Concepto: análisis de datos con funciones de hojas de cálculo

Workday User Guide

El análisis de datos es un proceso iterativo de recopilación, limpieza y configuración de datos, seguido de agregación y análisis. Workday Worksheets ayuda a que su flujo de trabajo sea más eficiente al permitirle trabajar con datos activos de Workday y usar funciones exclusivas de Workday Worksheets que mejoran el flujo de trabajo de análisis.

A medida que realiza cada uno de estos pasos, recuerde mantener los datos originales como copia de seguridad creando nuevos libros de trabajo para los datos manipulados.

Colectar

Compile sus datos a partir de recursos externos e internos de Workday. Asegúrese de que sus datos sin procesar estén completos. A continuación, se incluye un resumen de las acciones que puede realizar durante la recopilación de datos:

Seleccione

+Nueva

carga

desde Drive para crear libros de trabajo a partir de datos que existen fuera de Workday.

Seleccione

Datos

Añadir datos activos

para añadir datos activos de informes de Workday a un libro de trabajo. El Asistente para datos le ayuda a identificar el subconjunto de datos que desea insertar en el libro de trabajo.

Mantenga sus datos actualizados creando un programa para actualizar los datos activos.

Utilice la función ARRAYAREA para copiar datos de una matriz no restringida a otra, creando un conjunto organizado de datos sin procesar para manipular en el paso Limpiar. Devuelve el rango que contiene la fórmula de matriz, en función de la dirección de celda que especifique. La matriz puede originarse en un informe de Workday o en una fórmula de matriz.

Limpiar

Reduzca sus datos a solo la información que necesita eliminando la duplicación, recortando los valores de libro de trabajo vacíos, etc.

Tenga en cuenta estas funciones exclusivas de Worksheets:

Función	Notas
DISTINCTROWS	Combina un conjunto de rangos en un único rango y elimina las filas duplicadas. DISTINCTROWS evalúa los valores de texto y de instancia como si no fueran distintos entre sí. Cuando el rango proporcionado contiene un valor de instancia y una cadena de texto iguales, la función devuelve una fila, el valor de instancia.
REMOVECOLUMNS	Elimina una o más columnas de la hoja. La función elimina el number_of_columns, comenzando en start_column incluida.
REMOVEROWS	Elimina una o más filas del área de referencia. La función elimina el number_of_rows que siguen a start_row , comenzando en start_row incluida. Utilice REMOVEROWS sin especificar ninguna fila para eliminar la primera fila (título).
TRIMCOLUMNS TRIMROWS	Elimina las filas en blanco finales de un rango, cuando los datos son el resultado de una fórmula de matriz sin restricciones.
TRUNCATEMATRIX	Elimina filas, columnas o ambas cosas de una matriz.
UNIQUE	Devuelve una matriz cuyas filas son únicas según las claves especificadas. La función solo devuelve filas únicas, en función de los valores de las columnas especificadas. Esta función es similar a DISTINCTROWS (), pero UNIQUE () toma un solo rango y un conjunto de columnas.

Forma

Organice, convierta y organice sus datos para crear coherencia:

Estandarice sus columnas y cree otras nuevas si es necesario.

Asigne a cada columna una cabecera única y descriptiva.

Formatee cada columna de manera coherente.

Vuelva a comprobar si faltan filas o si hay filas duplicadas.

Asegúrese de que la redacción y el formato de los datos de texto sean coherentes.

Asegúrese de que ninguna celda esté en blanco.

Convierta los valores de datos a la misma unidad donde sea necesario.

Al dar forma a los datos, hay dos tipos principales de manipulación de datos:

Específico del valor: la acción que desea realizar depende del valor de la celda.

Disposición de los datos: la manipulación no depende del valor y el usuario mueve celdas, columnas y filas a distintas ubicaciones.

Para la manipulación de valores específicos, estas funciones exclusivas de Worksheets pueden ser útiles:

Función	Notas
CONVERTTZ	Convierte un número de una unidad de medida a otra.
DATESBETWEEN	Devuelve una matriz de fechas que comienza y finaliza en una fecha concreta, con un intervalo de escala entre cada fecha.
DATESFROM	Devuelve una matriz de fechas que comienza en una fecha concreta y se aplica al número de fechas que especifique, con un intervalo de escala entre cada fecha.
IN	Determina si un valor o una lista de valores que especifique están en otra lista de valores. Si es así, devuelve True; de lo contrario, devuelve False.
MATCHCOMPOSITE	Un caso de uso común de MATCHCOMPOSITE es consolidar los datos de columna de dos hojas en una, en los casos en los que tiene datos en una hoja, junto con notas sobre esos mismos datos en una columna de otra hoja. MATCHCOMPOSITE copia los valores de una o más columnas desde la ubicación a la derecha de una matriz de origen y devuelve los valores a la derecha de una matriz de destino. Utilice una clave compuesta de columnas para hacer coincidir los datos copiados con las filas correctas en el destino.
MATCHEXACT	Busca una coincidencia exacta del valor en la lista ordenada (matriz unidimensional) que especifique y devuelve la posición del valor. Puede usar esta función para hacer coincidir valores lógicos, valores numéricos o cadenas de texto. Esta función es similar a MATCH, pero MATCHEXACT hace lo siguiente: Siempre busca una coincidencia exacta; devuelve un error #N/A si no encuentra el valor. No permite caracteres comodín como * o ?. Utiliza una búsqueda binaria para un mejor rendimiento.
MHLOOKUP	Recomendamos esta función como alternativa a HLOOKUP. MHLOOKUP realiza una búsqueda horizontal (fila) en una tabla y devuelve todas las coincidencias. MHLOOKUP es similar a HLOOKUP, pero hace lo siguiente: HLOOKUP examina solo la fila superior en busca de coincidencias; en MHLOOKUP, usted especifica la fila en la que se buscará. HLOOKUP se detiene tras encontrar una coincidencia y devuelve un valor de celda única; MHLOOKUP busca coincidencias en toda la fila de búsqueda. Cada coincidencia de esa fila devuelve una nueva columna en el resultado. Si especifica 4 valores de return_row_index, cada columna resultante tendrá 4 filas.
MVLOOKUP	Recomendamos esta función como alternativa a VLOOKUP, especialmente cuando se trabaja con datos activos. MVLOOKUP realiza una búsqueda vertical (columna) en una tabla y devuelve todas las coincidencias. MVLOOKUP es similar a VLOOKUP, pero hace lo siguiente: VLOOKUP solo busca coincidencias en la columna de la izquierda; en MVLOOKUP, usted especifica la columna en la que se buscará. VLOOKUP se detiene tras encontrar una coincidencia y devuelve un valor de celda única; MVLOOKUP busca coincidencias en toda la columna de búsqueda. Cada coincidencia de esa columna devuelve una nueva fila en el resultado. Si especifica cuatro valores de return_column_index, cada fila resultante tendrá cuatro columnas.
REGEXFIND	Devuelve la posición del primer carácter de una subcadena que coincide con el patrón de la expresión regular. El valor de posición se basa en cero.
REGEXPARSE	Extrae partes de una cadena haciéndolas coincidir con un patrón.
SETUNITS	Convierte un número de su unidad de medida actual a otra. Esta función es similar a CONVERT(), pero en CONVERT() debe especificar tanto el valor de unidad original como el de la nueva.
SELECT	Valioso para la manipulación basada en valores y la ordenación de datos. La función SELECT es similar a una instrucción SELECT de SQL. El formato básico es: SELECT column1, [column2], ... FROM table, donde column son los datos que se devolverán y table es el origen de los datos que se seleccionarán. En la cláusula FROM puede especificar, por ejemplo: El nombre definido. El rango de columna, fila o área. El parámetro que especifique como argumento.

Para la organización de los datos, estas funciones exclusivas de Workday Worksheets pueden ser útiles:

Función	Notas
WD.ARRANGECOLUMNS WD.ARRANGEROWS	Crea un nuevo rango a partir de otro existente, con las columnas o las filas ordenadas según los índices especificados. Con WD.ARRANGECOLUMNS puede añadir una columna vacía incluyendo un valor de índice nulo. Ejemplo: =WD.ARRANGECOLUMNS([range],1,2,3,,4) inserta una columna en blanco entre el tercer valor de índice y el cuarto valor de índice.
CORRELATE	Crea una nueva matriz combinando filas de los rangos que especifique. Esta función es similar a la combinación de una base de datos.
FLATTEN	Devuelve un rango ampliado de datos en función de los datos jerárquicos que especifique. Normalmente, esta función se utiliza para expandir la información del gerente y del empleado de una organización para que muestre todos los niveles de la jerarquía.
JOIN	Realiza una combinación interna a la izquierda en 2 rangos.
MERGECOLUMNS	Fusiona columnas colocándolas una al lado de la otra en un nuevo rango.
MERGEROWS	Fusiona filas colocándolas una debajo de la otra en un nuevo rango.
MINUS	Devuelve todas las filas de un primer rango que no aparecen en ninguno de los demás rangos proporcionados.
SORT SORT2 SORT3	Ordena una matriz existente y devuelve una nueva. SORT acepta una dirección de ordenación y ordena todas las columnas especificadas en función de esa dirección. SORT2 acepta pares de parámetros, que se utilizan para especificar la columna a la que se hace referencia y la dirección de ordenación de esa columna. SORT3 presupone que la primera fila de la matriz que se va a ordenar es una cabecera y devuelve esa fila en la parte superior de los resultados.
VALUEAT	Devuelve el valor en la intersección de una cabecera de columna y una etiqueta de fila.
SELECT	Valioso para la manipulación basada en valores y la ordenación de datos. La función SELECT es similar a una instrucción SELECT de SQL. El formato básico es: SELECT column1, [column2], ... FROM table, donde column son los datos que se devolverán y table es el origen de los datos que se seleccionarán. En la cláusula FROM puede especificar, por ejemplo: El nombre definido. El rango de columna, fila o área. El parámetro que especifique como argumento.

Analizar

Ahora está listo para agregar y analizar los datos que ha preparado.

La herramienta de análisis más utilizada es la tabla dinámica, que le permite resumir y analizar grandes cantidades de datos. El asistente para tablas dinámicas y el panel de detalles le permiten crear y editar tablas dinámicas de forma interactiva. También puede crear gráficos para demostrar visualmente las relaciones de datos.

Tenga en cuenta estas funciones de análisis de datos exclusivas de Workday Worksheets:

Función	Notas
CAPPEDVALUES	Se suele utilizar para las deducciones del plan 401(k), las deducciones de ESPP o los pagos de impuestos que tienen un valor regular por periodo, pero que descienden a cero (0) cuando el pago alcanza el tope. Devuelve una matriz de valores en un conjunto de periodos a partir de una matriz de valores que usted proporciona, en los mismos periodos, limitada por un tope proporcionado a lo largo de toda la duración.
FORECAST.WD.SEASONAL	Devuelve una secuencia prevista de valores mediante patrones en los datos históricos lineales y no lineales que especifique.
GROUPBY	GROUPBY es una potente función que a menudo puede sustituir a COUNTIF(S), AVERAGEIF(S) y SUMIF(S). GROUPBY agrega datos y ordena los resultados según el orden que especifique. La agrupación se basa en una clave que puede predefinir en la tabla o bien puede definirla mediante columnas en el libro de trabajo. El resultado es similar al de una tabla dinámica ordenada. Esta función suele ser útil como parte de la planificación de headcount.
SELECT	La función SELECT es similar a una instrucción SELECT de SQL. El formato básico es: SELECT column1, [column2], ... FROM table, donde column son los datos que se devolverán y table es el origen de los datos que se seleccionarán. En la cláusula FROM puede especificar, por ejemplo: El nombre definido. El rango de columna, fila o área. El parámetro que especifique como argumento.

Otras funciones notables-Exclusivas

Estas funciones no son específicas del análisis de datos, pero son muy útiles en todos los pasos:

Función	Notas
NOTIFYIF NOTIFYIFS	Envía notificaciones si se cumple una condición. Puede enviar una notificación a un usuario, tenga o no acceso al libro de trabajo.
ONCE	Calcula una fórmula exactamente una vez. Workday Worksheets nunca vuelve a evaluar la fórmula, aunque solicite un nuevo cálculo mediante Recalcular datos ; sin embargo, puede volver a enviar la fórmula manualmente. Ejemplo: utilice esta función cuando la función volátil NOW () coloque una marca de tiempo en un libro de trabajo, y esta marca de tiempo nunca debe cambiar.