Concept: werkmapsjablonen
Met werkmapsjablonen kunt u robuuste gegevensmodellering en -analyses leveren die het Workday-beveiligingsmodel onderhouden. U kunt een gestandaardiseerde indeling en gegevensmodel in een werkmap definiëren, de werkmap converteren naar een sjabloon en die sjabloon op schaal distribueren. Hoewel de meest gebruikte reden om sjablonen te gebruiken is om de beveiliging van dynamische gegevens te behouden, kunnen sjablonen ook zeer waardevol zijn voor werkmappen die complexe formules bevatten.
Wanneer u een sjabloon distribueert naar een ontvanger en deze de sjabloon uitvoert om een werkmap te maken, worden in de resulterende werkmap Workday-gegevens weergegeven op basis van de beveiligingsmachtigingen van de ontvanger.
Werkmapsjablonen:
- Werkmapfunctionaliteit behouden.
- Hiermee kunt u Workday-rapportgegevens weergeven op basis van de rapporttoegang van de sjabloonontvanger en de gegevenstoegang bij het uitvoeren van de sjabloon.
- Net als elk ander itemtype worden ze in Drive weergegeven. Een sjabloonpictogram ziet eruit als een werkmappictogram, maar heeft rechtsonder een T.
De algemene sjabloonwerkstroomstappen zijn:
- (Auteur/Eigenaar) Converteer de werkmap naar een sjabloon.
- (Auteur/Eigenaar) Distribueer de sjabloon onder personen of groepen, of schakel de distributie van koppelingen in en geef anderen een koppeling.
- (Ontvanger) Voer de sjabloon uit om een werkmap te maken.
Nadat u een werkmap naar een sjabloon hebt geconverteerd, kunt u indien nodig de sjabloonindeling, het gegevensmodel, enzovoort bewerken. Voordat u de bewerking uitvoert, moet u voorkomen dat gebruikers de bewerking uitvoeren terwijl deze wordt bewerkt. hiervoor maakt u het niet-uitvoerbaar door een schakeloptie te schakelen. Wanneer u klaar bent met bewerken, maakt u deze weer beschikbaar, zodat uw sjabloonontvangers de sjabloon opnieuw kunnen uitvoeren om uw updates te bekijken.
Overwegingen bij het gebruik van werkmapsjablonen
- Wanneer u een werkmap naar een sjabloon converteert, wordt de oorspronkelijke werkmap niet behouden.
- Wanneer u een werkmap converteert naar een sjabloon, wist Worksheets alle geplande geplande vernieuwingen van dynamische gegevens. (Voor sjablonen die u hebt gemaakt voordat de functionaliteit in februari 2024 werd gewijzigd, worden bestaande geplande vernieuwingen niet meer uitgevoerd.)
- U kunt geen vernieuwing van dynamische gegevens plannen voor een sjabloon.
- Als momenteel een vernieuwing van dynamische gegevens wordt uitgevoerd in een sjabloon, kunt u de optieBeschikbaar voor uitvoerenniet selecteren.
- Wanneer de sjabloonontvanger een sjabloon met dynamische gegevens uitvoert om een werkmap te maken, wordt het Workday-rapport uitgevoerd met de standaardpromptwaarden uit de rapportdefinitie, indien van toepassing.
- In Worksheets worden geen kolomgegevens met dynamische gegevensopmerkingen bewaard in geconverteerde sjablonen, zelfs niet als de sjabloonontvanger toegang heeft tot het specifieke gegevensitem. Hierdoor kan de ontvanger opmerkingen invoeren die het meest relevant zijn voor zijn/haar specifieke gegevens in plaats van de gegevens van de oorspronkelijke werkmapeigenaar.
- Als de maker van de sjabloon gebieden in de werkmap heeft beveiligd voordat deze naar een sjabloon wordt geconverteerd, wordt het eigendom van die gebieden overgedragen aan de ontvangers van de sjabloon.
- Nadat u een sjabloon hebt gedistribueerd, blijven eerdere werkmapschema's niet behouden in de resulterende werkmappen. moet u een nieuw schema maken.
- Workday-beheerders kunnen werkmappen die worden gebruikt als bron voor sjablonen permanent verwijderen en kunnen sjablonen ook permanent verwijderen, ongeacht of ze zijn gedistribueerd.
- Sjablonen worden niet ondersteund voor actieve invoergebieden. de actie 'Converteren naar sjabloon' kan niet worden geselecteerd.
- U wordt aangeraden geen koppelingen te maken vanuit werkmapsjablonen naar diapresentaties. Een sjabloon is niet bedoeld voor gebruik als de directe gegevensbron. Maak in plaats daarvan een koppeling naar werkmappen die zijn gegenereerd op basis van sjablonen.