Concetto: Uso dei riferimenti esterni per rimandare a dati in altre cartelle di lavoro
Da una cartella di lavoro è possibile fare riferimento a celle o intervalli di dati presenti in altre cartelle di lavoro. Questi riferimenti vengono definiti
riferimenti esterni
o riferimenti incrociati tra cartelle di lavoro
. I riferimenti ad altri fogli nella stessa cartella di lavoro hanno una sintassi simile, quindi anche loro verranno descritti in questo argomento. È possibile creare un riferimento indipendente (utilizzando solo il simbolo uguale e il riferimento). In alternativa, un riferimento può essere un argomento in una formula.Una cartella di lavoro che fa riferimento ai dati di un'altra cartella di lavoro (o li importa da quest'ultima) è una cartella di lavoro
consumer
. Una cartella di lavoro contenente dati a cui si fa riferimento in un'altra cartella di lavoro è una cartella di lavoro producer
. Una cartella di lavoro può essere sia consumer che producer.
Creazione di riferimenti esterni
Per aggiungere riferimenti a una cartella di lavoro producer da una cartella di lavoro consumer, è necessario disporre dell'autorizzazione Può modificare per la cartella di lavoro consumer e dell'autorizzazione Può visualizzare o superiore per la cartella di lavoro producer.
Quando qualcuno crea o modifica una formula con un riferimento esterno, Worksheets tiene in memoria l'utente che ha eseguito l'operazione. Quando la formula viene eseguita, Worksheets verifica che l'utente disponga dell'autorizzazione per accedere alla cartella di lavoro a cui si fa riferimento esternamente.
Da una cartella di lavoro producer
, è possibile copiare un riferimento completo e incollarlo in una cartella di lavoro consumer.- Selezionare i dati a cui si desidera fare riferimento, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionareCopia come riferimento esterno.
- Aprire la cartella di lavoro consumer. Nella cella in cui si desidera il riferimento, digitare un segno di uguale (=) e incollare il riferimento premendo Ctrl + V (Windows) o Comando + V (Mac).
In alternativa, è possibile ottenere l'ID Workday della cartella di lavoro producer accedendo a e aggiungendo manualmente il resto del riferimento esterno nella cartella di lavoro consumer.
Da una cartella di lavoro consumer
, è possibile copiare l'ID Workday di una cartella di lavoro producer e aggiungere manualmente il nome definito o il nome del foglio e il riferimento di cella/intervallo.- Nella cella in cui si desidera inserire il riferimento, selezionare per visualizzare tutte le cartelle di lavoro a cui si ha accesso.
- Accedere alla cartella di lavoro producer e fare clic suCopia ID Workday.
- Nella cartella di lavoro dell'utente, digitare il simbolo uguale (=) e incollare l'ID Workday premendo Ctrl+V (Windows) o Comando+V (Mac). Digitare quindi il resto del riferimento, che potrebbe essere un nome definito o un nome di foglio e un riferimento di cella/intervallo.
Aggiornamento dei riferimenti esterni
Le cartelle di lavoro consumer visualizzano un'icona
Riferimenti esterni
grigia sulla barra degli strumenti della cartella di lavoro. Se i dati nella cartella di lavoro producer vengono modificati, l'icona diventa verde ed è possibile fare clic su di essa per aggiornare i dati nella cartella di lavoro consumer. L'icona Riferimenti esterni
è accessibile agli utenti con qualsiasi livello di autorizzazione per la cartella di lavoro. L'aggiornamento che si verifica è lo stesso di Ricalcola tutto
. Dopo la modifica dei dati nella cartella di lavoro producer, potrebbero verificarsi fino a 2 minuti prima che l'icona Riferimenti esterni
della cartella di lavoro consumer diventi verde.Quando i dati della cartella di lavoro producer vengono modificati, è possibile scegliere di fare in modo che i riferimenti esterni vengano aggiornati automaticamente all'apertura della cartella di lavoro consumer oppure è possibile aprire la cartella di lavoro consumer e fare clic sull'icona
Riferimenti esterni
per aggiornare manualmente i riferimenti esterni. Fare clic su File
> Impostazioni
e selezionare o deselezionare la casella di controllo Aggiorna i dati da cartelle di lavoro esterne ogni volta che la cartella di lavoro viene aperta
. Inoltre, è possibile pianificare un aggiornamento dei dati dinamici per richiedere il ricalcolo della cartella di lavoro consumer. È possibile impostare un aggiornamento pianificato per automatizzare un ricalcolo anche se la cartella di lavoro consumer non contiene dati dinamici.
Ad esempio, se sono presenti tre cartelle di lavoro unite insieme (Produttore > Consumatore/Produttore > Consumatore), è possibile automatizzare gli aggiornamenti di ogni cartella di lavoro pianificando gli aggiornamenti dei dati. Inoltre, la scaglionamento degli aggiornamenti pianificati garantisce che i dati di una cartella di lavoro siano aggiornati prima che i dati della cartella di lavoro successiva vengano ricalcolati.
Questo approccio automatizza il flusso di dati tra le cartelle di lavoro, eliminando la necessità di aggiornamenti manuali.
- Pianificare un aggiornamento per la cartella di lavoro del produttore/consumatore.Nella cartella di lavoro del produttore/consumatore, fare clic suDati>Pianifica aggiornamento dati dinamicie impostare un orario di aggiornamento, ad esempio le 12:00. I dati estratti dalla cartella di lavoro del producer verranno aggiornati.
- Pianificare un aggiornamento per la cartella di lavoro consumer.Nella cartella di lavoro consumer, pianificare un orario di aggiornamento dopo l'aggiornamento del produttore/consumatore, ad esempio alle 12:15. Ciò garantisce che la cartella di lavoro consumer visualizzi sempre i dati ricalcolati più recenti.
L'opzione
Pianificazione aggiornamento dati dinamici
è configurabile solo dal proprietario della cartella di lavoro e gli aggiornamenti pianificati possono essere eseguiti una sola volta al giorno.Linee guida per la sintassi
Per i riferimenti esterni:
- Immettere l'ID Workday della cartella di lavoro tra parentesi quadre, quindi il nome del foglio e la cella o l'intervallo di celle, oppure il nome definito. Non includere informazioni su cartella/percorso per la cartella di lavoro producer.
Per i riferimenti incrociati tra fogli o i riferimenti esterni:
- Iniziare con il simbolo uguale (=) nella cella.
- Se il nome del foglio dispone di una delle seguenti proprietà, racchiuderlo tra virgolette singole ('):
- Il nome del foglio non inizia con una lettera o un carattere di sottolineatura.
- Qualsiasi carattere successivo nel nome del foglio non è una lettera, una cifra, un punto o un carattere di sottolineatura.
- Esempi di riferimenti incrociati tra fogli:
- =Sheet1!A1:A4
- ='All Employees'!A1:A4
- = 'All Employees'!DataArea1, dove DataArea1 è un nome definito
La seguente tabella mostra alcuni esempi di riferimento esterni. Gli ID Workday sono abbreviati per una migliore leggibilità.
=[9f9a1]January!A1 | Recupera i dati dalla cartella di lavoro con ID Workday 9f9a1 nel foglio January, cella A1. |
=SUM([9f9a1]January!A1:B6) | Mostra la somma delle celle della cartella di lavoro con ID Workday 9f9a1 nel foglio January, intervallo A1:B6. |
=[9f9a1]DataArea1 | Recupera i dati dalla cartella di lavoro con ID Workday 9f9a1 e il nome definito DataArea1. |
=SUM([9f9a1]Regions!A1:B6) | Mostra la somma delle celle nell'intervallo A1:B6 nella cartella di lavoro con ID Workday 9f9a1, foglio Regions. |
=SELECT("SELECT * FROM ?",ARRAYAREA([9f9a1]'Data Sheet'!A1)) | Utilizza la funzione SELECT per ottenere i dati di una matrice dalla cartella di lavoro 9f9a1, foglio Data Sheet. |
Considerazioni relative ai riferimenti esterni
Quando si utilizzano riferimenti esterni, tenere a mente i seguenti suggerimenti:
- Se vengono modificati i dati in una cartella di lavoro producer:
- Quando si fa clic sull'icona verdeRiferimenti esterniper aggiornare la cartella di lavoro consumer, l'azione è la stessa diRicalcola tutto.
- Se si modifica il posizionamento dei dati in una cartella producer, ad esempio eliminando un foglio o inserendo una colonna in un intervallo, Worksheets non aggiorna il riferimento nella cartella di lavoro consumer.
- Se si perde l'accesso a una cartella di lavoro producer o se una cartella di lavoro producer viene eliminata, viene visualizzato l'errore #RIF! nelle celle della cartella di lavoro che dipendono da dati provenienti da riferimenti esterni.
- Worksheets riassegna i riferimenti esterni non funzionanti nelle cartelle di lavoro quando i riferimenti non sono più validi a causa della disattivazione dell'account dell'utente o quando l'utente non dispone più delle autorizzazioni per le cartelle di lavoro producer e consumer. Worksheets tenta di correggere i riferimenti esterni ogni volta che un utente che può modificare o che è proprietario della cartella di lavoro consumer e che detiene almeno il permesso alla visualizzazione di lavoro producer fa clic sull'iconaRiferimento esterno. Se Worksheets non è in grado di aggiornare un riferimento, viene visualizzato un errore #REF ed è necessario aggiornare il riferimento manualmente.
- Se si dispone di un riferimento esterno che contiene un riferimento strutturato (nome colonna/tabella di dati dinamici) e si modifica il nome della tabella o della colonna, Worksheets non aggiorna automaticamente la cartella di lavoro consumer; sarà necessario aggiornare il riferimento manualmente.
- La formattazione dei riferimenti alla cartella di lavoro producer viene applicata alla cartella di lavoro consumer, a meno che le celle della cartella di lavoro consumer non siano già formattate. Se in seguito si modifica la formattazione nelle celle della cartella di lavoro producer di riferimento, la nuova formattazione non viene applicata alla cartella di lavoro consumer. Lo stesso comportamento si verifica per i riferimenti nella stessa cartella di lavoro.
- Se si passa il puntatore del mouse sull'ID Workday in un riferimento esterno nella barra della formula, Worksheets mostra il nome della cartella di lavoro producer.
- Non è possibile aggiungere un riferimento a un grafico della cartella di lavoro producer in una cartella di lavoro consumer; quando si inserisce il riferimento nella cartella di lavoro consumer si verifica un errore.
- Il proprietario della cartella di lavoro può impedire agli utenti con autorizzazione Può modificare di modificare il contenuto della cartella di lavoro producer utilizzando la protezione dell'intervallo. Tuttavia, l'utilizzo della protezione dell'intervallo in una cartella di lavoro consumer non impedisce la propagazione degli aggiornamenti dalla cartella di lavoro producer alla cartella di lavoro consumer.
- In un determinato tenant, fino a 10.000 cartelle di lavoro consumer possono fare riferimento a una singola cartella di lavoro producer. Fino a 25 cartelle di lavoro producer possono fornire dati a una singola cartella di lavoro consumer.
- Le funzioni NOTIFYIF e NOTIFYIFS non si aggiornano automaticamente quando i dati della cartella di lavoro producer vengono modificati; è necessario aggiornare manualmente i riferimenti o impostare un aggiornamento dei dati dinamici pianificato. La cartella di lavoro non deve necessariamente contenere dati dinamici; l'aggiornamento pianificato esegue un'azione di ricalcolo, che aggiorna i dati della cartella di lavoro consumer.