Concept : utiliser des références externes pour faire référence aux données d'autres classeurs
Dans un classeur, vous pouvez faire référence à des cellules ou à des plages de données qui existent dans d'autres classeurs. On parle alors de
références externes
ou de références croisées de classeurs
. Les références à d'autres feuilles du même classeur ont une syntaxe similaire. Nous les décrirons donc également dans cette rubrique. Vous pouvez créer une référence autonome (en utilisant uniquement le signe égal suivi de la référence) ou une référence peut être un argument dans une formule.Un classeur qui fait référence aux données (intègre les données) d'un autre classeur est un classeur
consommateur
. Un classeur qui contient les données auxquelles il est fait référence dans un autre classeur est un classeur producteur
. Un classeur peut être à la fois consommateur et producteur.
Créer des références externes
Pour ajouter des références à un classeur producteur à partir d'un classeur consommateur, vous devez disposer d'une autorisation Autorisé à modifier pour le classeur consommateur et, au minimum, d'une autorisation Autorisé à afficher pour le classeur producteur.
Lorsqu'une personne crée ou modifie une formule avec une référence externe, Worksheets mémorise l'utilisateur en question. Lorsque la formule s'exécute, Worksheets vérifie que l'utilisateur est autorisé à accéder au classeur référencé en externe.
À partir d'un classeur producteur
, vous pouvez copier une référence complète, puis la coller dans un classeur consommateur.- Sélectionnez les données auxquelles vous souhaitez faire référence, puis faites un clic droit et sélectionnezCopier comme référence externe.
- Ouvrez le classeur consommateur. Dans la cellule où vous souhaitez insérer la référence, saisissez le signe égal (=) et collez la référence en appuyant sur Ctrl+V (Windows) ou Commande+V (Mac).
Vous pouvez également obtenir l'identifiant Workday du classeur producteur en accédant à et en ajoutant manuellement le reste de la référence externe dans le classeur consommateur.
À partir d'un classeur consommateur
, vous pouvez copier l'identifiant Workday d'un classeur producteur, puis ajouter manuellement le nom défini ou le nom de la feuille et la référence de la cellule/plage.- Dans la cellule où vous souhaitez insérer la référence, sélectionnez pour voir tous les classeurs auxquels vous avez accès.
- Accédez au classeur producteur, puis cliquez surCopier l'identifiant Workday.
- Dans le classeur consommateur, saisissez le signe égal (=) et collez l'identifiant Workday en appuyant sur Ctrl+V (Windows) ou Commande+V (Mac). Saisissez ensuite le reste de la référence, qui peut être un nom défini ou un nom de feuille et une référence de cellule/plage.
Mise à jour des références externes
Les classeurs consommateurs comportent une icône
Références externes
grise dans la barre d'outils du classeur. Si les données du classeur producteur changent, l'icône devient verte et vous pouvez cliquer dessus pour mettre à jour les données dans le classeur consommateur. L'icône Références externes
est accessible aux utilisateurs disposant de n'importe quel périmètre d'autorisation de classeur. La mise à jour qui se produit est identique à la tâche Recalculer tout
. Il peut s'écouler jusqu'à 2 minutes après que les données du classeur producteur ont été modifiées, avant que l'icône Références externes
du classeur consommateur ne devienne verte.Lorsque les données du classeur producteur sont modifiées, vous pouvez choisir de mettre à jour automatiquement les références externes à l'ouverture du classeur consommateur ; vous pouvez également ouvrir le classeur consommateur et cliquer sur l'icône
Références externes
pour mettre à jour les références externes manuellement. Cliquez sur Fichier
> Paramètres
et cochez ou désélectionnez la case Mettre à jour les données de classeurs externes à chaque ouverture du classeur
. En outre, vous pouvez planifier une actualisation des données en temps réel pour inviter à recalculer le classeur consommateur. Vous pouvez définir une actualisation planifiée pour automatiser un nouveau calcul même si le classeur consommateur ne contient pas de données en temps réel.
Par exemple, si vous avez trois classeurs liés ensemble (Producteur > Conteneur/Producteur > Conteneur), vous pouvez automatiser les mises à jour de chaque classeur en planifiant l'actualisation des données. En outre, la planification des actualisations planifiées garantit que les données d'un classeur sont à jour avant que les données du classeur suivant ne soient recalculées.
Cette approche permet d'automatiser le flux de données entre les classeurs, ce qui évite d'avoir à effectuer des mises à jour manuelles.
- Planifiez une actualisation du classeur producteur/ consommateur.Dans le classeur producteur/ consommateur, cliquez surDonnées>Planifier l'actualisation des données en temps réelet définissez une heure d'actualisation telle que 12 h. Cela mettra à jour les données extraites du classeur producteur.
- Planifiez une actualisation pour le classeur consommateur.Dans le classeur consommateur, planifiez une heure d'actualisation après l'actualisation du producteur/du consommateur, par exemple 12:15. Ainsi, le classeur consommateur affiche toujours les données recalculées les plus récentes.
L'option
Planifier l'actualisation des données en temps réel
est uniquement configurable par le propriétaire du classeur et les actualisations planifiées ne peuvent être exécutées qu'une fois par jour.Recommandations concernant la syntaxe
Pour les références externes :
- Saisissez l'identifiant Workday du classeur entre crochets, puis le nom de la feuille et la cellule ou plage de cellules, ou le nom défini. N'incluez pas d'informations sur le dossier/chemin du classeur producteur.
Pour les références multi-feuilles ou les références externes :
- Commencez par saisir le signe égal (=) dans la cellule.
- Si le nom de la feuille présente l'une des propriétés suivantes, placez le nom entre guillemets simples (') :
- Le nom de la feuille ne commence pas par une lettre ou un tiret bas.
- Les caractères suivants dans le nom de la feuille ne sont ni une lettre, ni un chiffre, ni un point, ni un tiret bas.
- Exemples de références multi-feuilles :
- =Sheet1!A1:A4
- ='All Employees'!A1:A4
- ='All Employees'!DataArea1, où DataArea1 est un nom défini
Le tableau suivant montre quelques exemples de références externes. Les identifiants Workday sont raccourcis pour plus de lisibilité.
=[9f9a1]January!A1 | Extrait les données du classeur avec l'identifiant Workday 9f9a1, dans la feuille January, cellule A1. |
=SUM([9f9a1]January!A1:B6) | Affiche la somme des cellules du classeur avec l'identifiant Workday 9f9a1, dans la feuille January, plage A1:B6. |
=[9f9a1]DataArea1 | Extrait les données du classeur avec l'identifiant Workday 9f9a1, avec le nom défini DataArea1. |
=SUM([9f9a1]Regions!A1:B6) | Affiche la somme des cellules de la plage A1:B6, dans le classeur avec l'identifiant Workday 9f9a1, dans la feuille Regions. |
=SELECT("SELECT * FROM ?",ARRAYAREA([9f9a1]'Data Sheet'!A1)) | Utilise la fonction SELECT pour extraire les données d'un tableau du classeur 9f9a1, dans la feuille Data Sheet. |
Éléments à prendre en compte pour les références externes
Gardez à l'esprit les conseils suivants lorsque vous utilisez des références externes :
- Si les données changent dans un classeur producteur :
- Lorsque vous cliquez sur l'icône verteRéférences externespour actualiser le classeur consommateur, l'action est identique à l'actionRecalculer tout.
- Si vous modifiez le positionnement des données dans un classeur producteur, par exemple en supprimant une feuille ou en insérant une colonne dans une plage, Worksheets n'actualise pas la référence dans le classeur consommateur.
- Si vous perdez l'accès à un classeur producteur ou si un classeur producteur est supprimé, l'erreur #REF! apparaît dans les cellules du classeur qui dépendent des données des références externes.
- Worksheets réaffecte les références externes rompues dans les classeurs lorsque les références deviennent non valides en raison de la désactivation du compte de l'utilisateur auteur, ou lorsque l'utilisateur auteur n'a plus les autorisations sur les classeurs producteurs et consommateurs. Worksheets tente de corriger les références externes chaque fois qu'un utilisateur qui dispose d'un accès en modification au classeur consommateur ou qui est propriétaire de ce classeur, et qui a au minimum un accès en affichage au classeur producteur, clique sur l'icôneRéférence externe. Si Worksheets ne peut pas actualiser une référence, une erreur #REF s'affiche et vous devez l'actualiser manuellement.
- Si une référence externe contient une référence structurée (table de données en temps réel/nom de colonne) et que vous modifiez le nom de la table ou de la colonne, Worksheets n'actualise pas automatiquement le classeur consommateur ; vous devez actualiser la référence manuellement.
- La mise en forme des références du classeur producteur s'applique dans le classeur consommateur, sauf si les cellules du classeur consommateur sont déjà mises en forme. Si vous modifiez ultérieurement la mise en forme des cellules du classeur producteur référencées, la nouvelle mise en forme ne s'applique pas dans le classeur consommateur. (Le même comportement se produit pour les références au sein d'un même classeur.)
- Si vous survolez l'identifiant Workday dans une référence externe dans la barre de formule, Worksheets affiche le nom du classeur producteur.
- Vous ne pouvez pas ajouter de référence à un graphique de classeur producteur dans un classeur consommateur ; une erreur se produit lorsque vous placez la référence dans le classeur consommateur.
- Si vous êtes le propriétaire du classeur, vous pouvez empêcher les utilisateurs disposant de l'autorisation Autorisé à modifier de modifier le contenu du classeur producteur en utilisant la protection par plage. Toutefois, l'utilisation de la protection par plage dans un classeur consommateur n'empêche pas les actualisations de se propager du classeur producteur au classeur consommateur.
- Dans un environnement client particulier, jusqu'à 10 000 classeurs consommateurs peuvent faire référence à un seul classeur producteur. Jusqu'à 25 classeurs producteurs peuvent fournir des données à un seul classeur consommateur.
- Les fonctions NOTIFYIF et NOTIFYIFS ne sont pas automatiquement actualisées lorsque les données du classeur producteur sont modifiées ; vous devez actualiser les références manuellement ou définir une actualisation planifiée des données en temps réel. (Le classeur n'a pas besoin de contenir des données en temps réel ; l'actualisation planifiée effectue une action de recalcul, qui actualise les données du classeur consommateur.)