Concept : intégration unifiée des fournisseurs
La structure d’intégration unifiée de fournisseur permet la synchronisation des données en temps réel entre Workday et Workday Strategic Sourcing (WSS).
USI fournit une solution d'intégration pour les clients qui ne disposent pas d'une intégration préexistante d'accueil et intégration des fournisseurs et remplace l'ancien connecteur de fournisseurs pour les clients existants
Une fois que vous avez activé USI, vous ne pouvez pas revenir à l’intégration existante.
L’utilisateur du système d’intégration (ISU) utilisé pour l’intégration unifiée de fournisseur dispose d’un accès d’affichage et de modification, mais vous ne pouvez pas ouvrir une session dans l’interface utilisateur Workday ni accéder aux données du fournisseur. Cette restriction existe, car l'utilisateur de système d'intégration n'est associé à aucun compte de courriel ou à un utilisateur système.
USI fournit :
- Validation en temps réel des données des fournisseurs.
- Synchronisation automatique des données lorsque vous changez les données des fournisseurs dans Workday ou WSS.
Détails de la synchronisation des données
Workday synchronise automatiquement les données sur les fournisseurs et lance la synchronisation pour les ressources sur demande, telles que les champs de compte bancaire de bénéficiaire ou d’adresse, chaque fois qu’un enregistrement de fournisseur est ouvert dans WSS ou lorsqu’un changement lié au fournisseur se produit dans Workday.
USI prend en charge uniquement la synchronisation bidirectionnelle des données lorsque vous modifiez les données des fournisseurs dans Workday ou WSS.
Les données des fournisseurs qui se synchronisent automatiquement depuis Workday vers WSS :
- Utilisation de l’adresse.
- Modalités de paiement.
- Les types de paiements.
- Type d’appareil téléphonique.
- Catégories de fournisseurs
- Classifications de fournisseur (limité à la catégorie Diversité).
- Types de contacts chez le fournisseur (limité à l’utilisation par le Fournisseur).
- Groupes de fournisseurs.
- Modalités d’expédition
- Modes d’expédition
Données que Workday synchronise sur demande et met en cache pendant 15 minutes :
- Champs d’adresse.
- Les champs de compte bancaire
Workday ne prend pas en charge la synchronisation automatique des données pour les clients des connecteurs de fournisseurs de base. Vous devez activer le formulaire unifié d’intégration des fournisseurs et synchroniser tous les champs.
Workday ne synchronise pas le fournisseur de base avec WSS.
Les journaux de transactions USI fournissent un historique détaillé des échanges de données de Workday vers WSS.
Une fois que WSS a marqué un fournisseur comme Approuvé et synchronise l’enregistrement avec Workday, le gestionnaire de sourçage ne peut plus modifier les champs standard de l’enregistrement de fournisseur dans WSS.
Lorsqu’un enregistrement de fournisseur comporte un processus de gestion en cours dans Workday, vous ne pouvez pas modifier les contacts chez le fournisseur dans WSS.
Erreurs de synchronisation
La tâche
Erreurs de synchronisation de fournisseurs
affiche les dernières erreurs de synchronisation. La tâche n'affiche pas les erreurs résolues précédemment. Lorsque vous corrigez une erreur de synchronisation, Workday met à jour l’enregistrement dans WSS. Si la correction est réussie, Workday désélectionne automatiquement l’erreur de la tâche
Erreurs de synchronisation de fournisseurs
. Workday envoie des notifications pour les nouvelles erreurs en fonction de la planification dans l’onglet Opt In
. Tout utilisateur ayant accès à la tâche Erreurs de synchronisation de fournisseurs
reçoit ces notifications jusqu’à ce que vous corrigiez les erreurs.Pour la synchronisation des fournisseurs, les erreurs apparaissent dans un tableau directement dans l’onglet
Synchroniser le fournisseur
de la tâche Configurer l’intégration unifiée de fournisseur
.Liaison avec les fournisseurs et processus de gestion
L’intégration unifiée de fournisseurs prend en charge l’association des fournisseurs qui existent à la fois dans Workday Strategic Sourcing (WSS) et dans Workday à l’aide de l’outil d’importation de données WSS. L’association de fournisseurs exige que l’enregistrement de fournisseur inclue l’
identifiant de fournisseur
Workday dans le champ Identifiant externe
et que son statut soit Approuvé
. Un traitement planifié chaque soir finalise l’association.Vous ne pouvez pas réassocier un fournisseur qui est déjà lié.
Si vous avez une condition de processus de gestion pour acheminer les fournisseurs provenant de WSS, nous vous recommandons d’utiliser cette configuration pour le processus
de gestion Événement lié à un fournisseur
.Configuration recommandée :
- Champ externe source ou règle de conditions : Création par
- Opérateur relationnel : dans la liste de sélection
- Type de comparaison : valeur précisée dans ce filtre
- Valeur de comparaison : Configuration de client API de dépenses - Utilisateur de l'intégration
Validations personnalisées
Workday lance les validations personnalisées critiques que vous configurez pour l’objet de gestion fournisseur lorsque :
- Un acheteur marque un fournisseur commeApprouvé.
- Un fournisseur synchronisé met à jour un formulaire d’intégration.
Pour éviter d’empêcher un fournisseur d’accéder à Workday, assurez-vous de configurer des validations personnalisées avec erreurs critiques uniquement pour les champs disponibles dans WSS.