Conceito: uso de referências externas para fazer referência a dados em outras pastas de trabalho
Em uma pasta de trabalho, você pode fazer referência a células ou intervalos de dados que existem em outras pastas de trabalho. Chamamos essas referências de
referências externas
ou referências entre pastas de trabalho
. As referências a outras planilhas na mesma pasta de trabalho têm uma sintaxe semelhante e, portanto, também as descreveremos neste tópico. Você pode fazer uma referência independente (usando apenas um sinal de igual e a referência) ou uma referência pode ser um argumento em uma fórmula.Uma pasta de trabalho que faz referência a (traz) dados de outra pasta de trabalho é uma pasta de trabalho
consumidora
. Uma pasta de trabalho que contém dados referenciados por outra pasta de trabalho é uma pasta de trabalho produtora
. Uma pasta de trabalho pode ser tanto consumidora como produtora.
Criação de referências externas
Para adicionar referências a uma pasta de trabalho produtora a partir de uma pasta de trabalho consumidora, você deve ter permissão Pode editar para a pasta de trabalho consumidora e permissão Pode visualizar ou superior para a pasta de trabalho produtora.
Quando alguém cria ou altera uma fórmula com uma referência externa, o Worksheets lembra qual foi o usuário. Quando a fórmula é executada, o Worksheets verifica se o usuário tem permissão para acessar a pasta de trabalho referenciada externamente.
A partir de uma pasta de trabalho produtora
, você pode copiar uma referência completa e colá-la em uma pasta de trabalho consumidora.- Selecione os dados aos quais você quer fazer referência, clique com o botão direito do mouse e selecioneCopiar como referência externa.
- Abra a pasta de trabalho consumidora. Na célula em que você quer colocar a referência, digite um sinal de igual (=) e cole a referência pressionando Ctrl + V (Windows) ou Command + V (Mac).
Como alternativa, você pode obter a ID Workday da pasta de trabalho produtora navegando até e adicionando o restante da referência externa manualmente na pasta de trabalho consumidora.
Em uma pasta de trabalho consumidora
, você pode copiar a ID Workday de uma pasta de trabalho produtora e, em seguida, adicionar manualmente o nome definido ou o nome da planilha e a referência de célula/intervalo.- Na célula em que você quer colocar a referência, selecione para ver todas as pastas de trabalho às quais você tem acesso.
- Navegue até a pasta de trabalho produtora e clique emCopiar ID Workday.
- Na pasta de trabalho consumidora, digite um sinal de igual (=) e cole a ID Workday pressionando Ctrl + V (Windows) ou Command + V (Mac). Em seguida, digite o restante da referência, que pode ser um nome definido ou um nome de planilha e uma referência de célula/intervalo.
Atualizar referências externas
As pastas de trabalho consumidoras exibem um ícone cinza
de Referências externas
na barra de ferramentas. Se os dados na pasta de trabalho produtora são alterados, o ícone fica verde e você pode clicar nele para atualizar os dados na pasta de trabalho consumidora. O ícone Referências externas
pode ser acessado por usuários com qualquer nível de permissão para pasta de trabalho. A atualização que ocorre é a mesma que Recalcular tudo
. Pode haver um atraso de até dois minutos quando os dados na pasta de trabalho produtora são alterados e antes que o ícone da pasta de trabalho consumidora em Referências externas
fique verde.Quando os dados da pasta de trabalho produtora são alterados, você pode optar por atualizar as referências externas automaticamente quando a pasta de trabalho consumidora é aberta ou pode abrir a pasta de trabalho consumidora e clicar no ícone
Referências externas
para atualizar as referências externas manualmente. Clique em Arquivo
> Configurações
e marque ou desmarque a caixa de seleção Atualiza dados de pastas de trabalho externas cada vez que a pasta de trabalho é aberta
. Além disso, você pode programar uma atualização de dados dinâmicos para solicitar que a pasta de trabalho consumidora seja recalculada. Você pode definir uma atualização programada para automatizar um recálculo, mesmo que a pasta de trabalho consumidora não contenha dados dinâmicos.
Por exemplo, se você tem três pastas de trabalho agrupadas (Produção > Consumo/Produção > Consumo), pode automatizar as atualizações de cada pasta de trabalho programando as atualizações de dados. Além disso, o escalonamento das atualizações programadas garante que os dados em uma pasta de trabalho estejam atualizados antes que os dados da próxima pasta de trabalho sejam recalculados.
Essa abordagem automatiza o fluxo de dados entre as pastas de trabalho, eliminando a necessidade de atualizações manuais.
- Programe uma atualização para a pasta de trabalho produtora/consumidora.Na pasta de trabalho produtora/consumidora, clique emDados>Programar atualização de dados dinâmicose defina uma hora de atualização, como 12h. Isso atualizará os dados extraídos da pasta de trabalho produtora.
- Programe uma atualização para a pasta de trabalho consumidora.Na pasta de trabalho consumidora, programe um horário de atualização após a atualização da produtora/consumidora, por exemplo, 12h15. Isso garante que a pasta de trabalho consumidora sempre exiba os dados recalculados mais recentes.
A opção
Programar atualização de dados dinâmicos
só pode ser configurada pelo proprietário da pasta de trabalho, e as atualizações programadas só podem ser executadas uma vez por dia.Diretrizes de sintaxe
Para referências externas:
- Insira a ID Workday da pasta de trabalho entre colchetes e, em seguida, o nome da planilha e a célula ou intervalo de células, ou o nome definido. Não inclua informações de pasta/caminho para a pasta de trabalho produtora.
Para referências externas ou entre planilhas:
- Comece com um sinal de igual (=) na célula.
- Se o nome da planilha tiver uma destas propriedades, coloque o nome entre aspas simples ('):
- O nome da planilha não começa com uma letra ou sublinhado.
- Qualquer caractere subsequente no nome da planilha não é uma letra, um dígito, um ponto ou um sublinhado.
- Exemplo de referências entre planilhas:
- =Sheet1!A1:A4
- ='All Employees'!A1:A4
- ='All Employees'!DataArea1, em que DataArea1 é um nome definido
Esta tabela mostra alguns exemplos de referência externa. As IDs Workday estão abreviadas para facilitar a leitura.
=[9f9a1]January!A1 | Obtém dados da pasta de trabalho com a ID Workday 9f9a1, na planilha January, célula A1. |
=SUM([9f9a1]January!A1:B6) | Mostra a soma das células na pasta de trabalho com a ID Workday 9f9a1, na planilha January, intervalo A1:B6. |
=[9f9a1]DataArea1 | Obtém dados da pasta de trabalho com a ID Workday 9f9a1, com o nome definido DataArea1. |
=SUM([9f9a1]Regions!A1:B6) | Mostra a soma das células no intervalo A1:B6, na pasta de trabalho com a ID Workday 9f9a1, da planilha Regions. |
=SELECT("SELECT * FROM ?",ARRAYAREA([9f9a1]'Data Sheet'!A1)) | Usa a função SELECT para obter os dados de uma matriz da pasta de trabalho 9f9a1, planilha Data Sheet. |
Considerações para referências externas
Tenha estas dicas em mente quando trabalhar com referências externas:
- Se os dados forem alterados em uma pasta de trabalho produtora:
- Quando você clica no ícone verdede Referências externaspara atualizar a pasta de trabalho consumidora, a ação é a mesma queRecalcular tudo.
- Se você altera o posicionamento de dados em uma produtora, por exemplo, excluindo uma planilha ou inserindo uma coluna em um intervalo, o Worksheets não atualiza a referência na pasta de trabalho consumidora.
- Se você perder o acesso a uma pasta de trabalho produtora ou se ela for excluída, você verá um erro #REF! em células da pasta de trabalho que dependem de dados de referências externas.
- O Worksheets reatribui referências externas interrompidas em pastas de trabalho quando as referências se tornam inválidas devido à desativação da conta do usuário de criação ou quando o usuário não tem mais permissões para as pastas de trabalho produtora e consumidora. O Worksheets tenta corrigir as referências externas sempre que um usuário com acesso de edição ou proprietário da pasta de trabalho consumidora e acesso de visualização ou superior à pasta de trabalho produtora clica no íconeReferência externa. Se o Worksheets não puder atualizar uma referência, um erro #REF será exibido e você precisará atualizar a referência manualmente.
- Se você tem uma referência externa que contém uma referência estruturada (nome da tabela/coluna de dados dinâmicos) e altera o nome da tabela ou da coluna, o Worksheets não atualiza automaticamente a pasta de trabalho consumidora. Você precisa atualizar a referência manualmente.
- A formatação nas referências da pasta de trabalho produtora é aplicada na pasta de trabalho consumidora, a menos que as células da pasta de trabalho consumidora já estejam formatadas. Se você alterar posteriormente a formatação nas células da pasta de trabalho produtora referenciada, a nova formatação não será aplicada à pasta de trabalho consumidora. (Esse mesmo comportamento ocorre para referências na mesma pasta de trabalho.)
- Se você posiciona o mouse sobre a ID Workday em uma referência externa na barra de fórmulas, o Worksheets mostra o nome da pasta de trabalho produtora.
- Você não pode adicionar uma referência a um gráfico da pasta de trabalho produtora em uma pasta de trabalho consumidora; ocorre um erro quando você insere a referência na consumidora.
- Se você é o proprietário da pasta de trabalho, pode impedir que usuários com a permissão Pode editar alterem o conteúdo na pasta de trabalho produtora usando a proteção de intervalo. No entanto, o uso da proteção de intervalo em uma pasta de trabalho consumidora não impede que as atualizações se propaguem da produtora para a consumidora.
- Em um locatário específico, até 10.000 pastas de trabalho consumidoras podem se referir a uma única pasta de trabalho produtora. Até 25 pastas de trabalho produtoras podem fornecer dados para uma única pasta de trabalho consumidora.
- As funções NOTIFYIF e NOTIFYIFS não são atualizadas automaticamente quando os dados da pasta de trabalho produtora são alterados. Você precisa atualizar as referências manualmente ou definir uma atualização programada de dados dinâmicos. (A pasta de trabalho não precisa conter dados dinâmicos; a atualização programada executa uma ação de recalcular, que atualiza os dados da pasta de trabalho consumidora.)