Werkmapsjablonen maken en distribueren

Voor groepsdistributie moet de beheerder de beveiligingsgroep inschakelen voor delen in Drive.

Elke Worksheet-gebruiker kan sjablonen maken en distribueren.

De werkmap converteren naar een sjabloon:

Selecteer in de werkmap

Bestand

converteren naar sjabloon

Selecteer de

optie Snap het!

selectievakje en klik vervolgens op

Converteren

(Optioneel) Distribueer de sjabloon:

Aan personen	Typ gebruikersnamen in het gebied Distribueren naar personen van het dialoogvenster Distributie .
Aan groepen	Typ namen van beveiligingsgroepen in het gebied 'Distribueren naar groepen' van het dialoogvenster 'Distribueren' . Worksheets ondersteunt alleen sjabloondistributie voor onbeperkte beveiligingsgroepen.
Naar niet-opgegeven personen met een koppeling	Klik op de schakeloptie Koppelingsverdeling uit om op koppelingen gebaseerde distributie in te schakelen. Kopieer de koppeling en deel deze met uw ontvangers.

Distributie is vergelijkbaar met delen, behalve dat ontvangers de sjabloon uitvoeren om hun eigen werkmap te maken en dat de machtigingsniveaus Bewerken, Opmerkingen en Weergeven niet van toepassing zijn.

(Optioneel) Voeg een omschrijving voor de sjabloon toe door rechtsboven in de sjabloon op Sjablooninstellingen te klikken.

U kunt een sjabloon direct na het converteren distribueren zoals hierboven beschreven, of:

In Drive door de sjabloon te selecteren en vervolgens op

Sjabloon distribueren

te klikken.

Ga vanuit de sjabloon naar

Bestandsbeheer

voor distributie

of klik op

Distributie beheren

rechts van de schakeloptie Beschikbaar voor uitvoeren.

Nadat u een sjabloon hebt gedistribueerd, voert de ontvanger de sjabloon uit om een werkmap te maken. Vanuit Drive selecteert de ontvanger de sjabloon om de sjabloon te openen. Een dialoogvenster leidt hen om op

Sjabloon uitvoeren

te klikken om een werkmap te maken. Als de sjabloon gebruikmaakt van dynamische gegevens, worden het gekoppelde Workday-rapport uitgevoerd, worden de formules berekend en wordt de werkmap gemaakt op basis van het toegangsniveau van de ontvanger tot Workday-gegevens. Als de ontvanger beperkte of geen toegang tot het rapport heeft, treedt er een fout op voor die rapportgebieden en de volgende formules.

U kunt een sjabloon op dezelfde manier bewerken als een werkmap, maar u moet voorkomen dat gebruikers de sjabloon uitvoeren terwijl u aan het bewerken bent. Klik hiervoor op de schakeloptie boven aan de sjabloon zodat deze wordt weergegeven

Niet beschikbaar voor uitvoering

. Met deze status kunt u de sjabloon bewerken en kunnen gebruikers aan wie u de sjabloon hebt gedistribueerd, deze niet uitvoeren. Wijzigingen die u in de sjabloon aanbrengt, worden niet automatisch doorgevoerd in gedeelde sjablonen. Wanneer u klaar bent met bewerken, klikt u op de schakeloptie om

Beschikbaar voor uitvoering weer te geven

. Gebruikers naar wie u de sjabloon eerder hebt gedistribueerd, moeten de sjabloon opnieuw uitvoeren om uw updates te zien.

Net zoals u werkmappen kunt delen, kunt u sjablonen delen door machtigingen voor bewerken, opmerkingen of weergave te geven. Maar alleen de auteur van de sjabloon kan de instelling

'Beschikbaar voor uitvoering'

bepalen, zodat bewerking kan worden uitgevoerd. editors vertrouwen erop dat de auteur het item niet kan uitvoeren, zodat ze het kunnen bewerken.