Créer et distribuer des modèles de classeur
Pour la distribution à des groupes, l’administrateur doit activer le groupe de sécurité pour le partage dans Drive.
Tout utilisateur de Worksheets peut créer et distribuer des modèles.
- Convertissez le classeur en modèle :
- Dans le classeur, sélectionnez .
- Sélectionnez la case à cocherC’est noté!, puis cliquez surConvertir.
- (Facultatif) Distribuez le modèle :À des personnesTapez les noms d’utilisateurs dans la zoneDistribuer à des personnesde la boîte de dialogueDistribuer.À des groupesTapez les noms des groupes de sécurité dans la zoneDistribuer à des groupesde la boîte de dialogueDistribuer.Worksheets prend en charge la distribution de modèles uniquement pour les groupes de sécurité non contraints.À des personnes non précisées au moyen d’un lienCliquez sur le commutateurDistribution par lien désactivéepour activer la distribution fondée sur des liens. Copiez le lien et partagez-le avec vos destinataires.La distribution est semblable au partage, sauf que les destinataires exécutent le modèle pour créer leur propre classeur et que les niveaux d’autorisation pour modifier, commenter et lire ne s’appliquent pas.
- (Facultatif) Ajoutez une description pour le modèle en cliquant sur Paramètres du modèle dans le coin supérieur droit du modèle.
Vous pouvez distribuer un modèle immédiatement après l’avoir converti, selon la description ci-dessus, ou :
- À partir de Drive, en sélectionnant le modèle, puis en cliquant surDistribuer le modèle.
- À partir du modèle, en accédant à ou en cliquant surGérer la distributionà la droite du commutateur Peut être exécuté.
Une fois que vous avez distribué un modèle, le destinataire l’exécute pour créer un classeur. Depuis Drive, le destinataire sélectionne et ouvre le modèle,puis une boîte de dialogue le mène à cliquer sur
Exécuter le modèle
pour créer un classeur. Si le modèle utilise des données dynamiques, le rapport Workday associé s’exécute, les formules sont calculées et le classeur est créé en fonction du niveau d’accès aux données Workday qui est accordé au destinataire. Si le destinataire a un accès limité ou aucun accès au rapport, une erreur se produit pour ces zones de rapport et formules subséquentes. Vous pouvez modifier un modèle comme vous le feriez pour un classeur, mais vous devez empêcher les utilisateurs d’exécuter le modèle pendant que vous le modifiez. Pour ce faire, cliquez sur le commutateur en haut du modèle afin qu’il affiche
Ne peut pas être exécuté
. Dans cet état, vous pouvez modifier le modèle, et les utilisateurs auxquels vous avez distribué le modèle ne peuvent pas l’exécuter. Les modifications que vous apportez au modèle ne se répercutent pas automatiquement dans les modèles partagés. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur le commutateur pour faire afficher Peut être exécuté
. Les utilisateurs auxquels vous avez précédemment distribué le modèle doivent exécuter le modèle de nouveau pour voir vos mises à jour.Tout comme vous pouvez partager des classeurs, vous pouvez partager des modèles en accordant une autorisation pour modifier, commenter ou lire. Toutefois, seul l’auteur du modèle peut contrôler le paramètre
Peut être exécuté
qui autorise la modification; les personnes autorisées à modifier comptent sur l’auteur pour empêcher son exécution, afin qu’ils puissent la modifier.