Concept: externe verwijzingen gebruiken om naar gegevens in andere werkmappen te verwijzen
In een werkmap kunt u verwijzen naar cellen of gegevensbereikwaarden die in andere werkmappen voorkomen. Deze verwijzingen worden
externe verwijzingen
of werkmapverwijzingen
genoemd. Verwijzingen naar andere bladen in dezelfde werkmap hebben een vergelijkbare syntaxis, dus we zullen ze ook in dit onderwerp beschrijven. U kunt een zelfstandige verwijzing maken (door alleen een gelijkteken en de verwijzing te gebruiken) of een verwijzing kan een argument in een formule zijn.Een werkmap die verwijst naar (haalt) gegevens uit een andere werkmap, is een
consumentenwerkmap
. Een werkmap met gegevens waarnaar in een andere werkmap wordt verwezen, is een productiewerkmap
. Een werkmap kan zowel een consument als een producent zijn.
Externe referenties maken
Als u verwijzingen naar een producentenwerkmap wilt toevoegen vanuit een consumentenwerkmap, moet u beschikken over de machtigingen Bewerken voor de consumentenwerkmap en de machtigingen voor weergeven of hoger voor de producentenwerkmap.
Wanneer iemand een formule met een externe verwijzing maakt of wijzigt, onthoudt Worksheets welke gebruiker dit heeft gedaan. Wanneer de formule wordt uitgevoerd, wordt in Worksheets gecontroleerd of de gebruiker machtigingen heeft voor toegang tot de werkmap waarnaar extern wordt verwezen.
Vanuit een producentenwerkmap
kunt u een volledige referentie kopiëren en deze vervolgens in een consumentenwerkmap plakken.- Selecteer de gegevens waarnaar u wilt verwijzen, klik met de rechtermuisknop en selecteerKopiëren als externe referentie.
- Open de consumentenwerkmap. Typ een gelijkteken (=) in de cel waarin u de verwijzing wilt plaatsen en plak de verwijzing door op Ctrl+V (Windows) of Command+V (Mac) te drukken.
U kunt de Workday-ID van de productiewerkmap ook opvragen door naar gaan en de rest van de externe verwijzing handmatig toe te voegen aan de consumentenwerkmap.
Vanuit een consumentenwerkmap
kunt u de Workday-ID van een productiewerkmap kopiëren en vervolgens de gedefinieerde naam of bladnaam en cel-/bereikverwijzing handmatig toevoegen.- Selecteer in de cel waar u de verwijzing wilt plaatsen om alle werkmappen weer te geven waartoe u toegang hebt.
- Navigeer naar de werkmap van de producent en klik vervolgens opWorkday-ID kopiëren.
- Typ in de consumentenwerkmap een gelijkteken (=) en plak de Workday-ID door op Ctrl+V (Windows) of Command+V (Mac) te drukken. Typ vervolgens de rest van de verwijzing. Dit kan een gedefinieerde naam zijn of een bladnaam en een cel-/bereikverwijzing.
Externe referenties bijwerken
In consumentenwerkmappen wordt een grijs pictogram
Externe verwijzingen
weergegeven op de werkbalk van de werkmap. Als de gegevens in de productiewerkmap veranderen, wordt het pictogram groen en kunt u erop klikken om de gegevens in de consumentenwerkmap bij te werken. Het pictogram Externe verwijzingen
is toegankelijk voor gebruikers met werkmapmachtigingen van elk niveau. De update die wordt uitgevoerd is gelijk aan 'Alles opnieuw berekenen'
. Zodra de gegevens in de productiewerkmap zijn gewijzigd, kan het tot 2 minuten duren voordat het pictogram Externe referenties
van de consumentenwerkmap groen wordt.Wanneer de gegevens van de producentenwerkmap wijzigen, kunt u ervoor kiezen om de externe referenties automatisch te laten bijwerken wanneer de consumentenwerkmap wordt geopend, of u kunt de consumentenwerkmap openen en op het pictogram
Externe referenties
klikken om de externe referenties handmatig bij te werken. Klik op Bestand
> Instellingen
en schakel het selectievakje Gegevens uit externe werkmappen bijwerken telkens wanneer de werkmap wordt geopend in
of uit. Daarnaast kunt u een vernieuwing van de dynamische gegevens plannen om de gebruikerswerkmap opnieuw te berekenen. U kunt een geplande vernieuwing instellen om een herberekening te automatiseren, zelfs als de consumentenwerkmap geen dynamische gegevens bevat.
Als u bijvoorbeeld drie samengevoegde werkmappen hebt (Producer > Consumer/Producer > Consumer), kunt u updates voor elke werkmap automatiseren door gegevensvernieuwingen te plannen. Bovendien zorgt het spreiden van de geplande vernieuwingen ervoor dat de gegevens in de ene werkmap up-to-date zijn voordat de gegevens in de volgende werkmap opnieuw worden berekend.
Deze aanpak automatiseert de gegevensstroom tussen de werkmappen, waardoor handmatige updates niet meer nodig zijn.
- Plan een vernieuwing voor de producent/consumentenwerkmap.Klik in de werkmap voor producent/consument opGegevens>Vernieuwing van dynamische gegevens plannenen stel een vernieuwingstijd in, bijvoorbeeld 12:00. Hiermee worden de gegevens bijgewerkt die uit de productiewerkmap zijn opgehaald.
- Plan een vernieuwing voor de consumentenwerkmap.Plan in de consumentenwerkmap een vernieuwingstijdstip na de producent-/consumentenvernieuwing, bijvoorbeeld 12:15 uur. Dit zorgt ervoor dat in de consumentenwerkmap altijd de laatste opnieuw berekende gegevens worden weergegeven.
De optie
'Vernieuwing van dynamische gegevens plannen'
kan alleen worden geconfigureerd door de eigenaar van de werkmap en geplande vernieuwingen kunnen slechts eenmaal per dag worden uitgevoerd.Richtlijnen syntaxis
Voor externe referenties:
- Voer de Workday-ID van de werkmap in tussen vierkante haken en vervolgens de bladnaam en de cel of het celbereik, of de gedefinieerde naam. Neem geen map-/padgegevens op voor de productiewerkmap.
Voor bladverwijzingen of externe verwijzingen:
- Begin met een gelijkteken (=) in de cel.
- Als de bladnaam een van deze eigenschappen heeft, plaatst u de naam tussen enkele aanhalingstekens ('):
- De bladnaam begint niet met een letter of een onderstrepingsteken.
- Elk volgend teken in de bladnaam mag geen letter, cijfer, punt of onderstrepingsteken zijn.
- Voorbeelden van verwijzingen tussen meerdere bladen:
- =Sheet1!A1:A4
- ='Alle werknemers'!A1:A4
- ='Alle werknemers'!DataArea1, waarbij DataArea1 een gedefinieerde naam is
In deze tabel ziet u enkele voorbeelden van externe referenties. Workday-ID's zijn ingekort voor de leesbaarheid.
=[9f9a1]January!A1 | Haalt gegevens op uit de werkmap met Workday-ID 9f9a1, in het blad januari, cel A1. |
=SUM([9f9a1]January!A1:B6) | Hiermee wordt de som van de cellen in de werkmap met Workday-ID 9f9a1 weergegeven, in het blad januari, bereik A1:B6. |
=[9f9a1]DataArea1 | Haalt gegevens op uit de werkmap met Workday-ID 9f9a1, met de gedefinieerde naam DataArea1. |
=SOM([9f9a1]Regio's!A1:B6) | Hiermee wordt de som van de cellen in het bereik A1:B6 in de werkmap weergegeven met Workday-ID 9f9a1, bladregio's. |
=SELECT("SELECT * FROM ?",ARRAYAREA([9f9a1]'Gegevensblad'!A1)) | Gebruikt de functie SELECTEREN om de gegevens van een matrix op te halen uit de werkmap 9f9a1, bladgegevensblad. |
Overwegingen voor externe referenties
Houd rekening met deze tips wanneer u met externe referenties werkt:
- Als de gegevens in een productiewerkmap worden gewijzigd:
- Wanneer u op het groene pictogramExterne verwijzingenklikt om de consumentenwerkmap bij te werken, is de actie hetzelfde alsAlles opnieuw berekenen.
- Als u de gegevensplaatsing in een producent wijzigt, bijvoorbeeld door een blad te verwijderen of een kolom in een bereik in te voegen, wordt de verwijzing in de consumentenwerkmap niet bijgewerkt.
- Als u geen toegang meer hebt tot een productiewerkmap of als een productiewerkmap wordt verwijderd, ziet u de melding #REF! fout in werkmapcellen die afhankelijk zijn van gegevens uit externe verwijzingen.
- In Worksheets worden verbroken externe verwijzingen in werkmappen opnieuw toegewezen wanneer de verwijzingen ongeldig worden doordat het account van de auteur wordt gedeactiveerd of wanneer de auteur geen machtigingen meer heeft voor de productie- en consumentenwerkmappen. In Worksheets wordt geprobeerd de externe verwijzingen te corrigeren wanneer een gebruiker met bewerkings- of eigenaarstoegang tot de consumentenwerkmap en weergavetoegang of hoger tot de productiewerkmap klikt op het pictogramExterne referentie. Als een verwijzing niet kan worden bijgewerkt in Worksheets, wordt de fout #REF weergegeven en moet u de verwijzing handmatig bijwerken.
- Als u een externe verwijzing hebt die een gestructureerde verwijzing bevat (tabel met dynamische gegevens/kolomnaam), en u de tabelnaam of kolomnaam wijzigt, wordt de consumentenwerkmap niet automatisch bijgewerkt. moet u de verwijzing handmatig bijwerken.
- Opmaak in verwijzingen naar productiewerkmappen wordt toegepast in de consumentenwerkmap, tenzij de cellen van de consumentenwerkmap al zijn opgemaakt. Als u de opmaak in de cellen van de productiewerkmap waarnaar wordt verwezen later wijzigt, wordt de nieuwe opmaak niet toegepast in de consumentenwerkmap. (Ditzelfde gedrag treedt op voor verwijzingen in dezelfde werkmap.)
- Als u de muisaanwijzer op de Workday-ID in een externe verwijzing in de formulebalk plaatst, wordt in Worksheets de naam van de producentwerkmap weergegeven.
- U kunt geen verwijzing naar een diagram voor een productiewerkmap toevoegen aan een consumentenwerkmap. Er treedt een fout op wanneer u de verwijzing in de consumerpagina plaatst.
- Als u de eigenaar van de werkmap bent, kunt u voorkomen dat gebruikers met de machtiging Kan bewerken inhoud in de productiewerkmap wijzigen door bereikbeveiliging te gebruiken. Het gebruik van bereikbeveiliging in een consumentenwerkmap verhindert echter niet dat updates van de producent naar de consument worden doorgegeven.
- Op een bepaalde tenant kunnen maximaal 10.000 consumentenwerkmappen naar één producentenwerkmap verwijzen. Maximaal 25 productiewerkmappen kunnen gegevens leveren aan één consumentenwerkmap.
- De functies NOTIFYIF en NOTIFYIFS worden niet automatisch bijgewerkt wanneer productiewerkmapgegevens worden gewijzigd. moet u referenties handmatig bijwerken of een geplande vernieuwing van dynamische gegevens instellen. (De werkmap hoeft geen dynamische gegevens te bevatten. Met de geplande vernieuwing wordt een herberekeningsactie uitgevoerd, waardoor de gegevens van de consumentenwerkmap worden bijgewerkt.)