Conceito: gestão de arquivos e pastas no Drive

Workday User Guide

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Esta tabela resume as principais ações que você pode executar com arquivos e pastas no Drive, se:

Você tem as permissões apropriadas.

O administrador selecionou para gerenciar esse tipo de arquivo durante a definição do Drive.

O Drive oferece suporte à ação para esse tipo de arquivo.

O aplicativo (como Workday Slides ou Workday Worksheets) está disponível em seu sistema.

A tabela também lista ações que você pode executar para personalizar a interface de usuário do Drive.

As ações disponíveis podem variar dependendo se você está usando o aplicativo para dispositivos móveis ou o navegador da Web. A tabela lista as ações que estão disponíveis no navegador da Web.

Ação	Observações
Carregar arquivos Converter arquivos em pastas de trabalho do Worksheets	Selecione Adicionar novo carregamento ou arraste um ou mais arquivos para a página do Drive. O Drive converte automaticamente os arquivos carregados nas pastas de trabalho do Worksheets se o arquivo tiver o tipo XLS, XLSX, CSV ou HTML. O Drive verifica automaticamente a existência de vírus nos itens quando você os carrega. A verificação de vírus não se aplica a arquivos de mídia (vdos e conteúdo em pacote).
Criar pasta de trabalho do Worksheets	No Drive, selecione Adicionar nova pasta de trabalho para criar uma nova pasta de trabalho em branco. Em um relatório do Workday, selecione Exportar para Worksheets para exportar dados de relatório do Workday e criar uma nova pasta de trabalho.
Criar apresentação do Workday Slides	Selecione Adicionar nova apresentação .
Criar modelo de documento do Workday Docs	Selecione Adicionar novo modelo de documento .
Criar um painel de descoberta	Selecione Adicionar novo painel de descoberta .
Criar um modelo de notificação	Selecione Adicionar novo modelo de notificação .
Pré-visualizar ou abrir um arquivo	Selecione um item e clique em Abrir ou clique duas vezes no item. Você pode pré-visualizar estes tipos de item: DOC DOCX GIF JPEG JPG PDF PNG
Fazer download de um arquivo	As opções de download dependem de o download estar habilitado para esse tipo de arquivo específico: Para itens com suporte, selecione o item e clique em Baixar . Para os tipos de item que não têm um visualizador ou pré-visualização, se você clicar duas vezes no nome do item, poderá baixá-lo. Para tipos de item, como pastas de trabalho, apresentações do Slides e modelos de notificação, abra o item e selecione Arquivo Baixar como e , em seguida, selecione um tipo de arquivo disponível.
Filtrar a exibição de itens	Selecione uma das visualizações no lado esquerdo da página inicial para ver os itens nessas categorias ou clique no botão Filtrar, no canto superior direito, para ver opções de filtro adicionais. Observe que a visualização Meus arquivos é apenas um filtro que mostra seus próprios itens; Não recomendamos o uso dessa visualização para gerenciar itens do Drive.
Compartilhar um arquivo usando um link (URL)	Você pode compartilhar um arquivo com vários usuários de uma vez. Basta fornecer a eles um link, que você gera na caixa de diálogo Compartilhar . Para cada item que você quer compartilhar, verifique se o destinatário tem permissão para acessar o tipo de item no Workday. Exemplo: se você quer compartilhar uma pasta de trabalho do Worksheets, a pessoa com quem você está compartilhando deve ter acesso ao produto Workday Worksheets. Selecione um arquivo no Drive e clique em Compartilhar . Habilite a opção Compartilhamento de links , caso ainda não esteja habilitada. A capacidade de usar o compartilhamento de links é uma configuração do sistema. Se você não encontrar a opção, entre em contato com o administrador para garantir que ela esteja habilitada. Selecione o nível de permissão. Todos que acessarem o arquivo usando o link terão este nível de acesso. Clique em Copiar link . Forneça este URL às pessoas com quem você quer compartilhar o arquivo. Quando usar o compartilhamento de links, considere: O Drive oferece suporte ao compartilhamento de links para todos os tipos de arquivo do Drive, exceto os painéis de descoberta. Você não pode compartilhar pastas usando um link. Alguns itens (como pastas de trabalho do Worksheets ou modelos de notificação) exigem permissões de segurança adicionais para que o destinatário de compartilhamento possa visualizá-los. Ao contrário do compartilhamento com usuários individuais, quando você compartilha um item usando um link, o Workday não envia notificações. Você pode querer notificar as pessoas que compartilhou um item com elas; por exemplo, você pode enviar um link por e-mail. Se você habilita o compartilhamento de links para um item, qualquer usuário com acesso ao aplicativo relacionado pode acessar o item se tiver o URL. No Drive, os arquivos que você compartilha usando um link exibem um ícone de Link ao lado dos avatares Quem tem acesso . Você pode abrir a caixa de diálogo Compartilhar clicando no ícone ou em um avatar. Se alguém compartilha um arquivo com você enviando um link, o arquivo compartilhado não é exibido no Drive nem nos resultados da pesquisa. O arquivo é exibido no Drive somente se ele foi compartilhado com você usando a área Compartilhar com pessoas na caixa de diálogo Compartilhar . Se você altera o nível de permissão do item posteriormente, o nível de acesso é atualizado imediatamente. Exemplo: originalmente você definiu o nível de permissão Editar e forneceu o link para Cara, que agora está editando o arquivo. Se você altera o nível de permissão de compartilhamento de links para Visualizar, a permissão de Cara muda imediatamente e ela não pode mais editar o arquivo. As configurações individuais de compartilhamento de arquivo na área Compartilhar com outros da caixa de diálogo Compartilhar permanecem ativas se você desativar o compartilhamento de links. Se você usa o compartilhamento de links para um item e também o compartilha com usuários individuais ou grupos, a pessoa obtém o mais alto dos níveis de permissão possíveis. Exemplo: você compartilha um arquivo com Bibi individualmente e concede a ela acesso de visualização. Você também usa o compartilhamento de links e define o nível de permissão como Editar. Bibi tem permissão para editar o arquivo. Se posteriormente você desativar o compartilhamento de links, Bibi continuará a ter a permissão de visualização que você especificou para ela individualmente.
Compartilhar um item com grupos de segurança	Você pode compartilhar um item com grupos de usuários digitando os nomes dos grupos de segurança na caixa de diálogo Compartilhar . A possibilidade de usar o compartilhamento de grupo é uma configuração do sistema de cada tipo de item do Drive. Se você não encontrar a opção, entre em contato com o administrador para garantir que ela esteja habilitada. Para cada item que você quer compartilhar, verifique se o destinatário tem permissão para acessar o tipo de item no Workday. Exemplo: se você quer compartilhar uma pasta de trabalho do Worksheets, a pessoa com quem você está compartilhando deve ter acesso ao produto Workday Worksheets. Selecione um item no Drive e clique em Compartilhar . Na área Compartilhar com grupos , selecione um nível de permissão para o item no menu suspenso Permissões . Na área Compartilhar com grupos , digite os nomes dos grupos com os quais você quer compartilhar o item. (Opcional) Se você é o proprietário do item, pode clicar em Avançado para selecionar se quer permitir que editores compartilhem o arquivo e se você quer permitir que pessoas autorizadas a comentar e a copiar, imprimir ou baixar o arquivo. Essas opções não se aplicam a pastas: todos os usuários a quem você concede acesso para edição de pasta podem adicionar, remover e alterar permissões para colaboradores; Todos os usuários com quem você compartilha a pasta podem baixar, copiar e imprimir arquivos na pasta. Quando compartilhar com grupos de segurança, considere: O Drive oferece suporte ao compartilhamento com grupos de segurança para todos os tipos de item do Drive, incluindo pastas. Ao contrário do compartilhamento com usuários individuais, quando você compartilha um item com um grupo, o Workday não envia notificações. Você pode querer notificar as pessoas que compartilhou um item com elas; por exemplo, você pode enviar um link por e-mail. Você pode visualizar e gerenciar quais grupos têm acesso (e o nível de acesso) a um arquivo compartilhado com o grupo na guia Quem tem acesso da caixa de diálogo Compartilhar . Se você ganha ou perde a associação a um grupo, automaticamente ganha ou perde o acesso aos itens que alguém compartilhou com esse grupo. Se você usa o compartilhamento de links para um item e também compartilha um item com um grupo, o membro do grupo obtém o mais alto dos níveis de permissão possíveis. Exemplo: você compartilha um arquivo com o grupo Gestores, do qual Bibi é membro, e concede ao grupo acesso de visualização; você também usa o compartilhamento de links e define o nível de permissão como Editar. Bibi tem permissão para editar o arquivo. Se posteriormente você desativar o compartilhamento de links, Bibi continuará a ter a permissão de visualização que você especificou para o grupo de gestores. Em geral, os grupos com os quais você compartilha arquivos podem ver todos os dados nos arquivos, exceto: Para painéis de descoberta, a segurança no nível de linha se aplica e os grupos veem somente os dados aos quais têm acesso. Para pastas de trabalho, você pode ocultar o conteúdo, mas se permitir que os usuários copiem a pasta de trabalho, eles poderão mostrar o conteúdo depois de copiar a pasta de trabalho.
Compartilhar um item com usuários individuais	Você pode compartilhar itens no Drive com usuários individuais. Compartilhar com usuários individuais permite que você defina um nível de permissão específico para a pessoa. Para cada item que você quer compartilhar, verifique se o destinatário tem permissão para acessar o tipo de item no Workday. Exemplo: se você quer compartilhar uma pasta de trabalho do Worksheets, a pessoa com quem você está compartilhando deve ter acesso ao produto Workday Worksheets. Selecione um arquivo no Drive e clique em Compartilhar . Na área Compartilhar com pessoas , selecione um nível de permissão para o item na lista suspensa Permissões e insira os nomes dos usuários com os quais você quer compartilhar o item. (Opcional) Digite uma mensagem para os usuários com os quais você está compartilhando. A mensagem é exibida na notificação do Workday que os usuários recebem depois que você clica em OK . (Opcional) Se você é o proprietário do item, pode clicar em Avançado para selecionar se quer permitir que editores compartilhem o arquivo e se você quer permitir que pessoas autorizadas a comentar e a copiar, imprimir ou baixar o arquivo. Os arquivos de mídia (vídeo e conteúdo em pacote) têm uma configuração de administrador adicional que determina se os proprietários podem permitir que pessoas autorizadas a visualizar e comentar os copiem ou baixem. Se a opção para permitir cópia, download e impressão estiver esmaecida, isso indica que o administrador desabilitou a ação. Estas considerações especiais se aplicam ao compartilhamento de pastas: Todos os usuários aos quais você concede acesso de edição de pasta podem adicionar, remover e alterar permissões para colaboradores. Todos os usuários com quem você compartilha a pasta podem baixar, copiar e imprimir arquivos na pasta. Quando compartilhar com usuários individuais, considere: O Drive oferece suporte ao compartilhamento de arquivos com usuários individuais em todos os tipos de item do Drive, incluindo pastas. Se você usa o compartilhamento de links para um item e também compartilha um item com usuários individuais ou grupos, a pessoa obtém o mais alto dos níveis de permissão possíveis. Exemplo: você compartilha um arquivo com Bibi individualmente e concede a ela acesso de visualização; você também usa o compartilhamento de links e define o nível de permissão como Editar. Bibi tem permissão para editar o arquivo. Se posteriormente você desativar o compartilhamento de links, Bibi continuará a ter a permissão de visualização que você especificou para ela individualmente. Se você altera o nível de permissão do item posteriormente, o nível de acesso é atualizado imediatamente. Exemplo: originalmente você deu permissão Pode editar para Cara, que agora está editando o arquivo. Se você altera o nível de permissão para Visualizar, a permissão de Cara muda imediatamente e ela não pode mais editar o arquivo. Quando você compartilha um item, o usuário recebe uma notificação do Workday e um e-mail (se o seu administrador habilitou as notificações por e-mail). Em geral, os usuários com quem você compartilha arquivos podem ver todos os dados nos arquivos, exceto: Para painéis de descoberta, a segurança no nível de linha se aplica, e os usuários veem somente os dados aos quais têm acesso. Para pastas de trabalho, você pode ocultar o conteúdo, mas se permitir que os usuários copiem a pasta de trabalho, eles poderão mostrar o conteúdo depois de copiar a pasta de trabalho.
Editar um item	Para os tipos de item que fornecem um editor, você pode clicar duas vezes no nome do item para abri-lo e editá-lo. Para vídeos: Clique duas vezes no arquivo para abrir a página Visualizar mídia . Clique em Editar mídia .
Mover um item	Selecione o item e clique em Mover ; em seguida, navegue até o local onde quer colocar o arquivo.
Copiar um item	Quando você copia um arquivo na interface de usuário do Drive, o destino por padrão é o local do arquivo original. Você pode navegar para um local diferente na caixa de diálogo Copiar. Quando você copia um item de um dos aplicativos de integração, como uma pasta de trabalho da interface de usuário do Worksheets ou uma apresentação do Slides, o destino por padrão pode ser diferente do que você vê no Drive.
Renomear item	Clique com o botão direito do mouse no nome do item e selecione Renomear . Para arquivos de vídeo: Clique duas vezes no arquivo para abrir a página Visualizar mídia . Clique em Editar mídia . Clique no ícone de lápis (Renomear) para renomear o arquivo. O botão Editar mídia é exibido para vídeos (mas não para conteúdo em pacote) se estas condições existirem: Você tem o nível de acesso Gerenciar: mídia . Você é o proprietário do vídeo ou o proprietário concedeu a você permissão de edição. Renomear um item no Drive atualiza o nome do arquivo: No Drive Quando alguém abre o item usando um link compartilhado ou diretamente no Drive. Em um artigo da Ajuda, se você anexou um arquivo do Drive ou adicionou um link de um arquivo do Drive, o arquivo continua aberto após ser renomeado. Recomendamos que você atualize o valor no campo Texto para corresponder ao arquivo renomeado. Exemplo: Em um artigo, use Inserir link para vincular a um arquivo no Drive, ou use Inserir mídia ou Seleção de arquivo do Drive para anexar os resultados de 2022 do arquivo do Drive a um artigo. No campo Texto , digite Resultados de 2022 . Renomeie o arquivo no Drive como Resultados de 2023 . Navegue até o artigo no espaço de trabalho Artigos da Ajuda, selecione a opção para editar o artigo e atualize o valor no campo Texto para Resultados de 2023 .
Substituir um item	Selecione o item e clique em Substituir . em seguida, navegue até o arquivo de substituição. A ação de substituição preserva as permissões de compartilhamento e o link para o arquivo. Quando um usuário seleciona um link que anteriormente abriu o arquivo original, ele abre o arquivo de substituição. No momento, o Drive não tem suporte para estes arquivos para substituição: Painéis Discovery Board Modelos de documento Arquivos de mídia (ZIP, SCORM e arquivos de vídeo/áudio) Modelos de notificação Apresentações do Slides Pastas de trabalho e modelos do Worksheets Durante o uso da nova funcionalidade, considere: O Drive não salva o arquivo original substituído depois que ele é substituído. Para os tipos de arquivo que o Drive converte automaticamente em arquivos do Workday, como a conversão de arquivos XLSX ou CSV em pastas de trabalho do Worksheets, a conversão não ocorre para os novos arquivos substituídos. O tipo de arquivo de substituição deve ser igual ao tipo de arquivo original. Você pode renomear um arquivo durante a ação de substituição. Você não pode desfazer a ação de substituição. Em um artigo da Ajuda, se você usou Inserir mídia ou Selecionar arquivo do Drive para anexar um arquivo do Drive ao artigo, o Drive não substitui o arquivo anexado pelo novo arquivo. Um arquivo anexado é uma cópia do arquivo original do Drive e não está associado ao arquivo no artigo. Em um artigo da Ajuda, se você usou Inserir link para adicionar um link a um arquivo do Drive, recomendamos que você atualize o valor no campo Texto para corresponder ao arquivo renomeado. O Drive não atualiza o campo Texto com o nome do arquivo substituído.
Remova para a pasta Lixeira e recupere da lixeira	Na página inicial do Drive, clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta e selecione Remover para movê-lo para a pasta Lixeira . Depois que você move um item para a lixeira, nenhum outro usuário consegue acessá-lo, mesmo que você o tenha compartilhado com eles. Para restaurar um item, na visualização da página inicial do Drive, selecione o ícone Lixeira . Selecione a linha que contém o item e clique no ícone Restaurar . O Workday coloca os itens restaurados na visualização da página inicial do Drive. Se você remove um item que alguém compartilhou com você, seu nome é removido da lista de usuários compartilhados. O item desaparece da visualização do arquivo e não é exibido na Lixeira . Os administradores podem excluir permanentemente alguns tipos de itens do Drive.
Transferir propriedade de arquivos ou pastas individuais	Certifique-se de que você já compartilhou o item com a pessoa para quem quer transferir a propriedade. Selecione Compartilhar o item e selecione Transferir propriedade na lista suspensa de permissões desse usuário. Quando você transfere propriedade: O nível de permissão do item muda para Pode editar. O novo proprietário pode remover seu acesso. Se o item transferido é uma pasta de trabalho do Worksheets: Você não poderá editar nenhum intervalo protegido. O Worksheets cancela todas as programações de atualização de dados dinâmicos existentes. o novo proprietário deve criar uma nova programação. Somente usuários individuais (não grupos) podem ter itens no Drive.
Transferir propriedade de várias pastas de trabalho	Somente administradores podem executar esta ação. Consulte Transferir propriedade de itens do Drive para outro usuário no Guia do Administrador, se você tem as permissões apropriadas, para obter detalhes.
Personalizar o painel de navegação	Clique no ícone Configurações para: Atribua uma visualização por padrão (página inicial) para o Drive, arrastando o item para o topo da lista. A nova visualização por padrão é exibida quando você faz login no Workday e navega até o Drive. Se você abre um item e depois volta para o Drive, ele mostra a última visualização usada. Para reordenar os filtros padrão no painel de navegação, arraste-os para a posição desejada ou oculte os itens arrastando-os para a lista Itens de menu ocultos . Adicione uma ou mais pastas ao painel de navegação para acesso rápido, clicando no link Adicionar pasta . Você pode adicionar até dez pastas à lista de filtros visíveis e até 100 pastas ao total, incluindo itens na lista Itens de menu ocultos .
Navegar até um perfil de usuário a partir de um item do Drive	Clique no link: Campos Proprietário da caixa de diálogo Informações , Criado por e Última modificação . Caixa de diálogo Compartilhar - Campo Quem tem acesso As informações do usuário são exibidas como texto normal quando o usuário aplicável é o mesmo que visualiza o item.
Recolher ou expandir o painel direito	Clique no ícone de seta no divisor de painel direito.