatt
    .
  2. Geben Sie einen Namen für das Tabellenblatt ein.
  3. Aktivieren Sie das Optionsfeld
    Neues Tabellenblatt erstellen
     und wählen Sie
    Modelliert
    und
    Personal
    aus den Dropdown-Listen.
  4. Geben Sie ein
    Kontocodepräfix ein und wählen Sie
    Weiter
    .
  5. Wählen Sie
    Spalten und Ebenen
    , um die Spalten anzuzeigen, die bereits im Tabellenblatt enthalten sind. Sie können sie nach Bedarf bearbeiten, neu anordnen oder löschen. Die Spalten sind „Nachname“ (Text), „Vorname“ (Text), „ID“ (Text), „Ebene“ (Erforderliche Spalte), „Zusatzleistungen“(Textauswahl), „Startdatum“ (Datum), „Enddatum“ (Datum), „Stunden/Woche“ (Zahl), „Vergütungssatz“ (Ausgangssaldo) und „Pro“ (Textauswahl).
  6. Die Vorlage für das Personaltabellenblatt enthält berechnete Konten. Wählen Sie im linken Bereich die Option
    Anzeigespalten
    .
Sie können diese Konten zum Tabellenblatt hinzufügen und sie ändern. Am besten belassen Sie diese Konten unverändert, es sei denn, Sie möchten die Berechnung der Zusatzleistungen ändern. Sie können Zusatzleistungen ändern, indem Sie die Breadcrumbs verwenden, um zur Tabellenblattzusammenfassung zurückzukehren. Wählen Sie dann
Modellierte Konten
.
Die automatisch erstellten Konten sind:
  • Partieller Headcount
    monthfraction(ROW.StartDate,ROW.EndDate,this,30)
     Diese Formel berechnet den Teil des Monats, für den ein Mitarbeiter bezahlt werden soll. Im Monat der Einstellung (Monat, in dem das Startdatum liegt) ist dies wahrscheinlich ein Teilmonat.
  • Headcount
    if(month(this) >= month(ROW.StartDate) and (isblank(ROW.EndDate) or month(this) <= month(ROW.EndDate)), 1, 0)
     Folgende Formel berechnet den Headcount.
  • Stunden
    ROW.HrPerWeek*ROW.PartialHeadcount
     Folgende Formel berechnet die von einem Mitarbeiter auf Stundenbasis pro Monat gearbeiteten Stunden.
  • Gehalt
    ROW.PartialHeadcount* if(ROW.per="Hr",ROW.HrPerWeek*(2080)/(480), 1/12) * ROW.PayRate
     Diese Formel berechnet das monatliche Gehalt eines Mitarbeiters.
  • Zusatzleistungen
    ROW.Salary * if(ROW.Benefits="Yes", (10)/(100), 0)
     Folgende Formel berechnet Zusatzleistungen als Prozentsatz der Gehälter.
„Vergütungssatz“ ist ein weiteres berechnetes Konto. Dieses Konto ist mit dem Anfangswertelement verknüpft, das standardmäßig im Personaltabellenblatt enthalten ist.
  • Vergütungssatz
    if((month(this) > 0) AND ROW.Headcount=1 AND (((month(this) - month(ROW.StartDate) > 1) AND ASSUM.RaiseMonth = 0 AND fiscalmonth(this) = fiscalmonth(ROW.StartDate)) OR (ASSUM.RaiseMonth = Month(this))),ROW.PayRate[time=THIS-1]*ASSUM.RaisePct, 0)
     Diese Formel berechnet den Vergütungssatz eines Mitarbeiters einschließlich aller geplanten Gehaltserhöhungen. Benutzer können den anfänglichen Vergütungssatz jedes Mitarbeiters eingeben. Die Vergütungssätze für die nachfolgenden Monate werden basierend auf dem Satz des vorherigen Monats und einer Annahme für eine Erhöhung berechnet.

Aufwand für Zusatzleistungen prüfen und aktualisieren

In der Vorlage für das Personaltabellenblatt wird der Aufwand für Zusatzleistungen als 10 Prozent des Gehalts für alle Mitarbeiter berechnet, für die Zusatzleistungen aktiviert sind. Folgende Optionen für Zusatzleistungen stehen zur Verfügung:
  • No
    (Standard für neue Mitarbeiter)
  • Yes
Sie können diese Berechnung der Zusatzleistungen ändern oder löschen.
Wählen Sie
Zusatzleistungen
(im mittleren Bereich) und prüfen Sie die Auswahlmöglichkeiten (im rechten Bereich). Sie können die Standardoptionen
Ja
und
Nein
 umbenennen, neue Optionen hinzufügen (z. B.
Vollzeit
,
Teilzeit
) oder die Pfeiltasten verwenden, um die Optionen neu zu organisieren. Die erste Option in der Liste ist die Standardeinstellung, wenn Benutzer eine neue Zeile zum Personaltabellenblatt hinzufügen.
Diese Optionen für Zusatzleistungen werden in einem
berechneten Konto
 namens „Zusatzleistungen“ mit folgender Formel verwendet:
ROW.Salary * IF(ROW.BenefitsSelector="Yes", (10)/(100), 0)
Wenn Sie die Auswahlmöglichkeiten für Zusatzleistungen ändern, muss möglicherweise auch diese Formel geändert werden. Wenn z. B. zusätzliche Auswahlmöglichkeiten über die einfachen Optionen
Ja
und
Nein
 hinaus hinzugefügt werden, müssen Sie dieser Spalte möglicherweise einen Werte-Lookup hinzufügen und das berechnete Konto aktualisieren, um den Lookup zu referenzieren.

Zusatzleistungen ändern

  1. Verwenden Sie die Breadcrumbs, um zur Tabellenblattzusammenfassung zurückzukehren, und wählen Sie
    Spalten und Ebenen
    .
  2. Wählen Sie die Spalte
    Zusatzleistungen
    und aktualisieren Sie die Elemente der Textauswahl.
Fügen Sie neue Elemente hinzu (z. B.
Teilzeit
 oder
Kanada
) und bearbeiten oder ersetzen Sie die vorhandenen Elemente
Ja
und
Nein
.
Wenn eines der Elemente der Textauswahl im Tabellenblatt verwendet wird, kann es nicht gelöscht oder umbenannt werden.

Werte-Lookup hinzufügen

Sie können Werte-Lookups verwenden, um Informationen, die Benutzer in ein Tabellenblatt eingeben, in berechnete Kontowerte zu übersetzen. Für eine benutzerdefinierte Dimension oder Textauswahl können monatliche Lookups hinzugefügt werden. Beispiel: Der Text
Ja
/
Nein
 für
Zusatzleistungen
.
Wenn Sie das Tabellenblatt bearbeitet haben, um mehr Auswahlmöglichkeiten für Zusatzleistungen als
Ja
oder
Nein
 anzubieten, müssen Sie einen Lookup hinzufügen.
So fügen Sie einen Werte-Lookup für Zusatzleistungen hinzu:
  1. Wählen Sie
    Zusatzleistungen
     (mittlerer Bereich) und scrollen Sie nach unten zu
    Werte-Lookups
     (rechter Bereich).
  2. Blenden Sie „Werte-Lookups“ ein und wählen Sie
    Neuen Werte-Lookup hinzufügen
    .
  3. Fügen Sie einen Namen für den Lookup hinzu (z. B. BenChoices).
  4. Geben Sie Ihre Präferenzen für „Anzeigen als“ und
    Dezimalstellen
     an.
  5. Klicken Sie auf
    OK
    , um den neuen Lookup hinzuzufügen, und dann
    Speichern
    , um die Änderungen am Tabellenblatt zu speichern.
  6. Wählen Sie
    Zusatzleistungen
     >
    Werte-Lookups
     und klicken Sie auf das Stiftsymbol
    (neben
    BenChoices
    ). Eine Seite mit einer Zeile für jede von Ihnen erstellte Auswahlmöglichkeit für Zusatzleistungen (
    Ja
    ,
    Nein
     usw.) wird angezeigt.
  7. Geben Sie für jede Auswahlmöglichkeit für Zusatzleistungen die gewünschten Werte (Formel oder Zahl) ein und speichern Sie.

Berechnetes Konto aktualisieren

Nachdem Sie den Lookup erstellt haben, müssen Sie im nächsten Schritt das berechnete Konto „Zusatzleistungen“ ändern, sodass der Lookup BenChoices in seiner Formel enthalten ist.
  1. Kehren Sie für Ihr Personaltabellenblatt zur Tabellenblattzusammenfassung zurück. Beachten Sie, dass es auf dieser Seite einen neuen Link für
    Werte-Lookups
     gibt. Dieser Link wird angezeigt, weil Sie einen Werte-Lookup hinzugefügt haben.
  2. Wählen Sie
    Modellierte Konten
    . Wenn die Seite „Konten“ angezeigt wird, wählen Sie das berechnete Konto
    Zusatzleistungen
    .
  3. Scrollen Sie zu „Datentyp“ (rechter Bereich).
  4. Geben Sie eine neue Formel ein, die die Gehälter mit dem neuen Lookup multipliziert. Beispiel:
    ROW.Salary*ROW.BenChoices
  5. Wählen Sie
    Speichern
    , um Ihre Änderungen am Tabellenblatt zu speichern.
Sie können die Auswahlmöglichkeiten in der Spalte
Pro
 auf die gleiche Weise ändern, wie für die Spalte
Zusatzleistungen
 beschrieben. Die Standardauswahlmöglichkeiten sind pro
Jahr
 und pro
Std.
 Diese Auswahlmöglichkeiten für
Pro
 werden in einem berechneten Konto namens
Gehalt
 verwendet. Wenn die Auswahlmöglichkeiten für
Pro
 geändert werden, muss möglicherweise auch die Formel für das Konto
Gehalt
 geändert werden.

Annahmen zu Gehaltserhöhungen prüfen

Die Vorlage „Personal“ enthält bereits zwei Tabellenblatt-Annahmen, mit denen bestimmt werden soll, wie die Gehälter und Löhne von Mitarbeitern im Laufe der Zeit automatisch erhöht werden. Sie können diese Annahmen ändern oder löschen.
Die Annahmen enthalten keine Werte, sodass Sie sie aktualisieren müssen, damit die Gehälter automatisch erhöht werden.
  1. Wählen Sie in der Tabellenblattzusammenfassung die Option
    Annahmen
    .
  2. Sie können Annahmen zur Gehaltserhöhung für die folgenden beiden Szenarien eingeben:
    • Szenario 1: Alle Mitarbeiter erhalten im selben Monat Gehaltserhöhungen, z. B. jeden März 5 %. Um dies einzurichten, geben Sie die Monatszahl (in diesem Fall 3) in alle Zellen der Annahme namens
      Monat der Gehaltserhöhung
       ein. Geben Sie den Prozentsatz der Gehaltserhöhung in alle Zellen der Annahme namens
      Prozentsatz der Gehaltserhöhung
       ein.
    • Szenario 2: Alle Mitarbeiter erhalten in ihrem Jubiläumsmonat eine Gehaltserhöhung. In diesem Fall geben Sie die Monatszahl als 0 in alle Zellen in der Annahmezeile mit dem Titel
      Monat der Gehaltserhöhung
       ein. Geben Sie den Prozentsatz der Gehaltserhöhung in alle Zellen der Annahme namens
      Prozentsatz der Gehaltserhöhung
       ein.
  3. Speichern Sie.
Sie können auch ein berechnetes Konto mit der Logik erstellen, damit Mitarbeiter an ihrem Jubiläumsdatum eine Gehaltserhöhung erhalten.

Benutzerdefinierte Dimensionen hinzufügen (optional)

Je nach Modell kann es hilfreich sein, benutzerdefinierte Dimensionen in das Personaltabellenblatt aufzunehmen. Sie können Dimensionen zum Sortieren und Erstellen von Berichten für Headcount-Daten verwenden.
Um benutzerdefinierte Dimensionen zum Tabellenblatt hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Wählen Sie in der Tabellenblattzusammenfassung die Option
    Spalten und Ebenen
    .
  2. Wählen Sie
    Dimensionen
     (linker Bereich), um eine Liste der verfügbaren Dimensionen für das Tabellenblatt anzuzeigen.
  3. Wählen Sie nacheinander die Dimensionen, die Sie hinzufügen möchten (rechter Bereich), und ziehen Sie sie in den Erstellungsbereich des Tabellenblatts (mittlerer Bereich). Geben Sie unter „Dimensions-Eigenschaften“ die Dimensionswerte an,
    die Sie für jede Dimension einschließen möchten.
  4. Wählen Sie für jede Dimension, die Benutzer in der Tabellenblattansicht ändern sollen, die Dimension und dann
    Dimension im Tabellenblatt bearbeiten
    .

Tabellenblatt-Eigenschaften festlegen

So legen Sie die Eigenschaften des Tabellenblatts fest:
  1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der Symbolleiste, um die Tabellenblatt-Eigenschaften festzulegen.
  2. Wählen Sie
    Sicherheit
    . Falls erforderlich, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Um dieses Tabellenblatt oder eine seiner Zeilen anzeigen zu lassen, ist die Zugriffsberechtigung für Gehaltsdetails erforderlich.
    Dadurch wird verhindert, dass Tabellenblattbenutzer gehaltsbezogene Informationen sehen, es sei denn, sie haben eine entsprechende Berechtigung.
  3. Wählen Sie
    Einstellungen
     und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Siehe Tabellenblatt-Eigenschaftenfestlegen.
  4. Klicken Sie auf
    OK
    , um die Änderungen der Eigenschaften zu speichern.
  5. Speichern Sie.

Hauptbuchkonten mit modellierten Konten verknüpfen

Für die Werte in den berechneten Konten wird erst dann ein Rollup zur Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) durchgeführt, wenn eine Verknüpfung mit den entsprechenden Hauptbuch-Konten hergestellt wird. Das Hauptbuch-Gehaltskonto (z. B. „7000_01 Löhne und Gehälter“) in jeder Abteilung kann mit einer Formel ausgefüllt werden, die es mit den berechneten Konten für Gehälter verknüpft.
So erstellen Sie eine Formel, die Hauptbuch-Konten mit den berechneten Konten für Ihr Personaltabellenblatt verknüpft:
  1. Klicken Sie im Navigationsmenü auf
    Formeln
    .
  2. Wählen Sie das Hauptbuch-Gehaltskonto, in dem die Ergebnisse der Berechnungen des Personaltabellenblatts angezeigt werden sollen.
  3. Wählen Sie
    Formel festlegen > Formelassistent
    .
  4. Verwenden Sie den Formelassistenten , um eine Formel zu erstellen, die das Hauptbuch-Gehaltskonto mit dem entsprechenden modellierten Konto verknüpft.
  5. Klicken Sie auf
    OK
    .

Headcount nach Tätigkeitsposition eingeben

Das aus der Vorlage erstellte Personaltabellenblatt hat kein Zeitspannenelement. Benutzer müssen nicht in allen Planmonaten mit Headcount Werte eingeben. Der Benutzer gibt Pläne nach Mitarbeiter und dabei das Startdatum, das jährliche Gehalt oder den Stundensatz jedes Mitarbeiters an. Das Personaltabellenblatt berechnet dann alle resultierenden Werte in den entsprechenden Zeitperioden.
Manchmal möchten Budgetmanager Gruppen von Mitarbeitern planen, die in bestimmten Zeitperioden eingestellt werden. Beispiel: Ein Benutzer möchte planen, dass vier neue Vertriebsmitarbeiter im Januar eingestellt werden, drei weitere im März und so weiter.
Eine Lösung dafür sind separate Personaltabellenblätter für verschiedene Arten der Headcount-Planung. Sie können vorhandenen Headcount in einem Personaltabellenblatt nach Person planen, wie oben beschrieben. Anschließend können Sie ein separates Personaltabellenblatt erstellen, um zukünftige Neueinstellungen nach Tätigkeitsposition aufzunehmen.