Concepto: inserción de datos dinámicos en formatos de documento

Cuando crea un formato de documento, el informe personalizado que elige como origen define los campos de datos y las reglas de condición disponibles en el formato, así como los datos incluidos en el documento generado. Si se realizan cambios en los campos de datos del informe, puede utilizar la tarea

Edición de formato de documento

para abrir el formato de documento, revisar los campos de datos y las reglas de condición, y realizar las actualizaciones necesarias.

Puede insertar un campo de datos en el área de texto de un elemento de texto o de tabla. Los campos de datos se muestran en el panel

Datos dinámicos

con un signo +. Puede seleccionar el icono

Filtro

en el panel para mostrar las descripciones y los tipos de campo de datos.

Cada vez que se añade, elimina o cambia un formato para un campo de datos numéricos o de moneda en un informe, los campos de datos se actualizan en el panel

Datos dinámicos

del formato de documento, pero debe eliminar las instancias de campo de datos del propio formato de documento. y vuelva a añadirlos para que los documentos impresos muestren los valores con precisión.

Para insertar un campo de datos:

Haga clic en el área de texto de un elemento de texto o de tabla.
En la ficha
Datos dinámicos
del panel derecho, haga clic en el signo
+
junto al campo de datos que desea insertar. El campo de datos se muestra en el elemento como texto con un subrayado de puntos y un fondo verde.

Para eliminar un campo de datos, selecciónelo y pulse la tecla

Eliminar

.

Para sustituir todas las instancias de un campo de datos por otro diferente:

Localice el campo de datos en la ficha
Datos dinámicos
del panel derecho.
En el menú de acciones relacionadas junto al campo de datos del panel, haga clic en
Sustituir todo
.
Busque el nuevo campo de datos que desea insertar y haga clic en el icono
Sustituir datos
.

Cuando añade datos dinámicos a una tabla, debe colocar datos de varias instancias de distintos objetos de gestión en distintas filas de la tabla para garantizar que las filas de datos repetidos se alineen correctamente cuando se genere el documento. Si el signo

+

junto a un campo de datos en el panel

Datos dinámicos

está atenuado, el campo de datos no se puede colocar en esa misma fila de la tabla. Puede seleccionar el menú de acciones relacionadas junto al campo de datos y, a continuación, hacer clic en

Consultar detalles de datos

para obtener información sobre el objeto de gestión relacionado.

Puede insertar una casilla en el área de texto de un elemento de texto o de tabla y asociarla a un campo de datos booleano (verdadero/falso). Al imprimir el formato del documento, la casilla se mostrará marcada (verdadero) o sin marcar (falso) en función del campo de datos al que esté asociada.

Para insertar una casilla:

Haga clic en el área de texto de un elemento de texto o de tabla.
Haga clic en el icono
Casilla de selección
de la barra de herramientas.
Seleccione el campo de datos de la casilla de la lista de campos de datos booleanos disponibles y haga clic en
Insertar
.
Escriba una etiqueta para la casilla de selección añadiendo texto junto a ella en el elemento de texto.

La casilla se muestra en el formato marcada con un fondo verde. Para ver el nombre del campo de datos asociado a la casilla, seleccione la casilla y consulte la ficha

Formato

a la derecha.

Para eliminar una casilla, haga clic en ella y luego presione la tecla

Eliminar

.

Puede insertar un marcador de posición para una imagen asociada a un campo de datos, como la foto de un empleado. Los marcadores de posición de imagen se muestran en el panel

Datos dinámicos

junto con otros campos de datos y se identifican mediante un icono con un cuadrado y un signo +. Mientras que los campos de datos deben colocarse en el área de texto de un elemento de texto o de tabla, los marcadores de posición de imagen están incluidos en su propio elemento y pueden colocarse en cualquier lugar de la página.

Para insertar una imagen dinámica:

Busque la imagen dinámica en la ficha
Datos dinámicos
del panel derecho.
Haga clic en el icono de
marcador de posición de imagen
(un cuadrado con el signo +) junto a la imagen dinámica que desea insertar.
Mueva el cursor sobre el borde superior, inferior o lateral de un elemento existente. Se muestra un indicador azul para mostrar las ubicaciones en las que puede insertar el marcador de posición de imagen.
Haga clic para insertar el marcador de posición de imagen. El marcador de posición de imagen se muestra como un rectángulo vacío con un fondo verde.

Para eliminar un marcador de posición de imagen, selecciónelo y haga clic en

Eliminar

en la ficha

Formato

del panel derecho.

Para mover un marcador de posición de imagen, selecciónelo y haga clic en

Mover

en la ficha

Formato

del panel derecho. Mueva el cursor a la nueva ubicación y haga clic para colocar el marcador de posición de imagen.

Puede agrupar y calcular el subtotal de los datos en una tabla que incluya filas de datos repetidas y campos de datos numéricos o de moneda. Cuando cree la fila de la tabla, inserte el campo de datos repetidos para agrupar en la primera columna e inserte un campo de datos numéricos o de moneda para calcular el subtotal en la última columna. A continuación, seleccione la fila de la tabla de la que desea calcular el subtotal y haga clic en el conmutador

Subtotal de fila repetida

en la ficha

Formato

del panel derecho.

Una fila de datos repetidos en una tabla que está activada para subtotales muestra un indicador de subtotal a la izquierda de la fila. Al imprimir el formato de documento, se muestra una nueva fila con un valor de subtotal en la última columna debajo del grupo de filas de datos de la tabla.

Workday no admite:

Subtotal de campos de datos no numéricos
Subtotal solo de algunas de las filas de una tabla.
Campos de datos de subtotal de distintos tipos de moneda
Total general de todos los campos de datos numéricos o de moneda de una tabla
Agrupación de filas de datos en una tabla sin subtotalizarlas.
Agrupación de filas de datos en una tabla por más de un campo de datos.
Modificar el orden de las filas de la tabla dentro de un grupo de filas con subtotal.

Si activa una fila de tabla para subtotales y luego modifica o elimina los campos de datos de esa fila, es posible que deba volver a activarla para subtotales.