概念: ドライブ内のファイルとフォルダの管理
次の表は、以下の場合にドライブ内のファイルとフォルダに対して実行できる主なアクションをまとめたものです。
- 適切な権限がある。
- 管理者がドライブの設定時に、そのファイル タイプを管理することを選択した。
- ドライブはそのファイル タイプのアクションをサポートしています。
- システムでアプリケーション (Workday Slides や Workday Worksheets など) を使用できる。
また、ドライブのユーザー インターフェイスをカスタマイズするために実行できるアクションも一覧表示されます。
実行可能なアクションは、モバイル アプリと Web ブラウザのどちらを使用しているかによって異なります。以下の表は、Web ブラウザで実行可能なアクションを示しています。
アクション | ノート |
|---|---|
ファイルをアップロード ファイルをワークシートのワークブックに変換 | を選択するか、1 つまたは複数のファイルをドライブのページにドラッグします。 アップロードされたファイルが XLS、XLSX、CSV、または HTML 形式である場合、ドライブは自動的に Worksheets のワークブックに変換されます。 アイテムをアップロードする際、ドライブでは自動的にウイルス スキャンが行われます。ウイルス スキャンはメディア ファイル (ビデオおよびパッケージ コンテンツ) には適用されません。 |
"Worksheets" ワークブックの作成 | ドライブで を選択し、空白のワークブックを新規作成します。 Workday レポートから "ワークシートにエクスポート" を選択して、Workday レポート データをエクスポートし、新しいワークブックを作成します。 |
Workday Slides プレゼンテーションの作成 | を選択します。 |
Workday Docs ドキュメント テンプレートの作成 | を選択します。 |
Discovery Board の作成 | を選択します。 |
通知テンプレートの作成 | を選択してください。 |
ファイルをプレビューまたは開く | アイテムを選択して "開く" をクリックするか、アイテムをダブルクリックします。以下のアイテム タイプをプレビューできます。
|
ファイルをダウンロード | ダウンロードのオプションは、そのファイル タイプに対してダウンロードが有効になっているかどうかによって異なります。
|
アイテムの表示をフィルタ | ホームページの左側にある表示のいずれかを選択してこれらのカテゴリのアイテムを表示するか、右上にある "フィルタ" ボタンをクリックして追加のフィルタリング オプションを選択します。"My ファイル" ビューは、単にユーザーが所有するアイテムを表示するフィルタであることに注意してください。このビューをドライブ アイテムの管理に使用することはお勧めしません。 |
リンク (URL) を使用したファイルの共有 | "共有" ダイアログで生成したリンクをユーザーに付与することで、一度に多くのユーザーとファイルを共有することができます。共有するアイテムごとに、Workday でそのタイプのアイテムにアクセスする権限が受信者にあることを確認します。例: Worksheets のワークブックを共有する場合、共有する相手は Workday Worksheets 製品にアクセスできる必要があります。
リンク共有を使用する場合は、以下を考慮してください。
|
セキュリティ グループとアイテムを共有する | "共有" ダイアログでセキュリティ グループ名を入力すると、ユーザーのグループでアイテムを共有できます。グループ共有を使用する機能は、ドライブ アイテム タイプごとのシステム設定です。このオプションが表示されていない場合は、管理者に問い合わせて、このオプションが有効であることを確認してください。共有するアイテムごとに、Workday でそのタイプのアイテムにアクセスする権限が受信者にあることを確認します。例: Worksheets のワークブックを共有する場合、共有する相手は Workday Worksheets 製品にアクセスできる必要があります。
セキュリティ グループと共有する場合は、以下を考慮します。
|
個々のユーザーとアイテムを共有する | ドライブ内のアイテムは、個々のユーザーと共有できます。個々のユーザーと共有: 個人に対して特定の権限レベルを設定できます。 共有するアイテムごとに、Workday でそのタイプのアイテムにアクセスする権限が受信者にあることを確認します。例: Worksheets のワークブックを共有する場合、共有する相手は Workday Worksheets 製品にアクセスできる必要があります。
フォルダの共有では、以下の特別な考慮事項が適用されます。
個々のユーザーと共有する場合は、以下を考慮します。
|
アイテムを編集 | エディタを提供するアイテム タイプの場合は、アイテム名をダブルクリックして開いて編集できます。 ビデオの場合は、以下のようになります。
|
アイテムの移動 | アイテムを選択し、 "移動" をクリックします。次にファイルを配置する場所に移動します。 |
アイテムのコピー | "ドライブ" のユーザー インターフェイスでファイルをコピーする場合、デフォルトのコピー先は元のファイルの場所です。"コピー" ダイアログから別の場所に移動できます。Worksheets のユーザー インターフェイスからワークブックを、Slides からプレゼンテーションをコピーするなど、インテグレーション アプリケーションの 1 つからアイテムをコピーする場合、デフォルトの移動先はドライブに表示されるものとは異なる場合があります。 |
アイテムの名前を変更 | アイテム名を右クリックして、 "名称の変更" を選択します。ビデオ ファイルの場合
以下の条件が存在する場合、 "メディアの編集" ボタンはビデオ (パッケージ コンテンツではない) に対して表示されます。
ドライブ内のアイテムの名前を変更すると、ファイル名が更新されます。
ヘルプ記事では、ドライブ ファイルを添付した場合、またはドライブ ファイルからのリンクを追加した場合、ファイルは名前変更後も開きます。名前を変更したファイルと一致するように "テキスト" フィールドの値を更新することをお勧めします。例:
|
アイテムを置き換える | アイテムを選択し、 "置換" をクリックします。 - 置換ファイルに移動します。置換アクションを実行しても、共有権限とファイルへのリンクが保持されます。元のファイルを開いたリンクをユーザーが選択すると、代わりに差替ファイルが開きます。 現在、ドライブでは置換用に以下のファイルをサポートしていません。
この新機能を使用する際は、以下を考慮してください。
|
"ごみ箱" フォルダへ移動して、ごみ箱から復元する | "ドライブ" ホーム ページでファイルまたはフォルダを右クリックし、 "削除" を選択して "ごみ箱" フォルダに移動します。アイテムをごみ箱に移動した後は、たとえば、アイテムを共有していた場合でも、他のユーザーがそのアイテムにアクセスできなくなります。アイテムを復元するには、"ドライブ ホーム" ビューから " ごみ箱" アイコンを選択します。項目がある行を選択し、 アイコン をクリックします。復元されたアイテムは、"ドライブ ホーム" ビューに配置されます。他のユーザーが共有したアイテムを削除すると、共有ユーザーのリストから自分自身が削除されます。このアイテムはファイル ビューで表示されなくなり、 "ごみ箱" にも表示されません。管理者は、一部のタイプのアイテムをドライブから完全に削除できます。 |
個々のファイルまたはフォルダの所有権を移転 | 所有権を移転する相手とすでにアイテムが共有されていることを確認してください。次に、"アイテムの 共有" を選択し、そのユーザーの権限のドロップダウン リストで "所有権の移転" を選択します。所有権を移転した場合、以下のようになります。
個人ユーザー (グループではない) のみがドライブでアイテムを所有できます。 |
複数のワークブックの所有権を移転 | このアクションを実行できるのは管理者だけです。詳細については、適切な権限を持っている場合は、管理者ガイドの 「ドライブ アイテムの所有権を別のユーザーに移転」 を参照してください。 |
ナビゲーション ペインのカスタマイズ | "設定" アイコンをクリックして、以下を行います。
|
ドライブ アイテムからユーザー プロファイルに移動 | 以下のリンクをクリックします。
該当するユーザーがアイテムを表示しているユーザーと同じ場合、ユーザー情報は通常のテキストとして表示されます。 |
右ペインの折り畳みまたは展開 | 右ペイン分割の矢印アイコンをクリックします。 |