概念︰管理雲端硬碟中的檔案和資料夾

Workday User Guide

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概念︰管理雲端硬碟中的檔案和資料夾

此表格匯總了在下列情況下，您可以對雲端硬碟中的檔案和資料夾執行的主要動作︰

您具有適當的權限。

管理者在設定雲端硬碟時，所選用於管理該檔案類型。

雲端硬碟支援該檔案類型的動作。

該應用程式 (例如 Workday Slides 或 Workday Worksheets) 已可在您的系統上使用。

此表格也列出了您可以執行的自訂雲端硬碟使用者介面的動作。

可用的動作會因您使用的是行動應用程式或網頁瀏覽器而異。下表列出了網頁瀏覽器上可用的動作。

動作	附註
上傳檔案將檔案轉換為 Worksheets 工作簿	選取「新增上傳」，或將一或多個檔案拖曳至「雲端硬碟」頁面。如果檔案類型為 XLS、XLSX、CSV 或 HTML，雲端硬碟會自動將上傳的檔案轉換為 Worksheets 工作簿。當您上傳項目時，雲端硬碟會自動掃描項目是否有病毒。病毒掃描不適用於媒體檔案 (影片和套裝內容)。
建立 Worksheets 工作簿	從「雲端硬碟」中選取「新增工作簿」以建立新的空白工作簿。在 Workday 報告中選取「匯出至 Worksheets」，匯出 Workday 報告資料，以建立新的工作簿。
建立 Workday Slides 簡報	選取新增簡報。
建立 Workday Docs 文件範本	選取「新增文件範本」。
建立探索看板	選取新增探索看板。
建立通知範本	選取新增通知範本。
預覽或開啟檔案	選取項目，然後按一下開啟，或連按兩下該項目。您可以預覽以下項目類型︰ DOC DOCX GIF JPEG JPG PDF PNG
下載檔案	下載選項取決於是否針對該特定檔案類型啟用下載︰對於支援的項目，請選取該項目，然後按一下「下載」。對於沒有檢視器或預覽器的項目類型，連按兩下項目名稱即可下載。對於工作簿、投影片簡報和通知範本等項目類型，請開啟項目並選取「檔案下載為」，然後選取可用的檔案類型。
篩選項目的顯示	選取首頁左側的其中一個檢視以查看屬於這些種類的項目，或按一下右上角的「篩選」按鈕以取得其他篩選選項。請注意，「我的檔案」檢視只是一個顯示您擁有項目的篩選條件；我們不建議您使用此檢視來管理雲端硬碟項目。
使用連結 (URL) 共用檔案	您可以為許多使用者提供一個在「共用」對話方塊中產生的連結，以一次與這些使用者共用一個檔案。對於您要共用的每個項目，請確定收件者有權在 Workday 中存取該項目的類型。例如，如果您要共用 Worksheets 工作簿，則共用對象必須有權存取 Workday Worksheets 產品。在雲端硬碟中選取檔案，然後按一下共用。如果尚未啟用「連結共用」選項，請將其啟用。能否使用連結共用功能是系統設定。如果您沒有看到該選項，請與您的管理者確認是否已啟用該選項。選取權限層級。使用連結存取檔案的每個人都將具有此檔案的存取權層級。按一下複製連結。將此 URL 提供給您要與之共用檔案的人員。使用連結共用時，請考量︰除探索看板外，雲端硬碟支援所有云端硬碟檔案類型的連結共用。您無法使用連結來共用資料夾。某些項目 (例如 Worksheets 工作簿或通知範本) 需要額外的安全權限，共用收件者才能檢視這些項目。與與個別使用者共用不同的是，當您使用連結共用項目時，Workday 不會傳送通知。您可能想要通知他人您與他人共用某個項目；例如，您可以透過電子郵件將連結傳送給他們。如果您為項目啟用連結共用，則任何有權存取相關應用程式的使用者 (如果有 URL) 都可以存取該項目。在雲端硬碟中，您使用連結分享的檔案，會在有權存取的個人頭像旁邊顯示一個連結圖示。按一下圖示或個人頭像即可開啟「共用」對話方塊。如果有人透過傳送連結給您，與您共用檔案，則共用的檔案不會顯示在雲端硬碟或搜尋結果中。只有當檔案使用「共用」對話方塊中的「與個人共用」區域與您共用時，檔案才會顯示在雲端硬碟中。如果您稍後變更項目的權限層級，則存取層級會立即更新。範例︰您最初設定「編輯」權限層級，並將連結提供給目前正在編輯檔案的 Cara。如果您將連結共用權限層級變更為「檢視」，Cara 的權限會立即變更，且無法再編輯檔案。如果您關閉共用連結，「共用」對話方塊的「與其他人共用」區域中的個別檔案共用設定仍會保持作用中。如果您對項目使用連結共用，並與個別使用者或群組共用該項目，則該人員將取得最高權限層級。範例︰您與個別比比共用檔案，並為她授予「檢視」存取權。您也會使用連結共用，並將權限層級設為「編輯」。Bibi 具有檔案的「編輯」權限。如果您稍後關閉共用連結，Bidi 將繼續擁有您個別為她指定的「檢視」權限。
與安全群組共用項目	在「共用」對話方塊中輸入安全群組名稱，即可與使用者群組共用項目。群組共用功能是每個雲端硬碟項目類型的系統設定。如果您沒有看到該選項，請與您的管理者確認是否已啟用該選項。對於您要共用的每個項目，請確定收件者有權在 Workday 中存取該項目的類型。例如，如果您要共用 Worksheets 工作簿，則共用對象必須有權存取 Workday Worksheets 產品。在雲端硬碟中選取一個項目，然後按一下共用。在與群組共用區域中，從權限下拉式功能表中選取項目的權限層級。在「與群組共用」區域中，輸入您要與之共用項目的群組名稱。 (選用) 如果您是項目擁有者，可按一下進階來選取是否讓編輯者共用檔案，以及是否允許備註者和檢視者復製或列印/下載檔案。以下選項不適用於資料夾︰您授予資料夾編輯權限的所有使用者都可新增、移除和變更貢獻者的權限；所有與您共用資料夾的使用者皆可下載、複製及列印資料夾中的檔案。與安全群組共用時，請參考以下說明︰雲端硬碟的所有項目類型 (包括資料夾) 都支援與安全群組共用。與與個別使用者共用不同的是，當您與群組共用項目時，Workday 不會傳送通知。您可能想要通知他人您與他人共用某個項目；例如，您可以透過電子郵件將連結傳送給他們。您可以在「共用」對話方塊的「有權存取者」分頁中，檢視和管理哪些群組有權存取 (以及存取層級) 群組共用檔案。如果您取得或喪失群組成員資格，則會自動取得或喪失與該群組共用之項目的存取權。如果您對項目使用連結共用，且同時與某個群組共用項目，則該群組成員會取得最高權限層級。範例︰您與 Bibi 所屬的「經理人員」群組共用檔案，並為該群組授予「檢視」存取權；您同時使用了連結共用，且將權限層級設為「編輯」。Bibi 具有檔案的「編輯」權限。如果您稍後關閉共用連結，Bidi 仍會擁有您為「經理人員」群組指定的「檢視」權限。一般而言，與您共用檔案的群組可以看到檔案中的任何資料，但下列群組除外︰探索看板會套用列層級的安全性，且群組只能查看其有權存取的資料。對於工作簿，您可以隱藏內容，但如果您允許使用者復制工作簿，則他們可以在復制工作簿後取消隱藏內容。
與個別使用者共用項目	您可以與個別使用者共用雲端硬碟中的項目。與個別使用者共用可讓您設定人員的特定權限層級。對於您要共用的每個項目，請確定收件者有權在 Workday 中存取該項目的類型。例如，如果您要共用 Worksheets 工作簿，則共用對象必須有權存取 Workday Worksheets 產品。在雲端硬碟中選取檔案，然後按一下共用。在與個人共用區域的「權限」下拉清單中選取項目的權限層級，然後輸入您要與之共用項目的使用者名稱。 (選用) 針對您共用的使用者輸入訊息。此訊息會顯示在按一下「確定」後使用者收到的 Workday 通知中。 (選用) 如果您是項目擁有者，可按一下進階來選取是否讓編輯者共用檔案，以及是否允許備註者和檢視者復製或列印/下載檔案。媒體 (影片和套裝內容) 檔案具有其他管理者設定，可決定擁有者是否可允許檢視者和備註者復製或下載。如果允許複製、下載及列印的選項顯示為灰色，表示管理者已停用該動作。以下特殊注意事項適用於資料夾共用︰您授予資料夾編輯權限的所有使用者都可以新增、移除和變更貢獻者的權限。所有與您共用資料夾的使用者皆可下載、複製及列印資料夾中的檔案。與個別使用者共用時，請考慮︰雲端硬碟支援與個別使用者共用所有云端硬碟項目類型的檔案 (包括資料夾)。如果您對項目使用連結共用，並與個別使用者或群組共用項目，則該人員將取得最高權限層級。範例︰您與個別比比共用檔案，並為她授予「檢視」存取權；您同時使用了連結共用，且將權限層級設為「編輯」。Bibi 具有檔案的「編輯」權限。如果您稍後關閉共用連結，Bidi 將繼續擁有您個別為她指定的「檢視」權限。如果您稍後變更項目的權限層級，則存取層級會立即更新。範例︰您最初將「可編輯」權限授予目前正在編輯檔案的 Cara。如果您將權限層級變更為「檢視」，Cara 的權限會立即變更，且無法再編輯檔案。共用項目時，使用者會收到 Workday 通知和電子郵件 (如果您的管理者已啟用電子郵件通知)。一般而言，與您共用檔案的使用者可以看到檔案中的任何資料，但下列除外︰探索看板會套用列層級安全性，且使用者只能看到其有權存取的資料。對於工作簿，您可以隱藏內容，但如果您讓使用者復制工作簿，他們可以在復制工作簿後取消隱藏內容。
編輯項目	對於提供編輯器的項目類型，您可以連按兩下項目名稱將其開啟並進行編輯。對於影片︰連按兩下檔案以開啟「檢視媒體」頁面。按一下編輯媒體。
移動項目	選取該項目並按一下移動。然後導覽至您要放置檔案的位置。
複製項目	當您在雲端硬碟使用者介面中復制檔案時，預設目的地是原始檔案的位置。您可以從「複製」對話方塊導覽至其他位置。當您從其中一個整合應用程式中復制項目時 (例如從 Worksheets 使用者介面複製工作簿或從 Slides 複製簡報)，預設目的地可能與您在雲端硬碟中看到的內容不同。
重新命名項目	在項目名稱上按一下滑鼠右鍵，然後選取「重新命名」。對於影片檔案︰連按兩下檔案以開啟「檢視媒體」頁面。按一下編輯媒體。按一下鉛筆圖示 (重新命名)，重新命名檔案。如果符合下列條件，則會針對影片 (但不包括套裝內容) 顯示編輯媒體按鈕︰您具有「管理︰媒體」的存取層級。您是影片的擁有者，或擁有者已將編輯權限授予您。重新命名云端硬碟中的項目會更新檔案名稱︰位於「雲端硬碟」中。當有人使用共用連結或直接在雲端硬碟中開啟項目時。在協助文章中，如果您附加了雲端硬碟檔案或新增了雲端硬碟檔案的連結，檔案重新命名後仍可繼續開啟。我們建議您更新「文字」欄位中的值，以符合重新命名的檔案。範例︰在文章中，使用「插入連結」連結至雲端硬碟中的檔案，或使用「插入媒體」或「從雲端硬碟選取檔案」，將「雲端硬碟檔案 2022 年搜尋結果」附加到文章中。在文字欄位中，輸入「2022 Results」。將雲端硬碟中的檔案重新命名為 2023 Results ()。導覽至說明文章工作區中的文章，選取「編輯文章」，然後將「文字」欄位中的值更新為「2023 Results」。
取代項目	選取該項目，然後按一下取代。然後導覽至替代檔案。取代動作會保留共用權限和檔案的連結。當使用者選取先前開啟過原始檔案的連結時，會改為開啟取代檔案。雲端硬碟目前不支援替換以下檔案︰探索看板文件範本媒體檔案 (ZIP、SCORM 和視訊/音訊檔案) 通知範本投影片簡報 Worksheets 工作簿和範本使用新功能時，請參考以下說明︰取代後，雲端硬碟不會儲存取代的原始檔案。對於由雲端硬碟自動轉換為 Workday 檔案的檔案類型，例如將 XLSX 或 CSV 檔案轉換為 Worksheets 工作簿，被取代的新檔案不會進行轉換。取代的檔案類型必須與原始檔案類型相同。您可以在取代動作期間重新命名檔案。您無法復原取代動作。在說明文章中，如果您使用「插入媒體」或「從雲端硬碟選取檔案」將雲端硬碟檔案附加至文章，則云端硬碟不會將附加的檔案取代為新檔案。附加的檔案是原始雲端硬碟檔案的副本，與文章中的檔案並無關聯。在說明文章中，如果您使用「插入連結」來新增雲端硬碟檔案的連結，我們建議您更新「文字」欄位中的值，以對應重新命名的檔案。雲端硬碟不會使用取代後檔案的名稱更新「文字」欄位。
移除至「垃圾桶」資料夾並從垃圾桶復原	在雲端硬碟首頁上，以滑鼠右鍵按一下檔案或資料夾，然後選取移除，將其移至「垃圾桶」資料夾。將項目移至垃圾桶後，即使您先前與其他使用者共用項目，其他使用者也無法存取該項目。若要還原項目，請從雲端硬碟首頁檢視中選取垃圾桶圖示。選取項目所在的列，然後按一下還原圖示。Workday 會將還原的項目放在雲端硬碟首頁檢視中。如果您移除其他人與您共用的項目，也會將您自己從共用使用者清單中移除。該項目將從您的檔案檢視中消失，且不會顯示在垃圾桶中。管理者可以從雲端硬碟中永久刪除某些類型的項目。
轉移個別檔案或資料夾的所有權	請確定您已與要轉移所有權的人員共用項目。接著選取「共用該項目」，並在該使用者的權限下拉清單中選取「轉移所有權」。轉移所有權時︰您在該項目的權限層級會變更為「可編輯」。新擁有者可以移除您的存取權。如果轉移的項目是 Worksheets 工作簿︰您將無法編輯任何受保護的範圍。 Worksheets 會取消任何現有的即時資料更新排程；新擁有者必須建立新的時間表。只有個人使用者 (而非群組) 可以擁有云端硬碟中的項目。
轉移多個工作簿的所有權	只有管理者才能執行此動作。如果您有適當的權限，請參閱《管理者指南》中的「將雲端硬碟項目的所有權轉讓給其他使用者」以取得詳細資料。
自訂導覽窗格	按一下設定圖示即可︰將項目拖曳至清單頂端，為雲端硬碟指派預設 (首頁) 檢視。當您登入 Workday 並導覽至雲端硬碟時，系統會顯示新的預設檢視畫面。如果您開啟某個項目，然後返回雲端硬碟，則云端硬碟會顯示上次使用的檢視。將導覽窗格中的標準篩選條件拖曳至所需位置，以重新排序這些篩選條件；或將項目拖到「隱藏的功能表項目」清單中以隱藏項目。按一下新增資料夾連結，將一或多個資料夾新增至導覽窗格以便快速存取。您可以在顯示的篩選條件清單中新增最多 10 個資料夾，總計最多可新增 100 個資料夾，包括「隱藏的功能表項目」清單中的項目。
從雲端硬碟項目導覽至使用者基本資料	按一下以下項目上的連結︰「資訊」對話方塊「擁有者」、「建立者」和「上次修改時間」欄位。「共用」對話方塊「擁有存取權的人員」欄位。當適用的使用者與檢視項目的使用者相同時，使用者資訊會顯示為一般文字。
收合或展開右側窗格	按一下右側窗格分隔線上的箭頭圖示。