Concept : analyse de données à l’aide des fonctions de Worksheets

Workday User Guide

L’analyse de données est un processus itératif de collecte, d’épuration et de mise en forme de vos données, suivi d’un regroupement et d’une analyse. Worksheets contribue à rendre votre flux de travaux plus efficace en vous permettant de travailler avec des données dynamiques de Workday et d’utiliser des fonctions propres à Worksheets qui améliorent le flux des travaux d’analyse.

Lorsque vous effectuez chacune de ces étapes, n’oubliez pas de conserver une copie de sauvegarde de vos données d’origine en créant d’autres classeurs pour les données manipulées.

Collecte

Compilez vos données en les collectant à partir de ressources externes et internes à Workday. Assurez-vous que vos données brutes sont complètes. Voici un récapitulatif des actions que vous pouvez effectuer pendant la collecte de données :

Sélectionnez

+Nouveau

téléverser

à partir de Drive pour créer des classeurs à partir de données existantes en dehors de Workday.

Sélectionnez

Données

Ajouter des données dynamiques

pour ajouter des données dynamiques des rapports Workday dans un classeur. L’assistant de données vous aide à déterminer le sous-ensemble de données que vous souhaitez insérer dans le classeur.

Maintenez vos données à jour en créant un calendrier d’actualisation des données dynamiques.

Utilisez la fonction ARRAYAREA pour copier les données d’un tableau non contraint à un autre, créant ainsi un ensemble organisé de données brutes à utiliser durant l’étape d’épuration. ARRAYAREA renvoie la plage contenant de la formule de tableau en fonction de l’adresse de cellule que vous avez indiquée. Le tableau peut provenir d’un rapport Workday ou d’une formule de tableau.

Épuration

Réduisez vos données aux seules informations dont vous avez besoin en supprimant les doublons, en réduisant les valeurs de classeurs vides, etc.

Gardez à l’esprit ces fonctions propres à Worksheets :

Fonction	Remarques
DISTINCTROWS	Combine un ensemble de plages en une seule plage tout en supprimant les doublons de rangées. DISTINCTROWS évalue le texte et les valeurs d’instance comme n’étant pas distincts les uns des autres. Lorsque la plage fournie contient à la fois une valeur d’instance et une chaîne de texte identiques, la fonction renvoie une rangée, soit la valeur de l’instance.
REMOVECOLUMNS	Supprime une ou plusieurs colonnes de la zone référencée. La fonction supprime le nombre de colonnes (number_of_columns), à partir de la colonne de début (start_column).
REMOVEROWS	Supprime une ou plusieurs rangées de la zone référencée. La fonction supprime le nombre de rangées (number_of_rows) suivant start_row , commençant à start_row . Utilisez REMOVEROWS sans préciser de rangée pour supprimer la première rangée (en-tête).
TRIMCOLUMNS TRIMROWS	Supprime les colonnes et les rangées en blanc de fin d’une plage lorsque les données correspondent au résultat d’une formule de tableau non contraint.
TRUNCATEMATRIX	Supprime des rangées ou des colonnes d’une matrice, ou les deux.
UNIQUE	Renvoie une matrice dont les rangées sont uniques en fonction des clés spécifiées. La fonction renvoie seulement des rangées uniques, en fonction des valeurs des colonnes spécifiées. Cette fonction est similaire à DISTINCTROWS(), mais UNIQUE() prend une plage unique et un ensemble de colonnes.

Forme

Disposez, convertissez et organisez vos données afin de créer une cohérence :

Normalisez vos colonnes et créez-en d’autres si nécessaire.

Attribuez à chaque colonne un en-tête unique et descriptif.

Mettez en forme chaque colonne de manière cohérente.

Vérifiez s’il y a des doublons ou des rangées manquantes.

Assurez-vous que la formulation et la mise en forme des données textuelles sont cohérentes.

Assurez-vous qu’aucune cellule n’est en blanc.

Convertissez les valeurs de données dans la même unité si nécessaire.

Lors de la mise en forme des données, il existe deux types principaux de manipulation de données :

Propre à la valeur : l’action que vous souhaitez effectuer dépend de la valeur de la cellule.

Disposition des données : la manipulation est indépendante des valeurs et vous déplacez des cellules, des colonnes et des rangées vers des emplacements différents.

Ces fonctions propres à Worksheets peuvent être utiles pour la manipulation propre à une valeur :

Fonction	Remarques
CONVERT	Convertit un nombre d’une unité de mesure en une autre.
DATESBETWEEN	Renvoie un tableau de dates qui commence et se termine à une date particulière, avec un intervalle précisé entre chaque date.
DATESFROM	Renvoie un tableau de dates qui commence à une date particulière et se poursuit pour le nombre de dates que vous indiquez, avec un intervalle précisé entre chaque date.
IN	Détermine si une valeur ou une liste de valeurs que vous indiquez se trouve dans une autre liste de valeurs. Si c’est le cas, renvoie la valeur True; sinon, renvoie False.
MATCHCOMPOSITE	Un cas d’utilisation courant de MATCHCOMPOSITE consiste à consolider les données de colonne de deux feuilles en une seule, où vous avez des données sur une feuille, ainsi que des remarques sur ces mêmes données dans une colonne d’une feuille différente. MATCHCOMPOSITE copie les valeurs dans une ou plusieurs colonnes de l’emplacement à droite d’un tableau source et renvoie les valeurs à droite du tableau de destination. Vous utilisez une clé composite de colonnes pour mettre en correspondance les données copiées et les rangées appropriées dans la destination.
MATCHEXACT	Recherche une correspondance exacte pour la valeur dans la liste triée (tableau unidimensionnel) que vous avez indiquée et renvoie la position de la valeur. Vous pouvez utiliser cette fonction pour mettre en correspondance des valeurs logiques, des valeurs numériques ou des chaînes de texte. Cette fonction est semblable à MATCH, mais MATCHEXACT : Recherche toujours une correspondance exacte; elle renvoie une erreur #N/A si elle ne trouve pas la valeur. N’autorise pas les caractères génériques tels que « * » ou « ? ». Utilise une recherche binaire pour obtenir de meilleurs résultats.
MHLOOKUP	Nous recommandons cette fonction pour remplacer la fonction HLOOKUP. MHLOOKUP effectue une recherche horizontale (rangée) dans une table et renvoie toutes les correspondances. MHLOOKUP est similaire à HLOOKUP, mais : HLOOKUP scanne uniquement la rangée supérieure pour les correspondances; dans la fonction MHLOOKUP, vous indiquez la rangée à rechercher. HLOOKUP s’arrête après avoir trouvé une correspondance et renvoie une seule valeur de cellule; MHLOOKUP scanne toute la rangée de consultation pour rechercher des correspondances. Chaque correspondance de cette rangée renvoie une nouvelle colonne dans la sortie. Si vous indiquez quatre valeurs return_row_index, chaque colonne résultante aura quatre rangées.
MVLOOKUP	Nous recommandons cette fonction pour remplacer la fonction VLOOKUP, surtout lorsque vous travaillez avec des données dynamiques. MVLOOKUP effectue une recherche verticale (colonne) dans une table et renvoie toutes les correspondances. MVLOOKUP est similaire à VLOOKUP, mais : VLOOKUP scanne uniquement la colonne gauche pour les correspondances; dans la fonction MVLOOKUP, vous indiquez la colonne à rechercher. VLOOKUP s’arrête après avoir trouvé une correspondance et renvoie une seule valeur de cellule; MVLOOKUP scanne toute la colonne de consultation pour rechercher des correspondances. Chaque correspondance de cette colonne renvoie une nouvelle rangée dans la sortie. Si vous indiquez quatre valeurs return_column_index, chaque rangée résultante aura quatre colonnes.
REGEXFIND	Renvoie la position du premier caractère d’une sous-chaîne qui correspond au modèle de l’expression rationnelle. La valeur de la position est basée sur zéro.
REGEXPARSE	Extrait des parties d’une chaîne en les faisant correspondre à un modèle.
SETUNITS	Convertit un nombre de son unité de mesure actuelle en une autre. Cette fonction est similaire à CONVERT(), mais dans CONVERT(), vous devez indiquer à la fois la valeur d’unité d’origine et les nouvelles valeurs d’unité.
SELECT	Utile pour la manipulation fondée sur des valeurs ainsi que pour la disposition des données. La fonction SELECT est similaire à un énoncé SQL SELECT. Le format de base est : SELECT column1, [column2], ... FROM table, où « column » correspond aux données à renvoyer et « table » représente la source de données de laquelle sélectionner. Dans la clause FROM, vous pouvez préciser, par exemple : Un nom défini. Une colonne, une rangée ou une plage de zones. Un paramètre que vous indiquez comme argument.

Pour la disposition des données, ces fonctions propres à Worksheets peuvent être utiles :

Fonction	Remarques
WD.ARRANGECOLUMNS WD.ARRANGEROWS	Crée une nouvelle plage à partir d’une plage existante, avec les colonnes ou les rangées classées en fonction des index indiqués. Avec WD.ARRANGECOLUMNS vous pouvez ajouter une colonne vide en incluant une valeur d’index nulle. Exemple : =ARRANGECOLUMNS([range],1,2,3,,4) insère une colonne en blanc entre la 3e valeur d’index et la 4e valeur d’index.
CORRELATE	Crée une nouvelle matrice en combinant les rangées des plages que vous avez indiquées. Cette fonction est semblable à une jointure de base de données.
FLATTEN	Renvoie une plage de données développée en fonction des données hiérarchiques que vous indiquez. En règle générale, vous utilisez cette fonction pour développer les informations sur le gestionnaire et les employés d’une organisation afin d’afficher tous les niveaux de la hiérarchie.
JOIN	Effectue une jointure interne gauche sur deux plages.
MERGECOLUMNS	Fusionne les colonnes en les plaçant côte à côte dans une nouvelle plage.
MERGEROWS	Fusionne les rangées en les plaçant les unes sous les autres dans une nouvelle plage.
MINUS	Renvoie toutes les rangées d’une première plage qui n’apparaissent dans aucune des autres plages fournies.
SORT SORT2 SORT3	Trie une matrice existante et renvoie une nouvelle matrice. SORT() accepte une direction de tri et trie toutes les colonnes que vous avez indiquées en fonction de cette direction. SORT2 accepte des paires de paramètres, que vous utilisez pour préciser la colonne référencée et la direction de tri pour cette colonne. TRI 3 suppose que la première rangée du tableau à trier est un en-tête et renvoie cette rangée en haut des résultats.
VALUEAT	Renvoie la valeur à l’intersection d’un en-tête de colonne et d’une étiquette de rangée.
SELECT	Utile pour la manipulation fondée sur des valeurs ainsi que pour la disposition des données. La fonction SELECT est similaire à un énoncé SQL SELECT. Le format de base est : SELECT column1, [column2], ... FROM table, où « column » correspond aux données à renvoyer et « table » représente la source de données de laquelle sélectionner. Dans la clause FROM, vous pouvez préciser, par exemple : Un nom défini. Une colonne, une rangée ou une plage de zones. Un paramètre que vous indiquez comme argument.

Analyse

Vous êtes maintenant prêt à regrouper et à analyser les données que vous avez préparées.

L’outil d’analyse le plus couramment utilisé est le tableau croisé dynamique, qui vous permet de récapituler et d’analyser de grandes quantités de données. L’assistant de tableau croisé dynamique et le panneau de détails vous permettent de créer et de modifier des tableaux croisés dynamiques de façon interactive. Vous pouvez également créer des graphiques pour illustrer visuellement les relations entre les données.

Gardez à l’esprit les fonctions d’analyse de données suivantes de Worksheets :

Fonction	Remarques
CAPPEDVALUES	Généralement utilisée pour les retenues 401 (k), les retenues de régimes d’actionnariat des employés ou les paiements d’impôts qui ont une valeur standard par période, mais qui tombent à zéro (0) lorsque le paiement atteint le plafond. Renvoie un tableau de valeurs sur un ensemble de périodes à partir d’un tableau de valeurs que vous fournissez, sur les mêmes périodes, limité par un plafond fourni sur toute la durée.
FORECAST.WD.SEASONAL	Renvoie une séquence prévue de valeurs à l’aide de modèles compris dans les données historiques linéaires et non linéaires que vous indiquez.
GROUPBY	GROUPBY est une fonction très performante qui peut souvent remplacer les fonctions COUNTIF(S), AVERAGEIF(S), et SUMIF(S). GROUPBY regroupe les données et classe les résultats dans l’ordre que vous indiquez. Le regroupement est fondé sur une clé que vous pouvez prédéfinir dans le tableau ou à l’aide de colonnes dans le classeur. Le résultat est similaire à celui d’un tableau croisé dynamique. Cette fonction est souvent utile dans le cadre de la planification de l’effectif.
SELECT	La fonction SELECT est similaire à un énoncé SQL SELECT. Le format de base est : SELECT column1, [column2], ... FROM table, où « column » correspond aux données à renvoyer et « table » représente la source de données de laquelle sélectionner. Dans la clause FROM, vous pouvez préciser, par exemple : Un nom défini. Une colonne, une rangée ou une plage de zones. Un paramètre que vous indiquez comme argument.

Autres fonctions notables propres à Worksheets

Ces fonctions ne sont pas propres à l’analyse des données, mais sont très utiles à toutes les étapes :

Fonction	Remarques
NOTIFYIF NOTIFYIFS	Envoie des notifications si une condition est remplie. Vous pouvez envoyer une notification à un utilisateur, qu’il ait ou non accès au classeur.
ONCE	Calcule une formule exactement une fois. Worksheets ne réévalue jamais la formule même si vous demandez un nouveau calcul à l’aide de Données Recalculer ; mais vous pouvez soumettre de nouveau la formule manuellement. Exemple : utilisez cette fonction lorsque la fonction volatile NOW() place un horodatage dans un classeur et que celui-ci ne doit jamais changer.