Exemple : utiliser Worksheets avec le rapport Nouveautés de Workday
Cet exemple montre comment utiliser Worksheets avec le rapport
Nouveautés de Workday
. Pour ce faire, vous aurez besoin de créer un classeur qui inclut des :
- Données dynamiques.
- Colonnes de remarques pour chaque analyste et leurs évaluations.
- Validations de données.
- Colonnes de formules qui extraient une liste des fonctionnalités ayant une incidence sur votre matériel de formation.
- Éléments à adopter.
Vous dirigez une équipe de 3 personnes responsable de gérer la mise en œuvre du lancement d’une version de Workday. À chaque version, votre équipe et vous évaluez le rapport
Nouveautés de Workday
pour déterminer les fonctions qui :
- Doivent être mises en œuvre parce qu’elles sont automatiquement disponibles.
- Peuvent être ignorées.
- Doivent être prises en compte pour une adoption future et les efforts de configuration nécessaires.
- Nécessitent des recherches afin de déterminer les changements à apporter à votre manuel de formation des employés.
- Devraient entraîner la création d’éléments à adopter.
Pour les étapes à suivre, vous utiliserez les utilisateurs Logan McNeil (vous), Betty Liu, Steve Morgan et Teresa Serrano du locataire GMS. Remplacez les noms des membres de votre équipe par ces noms dans votre locataire.
Configurez Worksheets et Drive, et autorisez les analystes de la planification des fonctions à y accéder.
Sécurité pour vous (non nécessaire pour les autres utilisateurs) :
- DomaineCustom/Standard Report Copydans le domaine fonctionnel Tenant Non-Configurable.
- DomaineSet Up: Tenant Setup - Generaldans le domaine fonctionnel System.
- Copiez un rapport standard pour créer un rapport personnalisé.
- Accédez à la tâcheCopy Standard Report to Custom Report.
- SélectionnezNouveautés de Workdaydans l’inviteStandard Report Name.
- Cliquez surOK.
- EntrezPlanification de la version avec le rapport WN et Worksheetsdans le champNom.
- Cliquez surOK. (Une alerte s’affiche sur la page; vous pouvez l’ignorer.)
- Dans l’ongletColonnes, cliquez sur+pour ajouter une nouvelle colonne.
- SélectionnezIdentifiant Workdaydans l’inviteChamp.
- Dans l’ongletAvancé, cochez les cases suivantes :
- Activer comme service Web
- Activer pour Worksheets
- Cliquez surOK.
- Créez un nouveau classeur dans Drive :
- SélectionnezDrivedans le menu principal de Workday.
- Sélectionnez .
- UtilisezPlanification de la version [nº de version] de Workdaycomme nom.
- Cliquez surCréer.
- Dans le classeur, ajoutez des données dynamiques à l’aide du rapport que vous avez créé :
- Cliquez surAjouter des données dynamiques.
- Dans la boîte de dialogueSélectionner un rapport, sélectionnez le rapportPlanification de la version avec le rapport WN et Worksheets.
- Cliquez surSuivant.
- Dans la boîte de dialogueSélectionner les valeurs d’invite, sélectionnez :OptionDescriptionEnabled Functional AreasCochez la caseWorkday Releases[Version à venir]
- Cliquez surSuivant.
- Dans la boîte de dialogueSélectionner des colonnes:
- Cliquez surSélectionner toutpour ajouter toutes les colonnes du rapport au classeur.
- Cliquez surAjouter une colonne de remarques2 fois pour ajouter 2 colonnes de remarques.
- Dans le champClé de remarques, sélectionnezIdentifiant Workday.
- Cliquez surSuivant.
- Dans la boîte de dialogue Sélectionner les options, cochez la caseAutoriser des valeurs de plusieurs instancesde sorte que tous les domaines fonctionnels activés soient affichés dans le classeur.
- Cliquez surAjouter. Le rapport Workday s’exécute et insère les données dans le classeur.
- Renommez l’onglet Feuille1 et les en-têtes de colonnes de remarques :
- Dans l’onglet Feuille1, cliquez sur la flèche à droite de l’onglet, puis surRenommer.
- Renommez la feuilleDonnées sur les fonctions.
- Cliquez surOK.
- Double-cliquez sur les en-têtes de chacune des colonnes de remarques pour les renommer :De...À...Remarque1AnalysteRemarque2Évaluation
- Définissez des valeurs de validation de données de façon à créer des listes déroulantes servant à affecter des analystes aux éléments et à sélectionner un résultat d’évaluation :
- Cliquez sur+dans le coin inférieur gauche du classeur pour créer une nouvelle feuille. Worksheets nomme la feuille Feuille1.
- Dans l’onglet Feuille1, cliquez sur la flèche à droite de l’onglet, puis surRenommer.
- Renommez la feuilleValeurs de validation des données.
- Cliquez surOK.
- Entrez les valeurs suivantes :AB1BettyMettre en œuvre2SteveEnquêter3TeresaAucune action
- Dans la feuille Données sur les fonctions, sélectionnez la première cellule de la colonneAnalyste.
- Cliquez dans la cellule sous le titre, puis sélectionnez .
- Entrez les valeurs suivantes :ChampValeurPlage de cellules à validerEntrez une plage qui inclut la colonne entière. Exemple :N:N.Liste de valeurs de la formuleEntrez='Validation de données'!A:A.
- Cliquez surOK.
- Dans la colonneÉvaluation, cliquez dans la cellule sous le titre, puis sélectionnez .
- Dans le champPlage de cellules à valider, modifiez la plage pour inclure la colonne entière. Exemple : remplacez la valeur deO2:O2parO:O.
- Dans le champListe de valeurs de la formule, entrez=’Validation de données’!B:B.
- Cliquez surOK.
- Dans la colonneAnalyste, cliquez dans chaque cellule et sélectionnez un analyste dans la liste déroulante. (Nous vous recommandons de placer des valeurs dans au moins 20 des cellules, afin que les étapes ultérieures de l’exemple affichent les données.)
- Partagez le classeur avec vos analystes en leur accordant un droit de modification :
- Cliquez sur l’icônePartageren haut à droite du classeur.
- Dans la sectionPartager avec des personnes, entrez :
- Betty Liu
- Steve Morgan
- Teresa Serrano
- Tapez ce commentaire dans la zone de message :Analystes, merci de sélectionner une valeur d’évaluation dans chacune des rangées du classeur qui vous sont affectées.
- Cliquez surPartager. Les analystes reçoivent une notification dans leur boîte de réception contenant un lien vers le classeur.
- Les analystes peuvent ouvrir le classeur partagé, étudier les nouveautés qui leur sont assignées et sélectionner une valeur dans la colonneÉvaluationpour chaque élément. (Nous vous recommandons de placer des valeurs dans au moins 20 des cellules, afin que les étapes ultérieures de l’exemple affichent les données.)
- Dans une nouvelle feuille, extrayez des informations sur les nouveautés que vous allez mettre en œuvre et qui ont une incidence sur votre matériel de formation. Votre équipe de formation pourra utiliser ces informations pour mettre à jour son matériel de formation à l’intention des employés :
- Cliquez sur+dans le coin inférieur gauche du classeur pour créer une nouvelle feuille.
- Nommez la feuilleFormationMises à jour.
- Collez cette formule dans la cellule A1 de la feuille, en remplaçant l’argument final A1:O200 par la plage de données dans la feuille Données sur les fonctions :=SELECT("SELECT `Feature`, `What's New Item`,`Functional Area(s)`, `Feature Description` from ? WHERE `Training & Testing Impact` = 'This feature may require additional testing and may impact your training materials.' AND `Assessment` = 'Implement'",FeatureData!A1:O200)
- Appuyez sur les touches Ctrl + Alt + Entrée (Windows) ou Commande + Option + Entrée (Mac) pour soumettre la formule.
- Ajoutez des éléments à adopter à votre tableau de bord d’adoption :
- Allez à la feuilleDonnées sur les fonctions.
- Dans la colonneWhat’s New Item, placez le curseur sur un élément jusqu’à ce qu’un lien s’affiche.
- Déplacez le curseur complètement à droite du lien et cliquez sur l’icône de la flèche vers l’extérieur : l’élément s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur.
- À partir du menu des actions connexes pour un élémentWhat’s New Item, sélectionnez . La page de la tâcheCreate Adoption Items’affiche, et les champs du classeur sont automatiquement remplis.
- Remplissez les champs supplémentaires souhaités pour l’élément à adopter.
- Cliquez surOK.
- Cliquez surTerminé.
- Répétez cette étape pour les autres nouveautés.
- Actualisez les données dynamiques afin que les éléments à adopter nouvellement ajoutés s’affichent dans le classeur :
- Dans le panneau des données dynamiques, cliquez surActualiser maintenant.(Si vous avez fermé le panneau pour que plus de données du classeur soient visibles, vous pouvez l’afficher de nouveau en sélectionnant .)
- Cliquez surConfirmer. Le rapport Workday s’exécute et le classeur affiche toutes les nouvelles données; les éléments à adopter que vous avez ajoutés s’affichent dans la colonne Adoption Item(s).
- Créez un tableau croisé dynamique pour afficher un récapitulatif des données de l’analyste :
- Dans la feuilleDonnées sur les fonctions, sélectionnez .
- Dans la boîte de dialogueCréer un tableau croisé dynamique, laissez les champs tels quels et cliquez surCréer.Un tableau croisé dynamique de base s’affiche dans une nouvelle Feuille1 et le panneau Tableau croisé dynamique s’affiche également.
- Dans le panneau Tableau croisé dynamique :
- Dans leschamps disponibles, trouvez la valeurAnalysteet faites-la glisser dans la zone descolonnes.
- Dans leschamps disponibles, trouvez la valeurÉvaluationet faites-la glisser dans la zone desrangées.
- Cliquez surMettre à jour. Le tableau est mis à jour pour afficher un récapitulatif semblable à celui-ci :
Vous pouvez également créer une colonne de formule dans le classeur pour créer des liens fonctionnels vers la Publication de Community dans la zone de données dynamiques, de sorte que les liens ouvrent les publications Nouveautés associées au lieu d’une page d’instance. (Worksheets ne prend pas en charge l’ouverture de liens externes ou de pièces jointes à partir d’un classeur.) Pour ce faire :
- Dans le classeur, créez une colonne de formules à droite de la colonne Publication dans Community. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’en-têtePublication de Communityet sélectionnez .
- Cliquez surConfirmerpour actualiser les données dynamiques et créer la colonne de formules.
- Double-cliquez sur l’en-têteFormule1et renommez l’en-têtePublication dans Community (Corrigée).
- Dans la première cellule de la colonne de formules, entrez la formule=IFERROR(HYPERLINK(F1),"None"), en remplaçant l’identifiant de la colonneFpar la lettre de la colonne Publication de Communityt dans vos données dynamiques.
- Appuyez surEntréepour soumettre la formule. La fonction IFERROR fait en sorte que les cellules sans lien vers la publication de Community affichent le texteNone, et la fonction HYPERLINK prend le contenu de la cellule qui ne fonctionne pas et crée un lien qui fonctionne.
Actualisez les données dynamiques à tout moment pour importer les nouveautés corrigées ou ajoutées.
Créez des graphiques pour suivre la progression de l’analyse.
Partagez le classeur avec d’autres personnes à l’extérieur de l’équipe en leur donnant un accès en lecture ou un accès leur permettant d’ajouter des commentaires afin qu’elles puissent voir les évaluations, mais qu’elles ne puissent pas modifier les données.