Créer et distribuer des modèles de classeur
Pour la distribution groupée, l'administrateur doit activer le groupe de sécurité permettant le partage dans Drive.
Tout utilisateur de Worksheets peut créer et distribuer des modèles.
- Convertissez le classeur en modèle :
- Dans le classeur, sélectionnez .
- Cochez la caseCompris !, puis cliquez surConvertir.
- (Facultatif) Distribuez le modèle :À des personnesSaisissez le nom des utilisateurs dans le champDistribuer à des personnesde la boîte de dialogueDistribuer.À des groupesSaisissez le nom des groupes de sécurité dans le champDistribuer à des groupesde la boîte de dialogueDistribuer.Worksheets prend en charge la distribution de modèles uniquement pour les groupes de sécurité non limités.À des personnes non spécifiées à l'aide d'un lienCliquez sur la basculeDistribution par lien désactivéepour activer la fonction correspondante. Copiez le lien et partagez-le avec vos destinataires.La distribution est semblable au partage, si ce n'est que les destinataires exécutent le modèle pour créer leur propre classeur et que les niveaux d'autorisation Modifier, Commenter et Afficher ne s'appliquent pas.
- (Facultatif) Ajoutez une description en cliquant sur Paramètres du modèle en haut à droite.
Vous pouvez distribuer un modèle immédiatement après l'avoir converti comme décrit ci-dessus, ou :
- Dans Drive en sélectionnant le modèle et en cliquant surDistribuer le modèle.
- À partir du modèle en cliquant sur ou sur le lienGérer la distributionà droite de la bascule Peut être exécuté/Ne peut pas être exécuté.
Une fois que vous avez distribué un modèle, le destinataire peut l'exécuter pour créer un classeur. Dans Drive, le destinataire choisit d'ouvrir le modèle ; une boîte de dialogue l'invite alors à cliquer sur
Exécuter le modèle
pour créer un classeur. Si le modèle utilise des données en temps réel, le rapport Workday associé s'exécute, les formules sont calculées et le classeur est créé en fonction des droits d'accès aux données Workday dont dispose le destinataire. Si le destinataire n'a qu'un accès limité au rapport ou n'y a pas du tout accès, une erreur se produit pour les zones du rapport correspondantes et les formules associées. Vous pouvez modifier un modèle de la même façon qu'un classeur mais vous devez empêcher les utilisateurs d'exécuter le modèle quand celui-ci est en cours de modification. Pour ce faire, cliquez sur la bascule en haut du modèle de manière à afficher
Ne peut pas être exécuté
. Une fois cet état défini, vous pouvez modifier le modèle et les utilisateurs auxquels vous l'avez distribué ne peuvent pas l'exécuter. Les modifications que vous apportez au modèle ne sont pas automatiquement répercutées dans les modèles partagés. Quand vous avez fini de modifier le modèle, cliquez à nouveau sur la bascule pour afficher Peut être exécuté
. Les utilisateurs auxquels vous aviez précédemment distribué le modèle doivent de nouveau l'exécuter pour voir les mises à jour apportées.Tout comme vous pouvez partager des classeurs, vous pouvez partager des modèles, en accordant des autorisations de modification, de commentaire ou d'affichage. Cependant, seul l'auteur du modèle peut contrôler le paramètre
Peut être exécuté
qui permet d'apporter des modifications ; les personnes autorisées à modifier comptent sur l'auteur pour qu'elles ne puissent pas être exécutées, afin qu'elles puissent la modifier.