Concept : analyse des données avec des fonctions Worksheets

Workday User Guide

L'analyse des données est un processus itératif de collecte, de nettoyage et de mise en forme de vos données, suivi d'une agrégation et d'une analyse. Worksheets vous aide à optimiser votre workflow en vous permettant de travailler avec des données Workday en temps réel et d'utiliser des fonctions exclusives de Worksheets qui améliorent le workflow d'analyse.

Pour chacune de ces étapes, n'oubliez pas de conserver vos données d'origine comme sauvegarde en créant de nouveaux classeurs pour les données manipulées.

Collecter

Compilez vos données en les collectant à partir de ressources externes et internes à Workday. Assurez-vous que vos données brutes sont complètes. Voici un récapitulatif des actions que vous pouvez effectuer pendant la collecte des données :

Sélectionnez

+Nouveau

téléchargement

dans Drive pour créer des classeurs à partir de données existantes en dehors de Workday.

Sélectionnez

Données

Ajouter des données en temps réel

pour ajouter les données en temps réel de rapports Workday dans un classeur. L'assistant de données vous aide à identifier le sous-ensemble de données que vous souhaitez insérer dans le classeur.

Maintenez vos données à jour en créant une planification pour actualiser les données en temps réel.

Utilisez la fonction ARRAYAREA pour copier les données d'un tableau sans contraintes dans un autre et créer ainsi un ensemble organisé de données brutes à manipuler lors de l'étape de nettoyage. ARRAYAREA renvoie la plage contenant la formule de tableau, en fonction de l'adresse de cellule que vous spécifiez. Le tableau peut provenir d'un rapport Workday ou d'une formule de tableau.

Nettoyer

Limitez vos données aux seules informations dont vous avez besoin en supprimant les doublons, en ajustant les valeurs de classeurs vides, etc.

Gardez à l'esprit les fonctions suivantes propres à Worksheets :

Fonction	Remarques
DISTINCTROWS	Combine un ensemble de plages en une seule plage tout en supprimant les éventuelles lignes en double. DISTINCTROWS évalue le texte et les valeurs d'instance comme n'étant pas distincts les uns des autres. Lorsque la plage fournie contient à la fois une valeur d'instance et une chaîne de texte identiques, la fonction renvoie une ligne, la valeur de l'instance.
REMOVECOLUMNS	Supprime une ou plusieurs colonnes de la zone référencée. La fonction supprime le nombre de colonnes défini dans l'argument number_of_columns, en commençant par la colonne indiquée dans l'argument start_column.
REMOVEROWS	Supprime une ou plusieurs lignes de la zone référencée. La fonction supprime number_of_rows à partir de start_row , en commençant par et en incluant start_row . Utilisez REMOVEROWS sans spécifier de ligne pour supprimer la première ligne (d'en-tête).
TRIMCOLUMNS TRIMROWS	Supprime les colonnes et les lignes vides de fin d'une plage lorsque les données sont le résultat d'une formule de tableau sans contraintes.
TRUNCATEMATRIX	Supprime les lignes, les colonnes ou les deux d'une matrice.
UNIQUE	Renvoie une matrice dont les lignes sont uniques en fonction des clés spécifiées. La fonction ne renvoie que des lignes uniques, en fonction des valeurs des colonnes spécifiées. La fonction UNIQUE() est semblable à DISTINCTROWS(), à la différence qu'elle utilise une seule plage et un ensemble de colonnes.

Mettre en forme

Disposez, convertissez et organisez vos données pour en assurer la cohérence :

Standardisez vos colonnes et créez-en de nouvelles si nécessaire.

Attribuez à chaque colonne un en-tête unique et descriptif.

Formatez chaque colonne de manière cohérente.

Vérifiez qu'il n'y a pas de lignes en double ou manquantes.

Assurez-vous que le libellé et la mise en forme des données texte sont cohérents.

Assurez-vous qu'aucune cellule n'est vide.

Convertissez les valeurs de données dans la même unité, le cas échéant.

Lors de la mise en forme des données, il existe deux principaux types de manipulation des données :

Valeur spécifique : l'action que vous souhaitez effectuer dépend de la valeur de la cellule.

Disposition des données : la manipulation est indépendante de la valeur et vous déplacez les cellules, les colonnes et les lignes vers différents emplacements.

Pour la manipulation suivant la valeur, les fonctions Worksheets suivantes peuvent être utiles :

Fonction	Remarques
CONVERT	Convertit un nombre d'une unité de mesure en une autre.
DATESBETWEEN	Renvoie un tableau de dates qui commence et se termine à une date particulière, avec un intervalle entre chaque date.
DATESFROM	Renvoie un tableau de dates qui commence à une date particulière et se poursuit pendant le nombre de dates que vous indiquez, avec un intervalle spécifique entre chaque date.
IN	Détermine si une valeur ou une liste de valeurs que vous indiquez se trouve dans une autre liste de valeurs. Le cas échéant, renvoie True ; sinon, renvoie False.
MATCHCOMPOSITE	La fonction MATCHCOMPOSITE est souvent utilisée pour consolider les données de colonne de deux feuilles différentes en une seule, lorsque vous avez des données sur une feuille et des remarques sur ces mêmes données dans une colonne d'une autre feuille. MATCHCOMPOSITE copie les valeurs dans une ou plusieurs colonnes de l'emplacement à droite du tableau source et renvoie les valeurs à droite du tableau de destination. Vous utilisez une clé composite de colonnes pour faire correspondre les données copiées aux lignes correctes de la destination.
MATCHEXACT	Recherche une correspondance exacte pour la valeur de la liste triée (tableau à une dimension) que vous spécifiez et renvoie la position de la valeur. Vous pouvez utiliser cette fonction pour mettre en correspondance des valeurs logiques, des valeurs numériques ou des chaînes de texte. La fonction MATCHEXACT est semblable à MATCH, à la différence qu'elle : Recherche toujours une correspondance exacte ; elle renvoie une erreur #N/A si la valeur est introuvable. N'autorise pas les caractères génériques, tels que * ou ?. Utilise une recherche binaire pour de meilleures performances.
MHLOOKUP	Nous recommandons cette fonction en remplacement de HLOOKUP. MHLOOKUP effectue une recherche horizontale (ligne) dans une table et renvoie toutes les correspondances. MHLOOKUP est semblable à HLOOKUP, mais : HLOOKUP recherche des correspondances dans la ligne du haut uniquement ; dans MHLOOKUP, vous indiquez la ligne dans laquelle effectuer la recherche. HLOOKUP s'arrête après avoir trouvé une correspondance et renvoie une seule valeur de cellule ; MHLOOKUP recherche des correspondances dans toute la ligne de recherche. Chaque correspondance de cette ligne génère une nouvelle colonne dans la sortie. Si vous indiquez 4 valeurs return_row_index, chaque colonne obtenue contiendra 4 lignes.
MVLOOKUP	Nous recommandons l'utilisation de cette fonction en remplacement de la fonction VLOOKUP, notamment lorsque vous utilisez des données en temps réel. MVLOOKUP effectue une recherche verticale (colonne) dans une table et renvoie toutes les correspondances. MVLOOKUP est semblable à VLOOKUP, mais : VLOOKUP recherche les correspondances dans la colonne de gauche uniquement ; dans MVLOOKUP, vous indiquez la colonne dans laquelle effectuer la recherche. VLOOKUP s'arrête après avoir trouvé une correspondance et renvoie une seule valeur de cellule ; MVLOOKUP recherche des correspondances dans toute la colonne de recherche. Chaque correspondance de cette colonne génère une nouvelle ligne dans la sortie. Si vous spécifiez 4 valeurs return_column_index, chaque ligne obtenue contiendra 4 colonnes.
REGEXFIND	Renvoie la position du premier caractère d'une sous-chaîne qui correspond au modèle d'expression rationnelle. La valeur de la position commence à zéro.
REGEXPARSE	Extrait des parties d'une chaîne en les mettant en correspondance avec un modèle.
SETUNITS	Convertit un nombre pour l'exprimer dans une unité de mesure différente de son unité de mesure actuelle. Cette fonction est semblable à CONVERT(), à ceci près que dans CONVERT(), vous devez spécifier à la fois la valeur d'origine et la nouvelle valeur des unités.
SELECT	Utile pour la manipulation basée sur la valeur ainsi que pour l'organisation des données. La fonction SELECT est semblable à une instruction SELECT SQL. Le format de base est le suivant : "SELECT column1, [column2], ... FROM table", où column correspond aux données à renvoyer et table, à la source de données dans laquelle effectuer une sélection. Dans la clause FROM, vous pouvez notamment indiquer l'un des éléments suivants : Nom défini. Colonne, ligne ou plage de zones. Paramètre défini comme argument.

Pour l'organisation des données, les fonctions Worksheets suivantes peuvent être utiles :

Fonction	Remarques
WD.ARRANGECOLUMNS WD.ARRANGEROWS	Crée une plage à partir d'une plage existante, avec les colonnes ou les lignes organisées en fonction des index spécifiés. Avec WD.ARRANGECOLUMNS, vous pouvez ajouter une colonne vide en indiquant une valeur d'index nulle. Exemple : =WD.ARRANGECOLUMNS([range],1,2,3,,4) insère une colonne vide entre la 3e et la 4e valeur d'index.
CORRELATE	Crée une matrice en combinant les lignes des plages que vous indiquez. Cette fonction est semblable à une jointure de base de données.
FLATTEN	Renvoie une plage de données développée en fonction des données hiérarchiques que vous spécifiez. En règle générale, vous utilisez cette fonction pour développer les informations sur le responsable et le salarié d'une organisation afin d'afficher tous les niveaux de la hiérarchie.
JOIN	Effectue une jointure interne gauche sur deux plages.
MERGECOLUMNS	Fusionne les colonnes en les plaçant côte à côte dans une nouvelle plage.
MERGEROWS	Fusionne les lignes en les plaçant les unes sous les autres dans une nouvelle plage.
MINUS	Renvoie toutes les lignes d'une première plage qui n'apparaissent dans aucune des autres plages fournies.
SORT SORT2 SORT3	Trie une matrice existante et renvoie une nouvelle matrice. SORT accepte un sens de tri et trie toutes les colonnes indiquées selon ce sens. SORT2 accepte des paires de paramètres, que vous utilisez pour spécifier la colonne référencée et le sens de tri pour cette colonne. SORT3 suppose que la première ligne du tableau à trier est un en-tête et renvoie cette ligne en haut des résultats.
VALUEAT	Renvoie la valeur à l'intersection d'un en-tête de colonne et d'un libellé de ligne.
SELECT	Utile pour la manipulation basée sur la valeur ainsi que pour l'organisation des données. La fonction SELECT est semblable à une instruction SELECT SQL. Le format de base est le suivant : "SELECT column1, [column2], ... FROM table", où column correspond aux données à renvoyer et table, à la source de données dans laquelle effectuer une sélection. Dans la clause FROM, vous pouvez notamment indiquer l'un des éléments suivants : Nom défini. Colonne, ligne ou plage de zones. Paramètre défini comme argument.

Analyser

Vous êtes maintenant prêt à agréger et analyser les données que vous avez préparées.

L'outil d'analyse le plus couramment utilisé est le tableau croisé dynamique, qui vous permet de synthétiser et d'analyser de grandes quantités de données. L'assistant de tableau croisé dynamique et le panneau de détail vous permettent de créer et de modifier des tableaux croisés dynamiques de manière interactive. Vous pouvez également créer des graphiques pour illustrer visuellement les relations entre les données.

Gardez à l'esprit les fonctions d'analyse des données suivantes propres à Worksheets :

Fonction	Remarques
CAPPEDVALUES	Généralement utilisée pour les déductions 401(k), les déductions PAAS ou les paiements de taxes qui ont une valeur standard par période, mais qui tombent à zéro (0) lorsque le paiement atteint le plafond. Renvoie un tableau de valeurs sur un ensemble de périodes à partir d'un tableau de valeurs que vous fournissez, sur les mêmes périodes, limité au plafond fourni pour l'ensemble des périodes.
FORECAST.WD.SEASONAL	Renvoie une séquence de valeurs prévisionnelles à l'aide de modèles dans les données historiques linéaires et non linéaires que vous spécifiez.
GROUPBY	GROUPBY est une fonction puissante qui peut souvent remplacer les fonctions COUNTIF(S), AVERAGEIF(S) et SUMIF(S). GROUPBY agrège les données et classe les résultats dans l'ordre que vous spécifiez. Le regroupement est basé sur une clé que vous pouvez prédéfinir dans la table ou vous pouvez le définir à l'aide des colonnes du classeur. Le résultat ressemble à un tableau croisé dynamique trié. Cette fonction est souvent utile dans le cadre de la planification de l'effectif.
SELECT	La fonction SELECT est semblable à une instruction SELECT SQL. Le format de base est le suivant : "SELECT column1, [column2], ... FROM table", où column correspond aux données à renvoyer et table, à la source de données dans laquelle effectuer une sélection. Dans la clause FROM, vous pouvez notamment indiquer l'un des éléments suivants : Nom défini. Colonne, ligne ou plage de zones. Paramètre défini comme argument.

Autres fonctions Worksheets notables

Ces fonctions ne sont pas propres à l'analyse des données mais elles sont très utiles à toutes les étapes :

Fonction	Remarques
NOTIFYIF NOTIFYIFS	Envoie des notifications si une condition est remplie. Vous pouvez envoyer une notification à un utilisateur, qu'il ait ou non accès au classeur.
ONCE	Calcule une formule exactement une fois. Worksheets ne réévalue jamais la formule même si vous demandez un nouveau calcul en sélectionnant les options Données Recalculer ; mais vous pouvez soumettre de nouveau la formule manuellement. Exemple : utilisez cette fonction lorsque la fonction volatile NOW() place un horodatage dans un classeur et que cet horodatage ne doit jamais changer.