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Workday User Guide
上次更新時間 ：2025-07-25
概念︰使用外部參照來參照其他工作簿中的資料

概念︰使用外部參照來參照其他工作簿中的資料

在工作簿中，您可以參照其他工作簿中的儲存格或資料範圍。我們將這些參照稱為
外部參照
 或
跨工作簿參照
。對同一工作簿中其他工作表的參照具有類似的語法，因此我們也會在本主題中說明這些參照。您可以建立獨立的參照 (僅使用等號和參照)，也可以將參照設為公式中的引數。
工作簿若從另一個工作簿參照 (帶入) 資料，則屬於
使用者
 工作簿。工作簿中包含其他工作簿所參照的資料，即為
建立者
 工作簿。工作簿既可以是使用者，也可以是建立者。
生產者與消費者的關係

建立外部參照

若要從使用者工作簿新增對建立者工作簿的參照，您必須具有使用者工作簿的「可編輯」權限，以及建立者工作簿的「可檢視」權限或更高權限。
當有人使用外部參照建立或變更公式時，Worksheets 會記住是哪個使用者執行的。執行公式時，Worksheets 會驗證使用者是否有權存取外部參照的工作簿。
您可以
從建立者工作簿
複製完整的參照，然後將其貼到取用者工作簿中。
  1. 選取您要參照的資料，然後按一下滑鼠右鍵並選取
    「複製為外部參照」
    。
  2. 開啟取用者工作簿。在您想要參照的儲存格中，輸入等號 (=)，並按 Ctrl + V (Windows) 或Command + V (Mac) 來貼上參照。
或者，您可以導覽至
檔案
資訊
 ，並將其餘外部參照手動新增至使用者工作簿，以取得建立者工作簿的 Workday ID。
從取用者工作簿 中
，您可以復制建立者工作簿的 Workday ID，然後手動新增定義的名稱或工作表名稱和儲存格/範圍參照。
  1. 在您要放置參照的儲存格中，選取
    「資料 -
    取得外部參照」
     以查看您有權存取的所有工作簿。
  2. 瀏覽至建立者工作簿，然後按一下
    複製 Workday ID
    。
  3. 在使用者工作簿中，輸入等號 (=)，並按 Ctrl + V (Windows) 或Command + V (Mac) 來貼上 Workday ID。然後輸入其餘的參照，可能是定義的名稱，也可能是工作表名稱與儲存格/範圍參照。

更新外部參照

取用者工作簿的工作簿工具列上會顯示灰色的
「外部參照」
 圖示。如果產生者工作簿中的資料有變更，則該圖示會變成綠色，按一下該圖示即可更新取用者工作簿中的資料。具有任何工作簿層級權限的使用者都可存取
「外部參照」
 圖示。進行的更新與
「全部重新計算」
相同。建立者工作簿中的資料變更後，使用者工作簿的
「外部參照」
 圖示最多可能會延遲 2 分鐘，才會變成綠色。
當建立者工作簿資料變更時，您可以選擇在開啟使用者工作簿時讓外部參照自動更新，也可以開啟使用者工作簿並按一下
外部參照
 圖示，手動更新外部參照。按一下
檔案
>
設定
，然後選取或取消選取
「每次開啟工作簿時更新外部工作簿中的資料」
 核取方塊。
此外，您可以排程重新整理即時資料，以提示重新計算取用者工作簿。即使在使用者工作簿不包含即時資料的情況下，您也可以設定排定的重新整理時間，自動重新計算。
例如，如果您有 3 個聯結在一起的工作簿 (建立者 > 取用者/建立者 > 取用者)，您可以排定資料重新整理的時間，自動更新每個工作簿。此外，將排定的重新整理時間錯開，可確保在重新計算下一個工作簿中的資料之前，一個工作簿中的資料會是最新的。
此方法可自動執行工作簿之間的資料流，而無需手動更新。
  1. 排定建立者/消費者工作簿的重新整理時間。
    在建立者/消費者工作簿中，按一下
    資料
    >
    排定即時資料重新整理的時間
     ，並設定重新整理時間，例如中午 12:00。這會更新從建立者工作簿提取的資料。
  2. 排定使用者工作簿的重新整理時間。
    在取用者工作簿中，將重新整理時間排定在建立者/取用者重新整理之後，例如中午 12:15。這可確保取用者工作簿一律顯示最新的重新計算資料。
只有工作簿的擁有者才能配置
「排定即時資料重新整理」
 選項，且排定的重新整理每天只能執行一次。

語法基準

對於外部參照︰
  • 在方括號內輸入工作簿的 Workday ID，然後輸入工作表名稱和儲存格/儲存格範圍，或者輸入定義的名稱。不要包含建立者工作簿的資料夾/路徑資訊。
對於跨工作表參照或外部參照︰
  • 儲存格中以等號 (=) 開頭。
  • 如果工作表名稱具有下列任一屬性，請在名稱前後加上單引號 (')︰
    • 工作表名稱的開頭不是字母或底線。
    • 工作表名稱中任何後續的字元都不是字母、數字、句點或底線。
  • 跨工作表參照範例︰
    • =Sheet1!A1:A4
    • ='All Employees'!A1:A4
    • ='All Employees'!DataArea1，其中 DataArea1 是定義的名稱
此表格顯示一些外部參照範例。為了便於閱讀，已縮短 Workday ID。
=[9f9a1]January!A1
從工作表「一月」的 A1 儲存格中，擷取 Workday ID 為 9f9a1 的工作簿資料。
=SUM([9f9a1]January!A1:B6)
顯示 Workday ID 為 9f9a1，工作表「一月」範圍 A1:B6 的工作簿中儲存格的總和。
=[9f9a1]DataArea1
從 Workday ID 為 9f9a1 且定義名稱為 DataArea1 的工作簿取得資料。
=SUM([9f9a1]Regions!A1:B6)
在 Workday ID 為 9f9a1 的工作簿，工作表「區域」中，顯示 A1:B6 範圍內儲存格的總和。
=SELECT("SELECT * FROM ?",ARRAYAREA([9f9a1]'Data Sheet'!A1))
使用 SELECT 函數從工作簿 9f9a1 的工作表「資料工作表」取得陣列的資料。

外部參照的注意事項

使用外部參照時，請記住以下提示︰
  • 如果建立者工作簿中的資料變更︰
    • 當您按一下綠色的「
      外部參照」
       圖示更新使用者工作簿時，執行的動作與
      「全部重新計算」
      相同。
    • 如果您變更產生器中的資料放置 (例如刪除工作表或將欄插入範圍中)，Worksheets 不會更新使用者工作簿中的參照。
  • 如果您無法存取建立者工作簿，或建立者工作簿遭到刪除，您會看到 #REF!依賴外部參照資料的工作簿儲存格中發生錯誤。
  • 當參考資料因創作使用者的帳戶停用而失效，或創作使用者不再具有產生者和使用者工作簿的權限時，Worksheets 會重新指派工作簿中中斷的外部參考資料。每當有使用者工作簿的編輯或擁有者，以及建立者工作簿的檢視存取權或更高權限的使用者按一下
    外部參照
     圖示時，Worksheets 都會嘗試修正外部參照。如果 Worksheets 無法更新參照，則會顯示 #REF 錯誤，您需要手動更新參照。
  • 如果您有一個包含結構化參照 (即時資料表格/欄名稱) 的外部參照，且您變更了表格名稱或欄名稱，Worksheets 不會自動更新取用者工作簿，而是會自動更新取用者工作簿。您需要手動更新參照。
  • 建立者工作簿參照中的格式設定會套用到使用者工作簿，除非使用者工作簿儲存格已設定格式。如果您稍後變更參照的建立者工作簿儲存格中的格式設定，新的格式設定不會套用到使用者工作簿中。(相同工作簿中的參照也會發生同樣的行為。)
  • 如果您將滑鼠移至公式列中外部參照的 Workday ID 上方，Worksheets 會顯示建立者工作簿的名稱。
  • 您無法將對產生者工作簿圖表的參照新增至取用者工作簿；將參照放入取用者中時發生錯誤。
  • 如果您是工作簿擁有者，則可以使用範圍保護，防止具有「可編輯」權限的使用者變更建立者工作簿中的內容。但是，在取用者工作簿中使用範圍保護並不會阻止更新從產生者傳播到取用者。
  • 在特定用戶上，最多 10,000 個使用者工作簿可以參照單一建立者工作簿。單一使用者工作簿最多可有 25 個建立者工作簿提供資料。
  • 當建立者工作簿資料變更時，函數 NOTIFYIF 和 NOTIFYIFS 不會自動更新；您需要手動更新參照，或設定排定的即時資料重新整理時間。(工作簿不需要包含即時資料；排定的重新整理會執行重新計算動作，從而更新取用者工作簿資料。)

這部分內容不屬於《Workday Administrator Guide》。